پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)

پیاده سازی دفتر PMO

به جرأت می توان ادعا نمود،از مهمترین مشکلات و ضعفهای اجرای پروژه های کلان،فقدان نظام جامع مدیریت پروژه در آنهاست. اجرای یک پروژه، مستلزم ارتباطات فراوانی میان تمامی مجریان آن است که انجام برنامه ریزی، تخمین هزینه ها، کنترل آنها و گزارش وضعیت پیشرفت پروژه ها جزو اهم این کارهاست. امروزه در دنیا اجرای این امور در قالب سازمان ها و پروژه ها، بر عهده دفتر مدیریت پروژه (PMO) در سازمان است که این خدمات را مستقیما در اختیار واحدهای اجرایی قرار می دهد . این واحد اطلاعات لازم را جهت تصمیم گیری در اختیار تیم پروژه قرار داده و کنترل بخشهای مهندسی، ساخت و نصب، تدارکات و راه اندازی پروژه را انجام می دهد.

راه اندازی دفتر مدیریت پروژه از مهمترین اقداماتی است که می تواند به منظور متمرکز سازی و ایجاد نظامی یکپارچه در فرایندهای مدیریت پروژه سازمان به کار گرفته شود. دفتر مدیریت پروژه به دنبال آن است که تنوع سیاست ها و رویه های کاری در پروژه ها را به حداقل رسانده و استانداردها و روال هایی را به صورت یکپارچه و منسجم در تمامی پروژه های سازمان ایجاد نموده و توسعه دهد.

با راه اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)در کنار سایر بخش های سازمان تلاش می شود تا از بهبود عملکرد پروژه ها در زمینه های مختلفی چون محدوده، کیفیت، هزینه، زمان و رضایت مشتریان اطمینان حاصل شود و پروژه ها به استفاده از فرایندها، رویه ها،ابزارهای سازگار و کارآمد در مدیریت پروژه ترغیب شوند تا منافع سازمان در مدیریت مؤثرتر در پروژه ها تضمین گردد.

یکی از مهمترین چالش های سازمانهای پروژه محور، راه اندازی مناسب این دفاتر است که بسته به نوع و فعالیت سازمان می تواند بسیارمتفاوت باشد. در عمل، کارکرد این دفاتر مانند کارکرد برج مراقبت فرودگاه هاست، در برج مراقبت کسی خلبانی نمی کند ولی بدون آنها عواقب خطرناکی در انتظار هواپیماها خواهد بود.

اشکالات و ضعف هایی که درنتیجه عدم وجود یک متدولوژی مدیریت پروژه منسجم در دفتر مدیریت پروژه (PMO) سازمان را تهدید می کند:

  • تعارض میان پروژه ها یا زیر پروژه هایی که برای استفاده از منابع مشترک رقابت می کنند
  • عدم وجود یکپارچگی وهماهنگی در مدیریت پروژه های شرکت
  • افزایش هزینه ها و تأخیر در تحویل دستاوردهای پروژه ها
  • وابستگی زیاد موفقیت پروژه های شرکت به تجربه – دانش و مسئولیت پذیری تیم پروژه به دلیل عدم وجود یک ساختار منسجم و جامع مدیریت پروژه
  • تضییع حقوق شرکت در مستند سازی مناسب به منظور استفاده در فرایندهای مدیریت ادعا(برای آشنایی با مفاهیم مدیریت ادعا وآنالیز تاخیرات کلیلک کنید)
  • عدم توجه جامع به مخاطرات و مشکلات پروژه ها و طرح ها و ارائه راه حلهای ریشه ای
  • از دست رفتن دانش، تجارب ، پروژه ها به سبب ماهیت موقتی کار و مشکلاتی از این قبیل
  • از دست رفتن اسناد ومدارک پروژه ها به دلیل ماهیت موقتی پروژه ها
  • عدم ارتباط مناسب پروژه ها با واحدهای سازمانی شرکت
  • و….

مزایای راه اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) :

  • در دسترس قرار دادن راهنمایی ها،دستورالعملها و… برای انجام فعالیت ها و حفظ یکنواختی و یک شکلی آنها
  • صرفه جویی در زمان ایجاد مستندات هر پروژه
  • استاندارد سازی فرمت داده ها وبانکهای اطلاعاتی پروژه ها
  • تسهیل ورود افراد جدید به تیم پروژه
  • تأمین مستندات مختصر و مفید برای پروژه
  • برقراری ارتباطات موثر تر بین تیم پروژه و سازمان به صورت شفاف و کارآمد
  • همنوایی و حفظ یکنواختی
  • ایجاد مبنایی برای تجزیه و تحلیل پروژه
  • ایجاد اطمینان از مستند شدن توافقات و تصمیمات جهت ارجاعات آتی
  • کاهش بروکراسی اداری
  • کاهش تداخل امور و سردرگمی
  • ایجاد روشی جهت استفاده از تجربیات به دست آمده، در پروژه های آتی
  • تسهیل استفاده و تولید مستندات
  • مشاوره مدیریت پروژه به اعضای تیم پروژه ها وارتقاء فرهنگ سازمانی در خصوص مفاهیم مدیریت پروژه
  • انجام مهندسی ارزش در پروژه ها وکاهش هزینه های فاقد ارزش افزوده (اطلاعات بیشتر مرتبط با مهندسی ارزش)

در طراحی و ایجاد سیستم مدیریت پروژه بایستی نکات ذیل را لحاظ نمود:

  • نوع سازمان(کارفرما، پیمانکار،مشاور،عامل چهارم….)
  • نوع صنعت
  • سطح بلوغ سازمان
  • ابعاد،بزرگی و زمان (طول مدت) انجام پروژه ها
  • مخاطبان

گام های راه اندازی دفتر مدیریت پروژه PMO:

  • طراحی ساختار دفتر مدیریت پروژه

به منظور ایجاد دفتر مدیریت پروژه پس از بررسی وضعیت موجودو تعیین سطح بلوغ سازمان ، ساختار دفتر مدیریت پروژه سازمان طی سندی به نام منشور دفتر مدیریت پروژه (PMO charter) طراحی و پیشنهاد می گردد.

عمده مواردی که در این سند در نظر گرفته می شود ، موارد ذیل است:

  • چشم انداز و مأموریت دفتر پروژه
  • طراحی ساختار سازمانی PMO و جایگاه آن در ساختار سازمانی شرکت
  • نحوه ارتباط PMO با پروژه ها
  • مجموعه شرح وظایف و مسئولیت های واحد PMO با توجه به سطح بلوغ
  • نقشه راه PMO
  • تعداد افراد مورد نیاز و شرح وظایف هر کدام از افراد PMO

 

  • ارزیابی سطح بلوغ دانش مدیریت پروژه در سازمان بر اساس الگوها و استانداردهای شناخته شده جهانی (مانند الگوی سطوح 5 گانه بولز ، الگوی SCMI ، OPM3و…)وتهیه نقشه راه:

در ابتدا بر اساس الگوهای فوق، سطح بلوغ سازمان در ارتباط با دانش مدیریت پروژه مورد سنجش قرار می گیرد که این ارزیابی کمک شایان توجهی به پیاده سازی بهتر و عمیق تر دانش مدیریت پروژه در سازمان خواهد کرد. مزیت دوم این ارزیابی این است که در مراحل پایانی راه اندازی دفتر مدیریت پروژه و پس از اجرایی شدن دستورالعمل ها و روش های اجرائی این ارزیابی مجدداً تکرار خواهد شد و میزان بهبود سطح بلوغ دانش مدیریت پروژه در پروژه های سازمان را نشان خواهد داد.

 

نمونه بار چارت تحلیل سطح بلوغ مدیریت پروژه مبتنی بر توانمندسازهای سازمانی استاندارد OPM3

  • طراحی و استقرار فرآیندها، شناسنامه های فرایندی – فرمها ، چک لیستها – دستورالعملها :

در ابتدا لازم است  کلیه فرایند های سازمان به منظور مشخص شدن فرایندهای مدیریت پروژه و جایگاه آن ها در PCF و تهیه نقشه فرایندی سازمان  تحلیل شود، به گونه ای که تعیین کنیم کلیه فرایندهایی که سازمان را هدایت میکنند و عملکرد سازمان را شکل می دهند شامل چه فرایند هایی بوده و چه ارتباطات و بر هم کنشی با فرایندهای مدیریت پروژه دارند.

می توان چنین گفت که کلیه استانداردها و متدولوژی های مدیریت پروژه ، با رویکرد فرایندگرا ارائه شده اند. به طور مثال استاندارد PMBOK، متدولوژی PRINCE2، کاملا رویکرد فرایند گرا دارند. این استانداردها و متدولوژی ها ساختار فرایندهای مدیریت پروژه که لازم است در سازمان ها برای مدیریت هر پروژه اجرا شود را تعیین میکنند.  به طور مثال در استانداردی مانند PMBOK مفاهیم و دانش پشت این فرایند ها و یا در متدولوژی PM2 گام های اجرای این فرایندها کاملا تشریح شده است. (برای مطالعه استانداردهای مدیریت پروژه کلیلک کنید)نکته قابل توجه در خصوص این استانداردها و متدولوژی ها این است که کاملا جنبه عمومی داشته و به صورت اختصاصی عمق دانشی لازم در خصوص فرایند ها و فعالیت های تخصصی مدیریت پروژه را ارائه نمیکند، بلکه تنها ساختار یا روش اجرایی فرایند ها را تشریح میکنند.

عمق دانشی این فرایندها را بایستی از دستورالعمل ها و راهنماهای تخصصی هر فرایند به دست آورد. به طور مثال برای تهیه مدل زمان بندی آنچه که در استانداردهای مدیریت پروژه ذکر شده است بسیار ناقص تر از آن چیزی است که باید انجام شود. چرا که هدف این استانداردها تشریح ساختار و گردش فرایند و ارائه دانش پشت این فرایند است. اما برای دستیابی به روش دقیق اجرا و مراحل دقیق بایستی از Best practice  ها و Recommendation  ها و دستورالعمل های اجرایی تخصصی در هر موضوع بهره جست. به عنوان مثال دستورالعملهای AACE  از سوی انجمن مدیریت هزینه آمریکا در خصوص تهیه برنامه زمانبندی، تهیه برنامه جبرانی، شناوری ها، رابطه میان فعالیت ها، تحلیل تاخیرات، شناسایی ریسک، دستورالعمل های تخصصی متفاوتی ارائه میکند.

بر اساس چارچوب APQC ، به منظور طراحی و تدوین هر گونه فرایند در سازمان از جمله فرایند های سبد پروژه یا مدیریت پروژه، لازم است  اجزای مشخصی از جمله شناسنامه فرایند، دستورالعمل، فعالیت ها، وظایف و فرم های مربوط به آن فرایند تدوین شود.

طراحی و استقرار فرآیندها، شناسنامه های فرایندی – فرمها ، چک لیستها – دستورالعملها
طراحی و استقرار فرآیندها، شناسنامه های فرایندی – فرمها ، چک لیستها – دستورالعملها
  • فرهنگ سازی و آموزش:

یکی از گامهای اساسی پیاده سازی یک دفتر مدیریت پروژه موفق فرهنگ سازی دانش مدیریت پروژه از طریق برگزاری دوره های آموزشی – کارگاهها – جلسات هم اندیشی و… می باشد که بر اساس ارزیابی سطح بلوغ وگپ آنالیز انجام شده درگام دوم انجام خواهد شد وبدین ترتیب از تداوم وبهبود مستمر فرایندهای مدیریت پروژه در آینده وپس از استقرار اطمینان حاصل میگردد.

سوابق خدمات مدیریت پروژه ومشاوره استقرار دفتر مدیریت پروژه در شرکت مهندسین مشاور توسعه وبهبود مدیریت پروژه سپاهان:

بیش از یک دهه فعالیت شرکت مهندسین مشاور توسعه وبهبود مدیریت پروژه سپاهان در صنایع مختلف از صنایع نفت وگاز وفولاد گرفته تا هلدینگهای انرژی و مخابراتی و شرکتهای ساختمانی  تجارب ارزنده ودستاوردهای مفیدی در خصوص مشاوره مدیریت پروزه وهمچنین مشاوره استقرار دفتر مدیریت پروژه(PMO) در تیم متخصصان این شرکت نهادینه کرده که همگی منجر به ایجاد زیر ساختهای دانشی وفرایندی ارزشمندی دراین شرکت مشاور گردیده است و میتواند در پروژه های جدید به خوبی مورد استفاده قرار گیرد:

برخی از سوابق پروژه های قبلی :

  • شرکت فرابرد داده های ایرانیان: راه اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)و پیاده سازی سامانه مدیریت اطلاعات پروژه(PMIS)
  • شرکت گارنو گروپ: راه اندازی دفتر مدیریت پروژه(PMO)
  • شرکت آهن وفولاد ارفع : مشاوره طراحی متدولوژی مدیریت پروژه
  • شرکت مهندسی ژرف کار جم: مشاوره مدیریت پروژه – راه اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)
  • شرکت توسعه طرحهای صنعتی فناوران پارسیان: پیاده سازی متدولوژی مدیریت پروژه – راه اندازی دفتر مدیریت پروژه
  • شهرداری اصفهان: مشاوره مدیریت پروژه
  • شرکت تحلیل گران ارتباطات بیدوطیس: مشاوره مدیریت پروژه – راه اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)

مطالب زیر را از دست ندهید

دیدگاهتان را بنویسید

درخواست مشاوره رایگان

    در صورت نیاز به مشاوره می توانید فرم را تکمیل نمایید و یا با ما در ارتباط باشید.

    فهرست مطالب