وبلاگ

شرح خدمات پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)

1- طراحی ساختار دفتر مدیریت پروژه

به منظور ایجاد دفتر مدیریت پروژه پس از بررسی وضعیت موجودو تعیین سطح بلوغ سازمان ، ساختار دفتر مدیریت پروژه سازمان طی سندی به نام منشور دفتر مدیریت پروژه (PMO charter) طراحی و پیشنهاد می گردد.

عمده مواردی که در این سند در نظر گرفته می شود ، موارد ذیل است:

  • چشم انداز و مأموریت دفتر پروژه
  • طراحی ساختار سازمانی PMO و جایگاه آن در ساختار سازمانی شرکت
  • نحوه ارتباط PMO با پروژه ها
  • مجموعه شرح وظایف و مسئولیت های واحد PMO با توجه به سطح بلوغ
  • نقشه راه PMO
  • تعداد افراد مورد نیاز و شرح وظایف هر کدام از افراد PMO

2- ارزیابی سطح بلوغ دانش مدیریت پروژه در سازمان بر اساس الگوها و استانداردهای شناخته شده جهانی (مانند الگوی سطوح 5 گانه بولز ، الگوی SCMI ، OPM3و…)وتهیه نقشه راه:

در ابتدا بر اساس الگوهای فوق، سطح بلوغ سازمان در ارتباط با دانش مدیریت پروژه مورد سنجش قرار می گیرد که این ارزیابی کمک شایان توجهی به پیاده سازی بهتر و عمیق تر دانش مدیریت پروژه در سازمان خواهد کرد. مزیت دوم این ارزیابی این است که در مراحل پایانی راه اندازی دفتر مدیریت پروژه و پس از اجرایی شدن دستورالعمل ها و روش های اجرائی این ارزیابی مجدداً تکرار خواهد شد و میزان بهبود سطح بلوغ دانش مدیریت پروژه در پروژه های سازمان را نشان خواهد داد.

طراحی و استقرار فرآیندها، شناسنامه های فرایندی، فرم ها ، چک لیست ها، دستورالعمل ها :

در ابتدا لازم است  کلیه فرایند های سازمان به منظور مشخص شدن فرایندهای مدیریت پروژه و جایگاه آن ها در درختواره فرآیندهای سازمان PCF (Process Classification Framework)  و تهیه نقشه فرایندی سازمان  تحلیل شود، به گونه ای که تعیین کنیم کلیه فرایندهایی که سازمان را هدایت می کنند و عملکرد سازمان را شکل می دهند شامل چه فرایند هایی بوده و چه ارتباطات و بر هم کنشی با فرایندهای مدیریت پروژه دارند.

می توان چنین گفت که کلیه استانداردها و متدولوژی های مدیریت پروژه، با رویکرد فرایندگرا ارائه شده اند. به طور مثال استاندارد PMBOK، متدولوژی PRINCE2، کاملا رویکرد فرایند گرا دارند. این استانداردها و متدولوژی ها ساختار فرایندهای مدیریت پروژه که لازم است در سازمان ها برای مدیریت هر پروژه اجرا شود را تعیین میکنند.  به طور مثال در استانداردی مانند PMBOK  مفاهیم و دانش پشت این فرایند ها و یا در متدولوژی  PM2 گام های اجرای این فرایندها کاملا تشریح شده است. نکته قابل توجه در خصوص این استانداردها و متدولوژی ها این است که کاملا جنبه عمومی داشته و به صورت اختصاصی عمق دانشی لازم در خصوص فرایند ها و فعالیت های تخصصی مدیریت پروژه را ارائه نمی کند، بلکه تنها ساختار یا روش اجرایی فرایند ها را تشریح می کنند.

عمق دانشی این فرایندها را بایستی از دستورالعمل ها و راهنماهای تخصصی هر فرایند به دست آورد. به طور مثال برای تهیه مدل زمان بندی آنچه که در استانداردهای مدیریت پروژه ذکر شده است بسیار ناقص تر از آن چیزی است که باید انجام شود. چرا که هدف این استانداردها تشریح ساختار و گردش فرایند و ارائه دانش پشت این فرایند است. اما برای دستیابی به روش دقیق اجرا و مراحل دقیق بایستی از Best practice  ها و Recommendation  ها و دستورالعمل های اجرایی تخصصی در هر موضوع بهره جست. به عنوان مثال دستورالعملهای AACE  از سوی انجمن مدیریت هزینه آمریکا در خصوص تهیه برنامه زمانبندی، تهیه برنامه جبرانی، شناوری ها، رابطه میان فعالیت ها، تحلیل تاخیرات، شناسایی ریسک، دستورالعمل های تخصصی متفاوتی ارائه می کند.

بر اساس چارچوب APQC ، به منظور طراحی و تدوین هر گونه فرایند در سازمان از جمله فرایند های سبد پروژه یا مدیریت پروژه، لازم است  اجزای مشخصی از جمله شناسنامه فرایند، دستورالعمل، فعالیت ها، وظایف و فرم های مربوط به آن فرایند تدوین شود.

شکل2 فرم تامین کننده، ورودی، فرآیند، خروجی و مشتری (SIPOC) را نمایش می دهد:

نمایش نمونه فرم SIPOC
نمایش نمونه فرم SIPOC

3- فرهنگ سازی و آموزش:

یکی از گام های اساسی پیاده سازی یک دفتر مدیریت پروژه موفق فرهنگ سازی دانش مدیریت پروژه از طریق برگزاری دوره های آموزشی، کارگاه ها، جلسات هم اندیشی و… می باشد که بر اساس ارزیابی سطح بلوغ و گپ آنالیز انجام شده درگام دوم انجام خواهد شد و بدین ترتیب از تداوم و بهبود مستمر فرایندهای مدیریت پروژه در آینده و پس از استقرار اطمینان حاصل می گردد.

سوابق خدمات مدیریت پروژه و مشاوره استقرار دفتر مدیریت پروژه در شرکت مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان:

بیش از یک دهه فعالیت شرکت مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان در صنایع مختلف از صنایع نفت و گاز و فولاد گرفته تا هلدینگ های انرژی، مخابراتی و شرکت های ساختمانی  تجارب ارزنده و دستاوردهای مفیدی در خصوص مشاوره مدیریت پروؤه و هم چنین مشاوره استقرار دفتر مدیریت پروژه(PMO ) در تیم متخصصان این شرکت نهادینه کرده که همگی منجر به ایجاد زیر ساخت های دانشی و فرایندی ارزشمندی در این شرکت مشاور گردیده است و می تواند در پروژه های جدید به خوبی مورد استفاده قرار گیرد:

برخی از سوابق پروژه های قبلی :

  • شرکت فرابرد داده های ایرانیان: راه اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) و پیاده سازی سامانه مدیریت اطلاعات پروژه(PMIS )
  • شرکت گارنو گروپ: راه اندازی دفتر مدیریت پروژه(PMO)
  • شرکت آهن و فولاد ارفع : مشاوره طراحی متدولوژی مدیریت پروژه
  • شرکت مهندسی ژرف کار جم: مشاوره مدیریت پروژه، راه اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)
  • شرکت توسعه طرحهای صنعتی فناوران پارسیان: پیاده سازی متدولوژی مدیریت پروژه، راه اندازی دفتر مدیریت پروژه
  • شهرداری اصفهان: مشاوره مدیریت پروژه
  • شرکت تحلیل گران ارتباطات بید و طیس: مشاوره مدیریت پروژه، راه اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)

 

مطالب زیر را از دست ندهید

دیدگاهتان را بنویسید

درخواست مشاوره رایگان

    در صورت نیاز به مشاوره می توانید فرم را تکمیل نمایید و یا با ما در ارتباط باشید.