مدیریت سبد پروژه ها، مدیریت طرح و روش های واگذاری پروژه

مدیریت پورتفولیو

مدیریت سبد پروژه ها

پورتفولیو (Portfolio) یا سبد پروژه ها مجموعه ای از طرح ها، پروژه ها یا عملیات ها می باشند که بصورت گروهی جهت تحقق اهداف استراتژیک مدیریت استفاده می شوند. اجزا پورتفولیو دارای معیارهای کمّی هستند که می توان آن ها را مورد سنجش، طبقه بندی و اولویت بندی قرار داد.

به عبارت دیگر، پورتفولیو مجموعه ای از پروژه ها، طرح ها و یا سایر کارهایی است که به منظور تسهیل مدیریت مؤثر آن ها و برآورد اهداف استراتژیک کسب و کار، در کنار یکدیگر قرار گرفته اند. پروژه ها یا طرح های پورتفولیو لزوماً وابسته به هم نیستند و این الزام وجود ندارد که به طور مستقیم با یکدیگر مرتبط باشند. اجزای پورتفولیو (یا همان پروژه ها و طرح های پورتفولیو) کمیت پذیر هستند، بنابراین می توان آن ها را اندازه گیری، رتبه بندی و اولویت بندی نمود. در هر زمان، پورتفولیو منظری از اجزای انتخاب شده ارائه می دهد و اهداف استراتژیک سازمان را انعکاس می دهد. با این وجود، پروژه ها یا طرح های ویژه در داخل پورتفولیو لزوماً وابسته به هم نیستند و این الزام وجود ندارد که به طور مستقیم با یکدیگر مرتبط باشند.

اجزای یک پورتفلیو ویژگیهای مشخصی را به نمایش می‌گذارند:

تصمیمات سرمایه گذاری یا برنامه ریزی شده توسط سازمان را نشان می دهند.

  • اهداف استراتژیک سازمان مطابقت دارند.
  • نوعا ویژگی های قابل تشخیصی دارند که سازمان را مجاز می کند تا جهت مدیریت موثرتر، آن ها را گروه بندی نماید.
  • اجزای پورتفلیو قابل سنجش اند، یعنی می توانند اندازه گیری، رتبه بندی و اولویت بندی شوند.

نقش مدیر پورتفولیو در سنجش میزان تحقق مزایا:

مدیر پورتفولیو ممکن است یک فرد، یک گروه، یا سازمانی باشد که مسئول تدوین، پایش، و مدیریت تمام پورتفولیوهای تخصیص یافته است. مدیر پورتفولیو در ابتدا برنامه های گسترده و ویژه را برای مدیریت تغییر و تحول تسهیل بخشیده، سپس بر اجرای این برنامه نظارت کرده، ‌و در مسیر اجرای آن تغییرات لازم را ایجاد می کند.

مدیریت پورتفلیو دو موضوع زیر را با هم ترکیب می کند:

1- تمرکز سازمان جهت اطمینان از این که پروژه های انتخاب شده ، منافع استراتژیک پورتفلیو را تامین می کنند.

2- مدیریت هر یک از پروژه های سازمان بر تحویل موثر پروژه ها در راستای انطباق با اهداف برنامه ریزی شده پورتفلیو انجام پذیرد.

 

تیم مدیریت کلان سازمان ، از فرآیند مدیریت پورتفولیو برای ترکیب کردن هوشمندی جمعی جاری و آتی سازمان استفاده می نماید. و همچنین از آن برای انتخاب، اولویت بندی، سرمایه و منابع پورتفولیو محصولات، سرویس ها یا فرصت های زیر ساخت که سبب تحقق اهداف استراتژیک خواهد شد استفاده می شود. در ترکیب هوش سازمانی، انواع فاکتورهای اصلی درباره کسب و کار و محیط کسب و کار می بایست برای بدست آمدن ترکیب و تعداد صحیح فرصت ها آنالیز شوند.

برخی از فاکتورها ممکن است شامل موارد ذیل باشند:

  • اهداف استراتژیک شرکت
  • درخواست ها و نیازمندی های مشتری
  • هوش رقابتی
  • ظرفیت های تکنولوژی جاری و آتی سازمان
  • ریسک ها و پاداش های بالقوه
  • منابع و سایر سرمایه های در دسترس برای برنامه و پیاده سازی پورتفولیو محصولات، سرویس ها یا فرصت های زیر ساخت

 

مدیریت پورتفولیو

 

 

روش های واگذاری پروژه:

تصمیم گیری در مورد انتخاب بهترین روش واگذاری پروژه یکی از چالش برانگیز ترین تصمیم هایی است که مالک پروژه یا به عبارتی سازمان کارفرمایی باید براساس یک سیستم پشتیبانی تصمیم گیری اتخاذ کند؛ چرا که اشتباه در انتخاب نوع اجرای پروژه میتواند بسیاری از شاخص های موفقیت پروژه مانند زمان اجرا، مشارکت ذی نفعان، ارتباطات مفید وموثر، انتقال مناسب ریسک و… را تحت تاثیر قرار دهد و بدین جهت است که در دنیا برای برای انتخاب روش واگذاری و اجرای پروژه ها راهنماها و گاید لاین هایی توسعه داده شده است که راهنماهایی برای ایجاد مکانیزم تصمیم گیری صحیح دارند و متاسفانه در کشور ما به این موضوع تا کنون کمتر پرداخته شده است، اگرچه در راهنمای روش تدارک پروژه که توسط سازمان برنامه و بودجه (نشریه شماره717) توضیحات مفید و جامعی ارائه شده است ولی در این نشریه نیز تنها به اهمیت وجود روش تصمیم گیری درست برای انتخاب روش اجرا از طریق سازوکارهایی مانند تحلیل سلسله مراتبی و یا روش وزنی تجمعی ساده اشاره شده و جزییات و پارامترهای روش ها را ارائه نکرده است. لذا مالکان پروژه ها یا سازمانهای کارفرمایی ، لازم است براساس نوع سازمان، سطح بلوغ دانشی سازمان، زیرساخت های فرایندی خود و همچنین انواع پروژه هایشان، اندازه پروژه ها و… یک مدل تصمیم گیری جامع را برای سازمان خود توسعه داده و براساس آن اقدام به انتخاب روش واگذاری نمایند.

انتخاب روش انجام پروژه و انتخاب مناسب ترین قرارداد، یکی از تصمیم گیری های مهم پروژه است. نظام اجرای پروژه به مجموعه ای از فرایندها اطلاق می گردد که در آن نوع قرارداد، روش پرداخت، محدوده مسئولیت هر یک از طرفین قرارداد، نحوه حل و فصل اختلافات دست اندرکاران پروژه و نحوه توزیع و تخصیص ریسک در دوره حیات تبیین می شود. با توجه به اهمیت انتخاب نظام مناسب، طی سالیان اخیر روش‎های متعددی جهت انتخاب نظام مناسب ارائه شده است.

انتخاب مناسب اجرای پروژه می تواند هزینه های پروژه را به طور متوسط تا 5 درصد و زمان اجرای پروژه را تا 30 درصد کاهش دهد و انتخاب نظام نامناسب برای پیشبرد پروژه‎ها می تواند منجر به بروز مشکلاتی مانند تأخیر و افزایش هزینه و بروز اختلافات و ادعاها در پروژه ها گردد. این انتخاب که در ابتدایی ترین مراحل پروژه اتخاذ می‎گردد، بر تمامی فرآیندهای اجرای پروژه و هم چنین کارآیی اجرای مراحل پروژه تأثیر می‎گذارد.

دسته بندی های گوناگونی در زمینة انواع روشهای قراردادی توسط اشخاص و سازمانهای مختلف ارائه شده است که از جمله میتوان به دسته بندی امام جمعه زاده(1378) اشاره نمود که می گوید: با توجه به اینکه سه اقدام (بسته کاری) اصلی پروژه عبارتند از تأمین مالی، طراحی و ساخت، تصمیم استراتژیک در خصوص انجام این اقدامات در درون سازمان کارفرما و یا تأمین آن از منابع خارجی و همچنین چگونگی  واگذاری مسئولیت این  اقدامات به منابع  خارجی به لحاظ  وحدت و یا کثرت  این منابع، نظام اصلی اجرای پروژه را به صورت زیر شکل می دهد:

  • طراحی وساخت توسط کارفرما یا روش امانی Owner -provided Delivery
  • روش سنتی طراحی- مناقصه – ساخت D-B-B
  • روش مدیریت ساخت ومشتقات آن:Construction Management (CM@RISK , CM-MP)
  • روش طراحی وساخت ومشتقات آن :Design- Build
  • روش تحویل یکپارچه :Integrated Project Delivery(IPD)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

مطالب زیر را از دست ندهید

دیدگاهتان را بنویسید

درخواست مشاوره رایگان

    در صورت نیاز به مشاوره می توانید فرم را تکمیل نمایید و یا با ما در ارتباط باشید.

    فهرست مطالب