فایل ارائه هشتمین سمپوزیوم مدیران حرفه ای پروژه

این استانداردها فقط چارچوب فرایندی و نوع فرایندها و تعداد فرایندهای اصلی مورد نیاز برای مدیریت پروژه ها را تعیین می‌کنند. لذا عمق فرایندها اصلا در این استانداردها بیان نمی‌شود. پس لازم است براساس نوع صنعت سازمان و تنوع و پیچیدگی پروژه های سازمان از راهنماهای تخصصی که وجود دارد، در کنار استاندارد PMBOK و متدولوژی PRINCE2 استفاده نمود.

پس برای پیاده سازی و اختصاصی سازی فرایندهای مدیریت پروژه در سازمان لازم است سه جنبه زیر را مدنظر قرار دهیم:

1. استاندارد های جهانی مدیریت پروژه که فرایند ها را تعیین میکنند.
2. راهنماهای تخصصی که عمق دانشی فرایندها را تعیین میکنند.
3. فرهنگ سازمانی و سطح بلوغ مدیریت پروژه ای که در سازمان وجود دارد.

تدوین فرایندها

همانگونه که به منظور تدوین فرایندهای مدیریت پروژه از استانداردها و متدولوژی های بین المللی استفاده شده است، برای طراحی فرایندها نیز لازم است از یک چارچوب استاندارد بهره گرفت. در چارچوب APQC که یک مدل جهانی به منظور شناسایی و تحلیل فرآیندها است و می‌توان آن را یکی از جامع ترین مدل های مرجع فرایندی موجود در دنیای مدیریت دانست، فرآیندها در ۵ سطح مختلف شامل طبقه، گروه فرایند، فرایند، فعالیت و وظیفه طبقه بندی می‌شوند.

بر اساس چارچوب APQC، به منظور طراحی و تدوین هر فرایند در سازمان از جمله فرایندهای مدیریت پروژه، لازم است اجزای مشخصی از جمله شناسنامه فرایند، دستورالعمل، فعالیت ها، وظایف و فرم های مربوط به آن فرایند تدوین شود. APQC یکپارچگی فرایندهارا با بقیه فرایندهای سازمان به خوبی رعایت میکند.

مدل سازی فرایندها

پس از تدوین فرایندها، وظیفه بعدی مدل سازی فرایندها است که برای انجام آن از روش مدل سازی فرایند BPMN استفاده گردید. BPMN به مجموعه ای از نمادها گفته می شود که برای مدل‌سازی فرایندها استفاده می شوند.در حوزه مدیریت فرایندها، BPMN از آنجا اهمیت می یابد که با ارائه شیوه‌ای استاندارد، طراحی و پیاده سازی فرایندهای سازمانی را ساده سازی کرده و با ایجاد یک زبان مشترک میان استفاده کنندگان از مدل فرایندی (طراح، مالک فرایند، مشتری فرایند و…) قدرت بیان و درک صحیح از فرآیندها را ممکن ساخته است.

از نکات مثبت دیگر BPMN می توان به این نکته اشاره کرد که می تواند زمینه مناسبی برای توسعه فرایندهای طراحی شده و طراحی راهکارهای نرم افزاری بر اساس آن باشد.

بخش 3) اقدامات

در این بخش از ارائه سمپوزیوم به بررسی اقدامات انجام شده برای این پروژه پرداخته شد:

▪️ تعیین سطح بلوغ و فرهنگ سازی و تعیین نیازمندی آموزشی

▪️ تدوین شناسنامه فرایند

شناسنامه فرایند با ایجاد تامین کننده، نوع اطلاعات، پروسه انجام شده روی اطلاعات، نوع خروجی و مشتری که آن فرایند خواهد داشت، ارتباط و یکپارچگی لازم بین فرایند های مختلف ایجاد میکند.

▪️ مدل سازی فعالیت ها

از استاندارد BPMN برای مدلسازی فعالیت ها استفاده گردید. مدلسازی که با استفاده از این استاندارد انجام شد، قابلیت فهم برای همه ارکان پروژه را به همراه داشت.

▪️ مدل سازی وظایف

باید به دقت مشخص شود که هر یک از فعالیت ها چه وظایفی را شامل می‌شود و این وظایف توسط کدام بخش سازمان و کدام شخص باید انجام گردد.

▪️ تدوین مستندات فرایند

سایر مستندات مورد نیاز طراحی و پیاده سازی شدند مانند: دستورالعمل ها، فرم ها و …

بخش4) نتیجه

ما در این پروژه، از ترکیب فرایندها، فعالیت ها، وظایف، دستورالعمل ها‌ وفرم ها یک نظام یکپارچه ای را در سازمان در ارتباط با سایر فرایندهای سازمان بوجود آوردیم.

نتایج حاصله عبارتند از:

▪️ تحلیل فرایندهای سازمان، روابط فعالیت ها و تعیین سطح بلوغ سازمان

▪️ معماری فرایند مدیریت پروژه بر اساس استانداردها و دستورالعمل های تخصصی

▪️ حفظ یکپارچگی و ارتباط با سایر فرایندهای سازمان

▪️ مدل سازی استاندارد فرایند