مدیریت جامع اسناد و مدارک

مدیریت اسناد و مدارک

مدیریت جامع اسناد و مدارک:

در شرکت های پروژه محور به علت ماهیت پروژه محور بودن خود دارای حجم بالایی از منابع، اطلاعات و مدارک ومستندات اعم از مدارک فنی ،مستندات  است که در سطح بالایی از پراکندگی و جزییات در سازمان میباشد. از طرفی مدیران پروژه ها و پرسنل دفتری و کارگاهی برای تصمیم گیریهای خود نیاز به دریافت اطلاعات صحیح و به موقع و آخرین ویرایشهای مستندات دارند که هر گونه نارسایی در ورود اطلاعات، پردازش و جریان آن، منجر به ایجاد مشکلاتی چون تأخیر در پروژه،دوباره کاری، افزایش هزینه های پروژه، کاهش کیفیت و ایجاد ادعا خواهد شد. با توجه به اینکه این اطلاعات در یک واحد سازمانی خاصی ثبت، ضبط و نگهداری نمیشود.  اهمیت به وجود آمدن سیستم وساختار مدیریت مدارک ومستندات در سازمان وپروژه ها بسیار چشمگیر می باشد. وبذا به منظور طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد و مدارک در سازمان لازم است انواع اطلاعات ومستندات پروژه در حوزه های مختلف شناسایی شده وسپس فرایندهای مدیریت این مستندات درسازمان پیاده سازی شده ودر گام اخر این فرایندها به منظور سهولت در مدیریت وثبت وضبط اطلاعات مکانیزه شوند:

برخی از مستندات درحوزه های مختلف عبارتند از :

  • مستندات حوزه مدیریت یکپارچگی: منشور پروژه – درخواستهای تغییر- اطلاعات اجرایی فعالیتها – تبت وقایع – و…
  • مستندات حوزه مدیریت محدوده: بیانیه محدوده – ساختار شکیت کار – صورتمجالس احجام – شناسنامه ردیابی وکنترل و..
  • مستندات حوزه مدیریت زمان: ویرایش های مختلف برنامه زمانبندی- فرمهای تخمین منابع وزمان – گزارشهای پیشرفت و…
  • میتندات حوزه مدیریت هزینه: متره براورد های دیسیپلینهای مختلف کاری- صورت وضعیتهای پیمانکاران جز و…
  • مستندات حوزه مدیریت کیغیتک برنامه های تست وبازرسی – چک لیستهای کنترل کیفی- فرمهای ثبت نتایج تست وبازرسی و..
  • مستندات حوزه مدیریت تدارکات: برنامه های خرید- درخواستهای خرید- صورتجلسات ورود مصالح و…
  • مستندات حوزه مدیریت منابع انسانی: چارت سازمانی پروژه – شرح وظایف – ماتریس تخصیص وظایف و..
  • مستندات حوزه مدیریت ریسک: بانک اطلاعاتی ریسکها- مستندات انالیز کیفی و…
  • مستندات حوزه مدیریت ذینفعان: فرمهای شناسایی ذینفعان- انالیز ذینفعان و..
  • مستندات حوزه مدیریت ارتباطات: ماتریس ارتباطات پروژه -فرمهای پیگیری صورت جلسات و..
  • مدارک ومستندات فنی پروژه شامل:
      • لیست مدارک مهندسی
      • طبقه بندی مدارک مهندسی
      • ترانسمیتال ها
      • اسناد و نقشه ها و مشخصات فنی
      • مستندات گردش مدارک مهندسی
      • مستندات سیستم های اندازه گیری پیشرفت مدارک مهندسی
      • مستندات فنی فاز اجرا
      • مستندات فنی فاز پس از اجرا
      • نقشه های چون ساخت
      • مدارک فنی فار خاتمه مانند مکانیکال بوک و…

 

پیاده سازی مرکز کنترل ومدیریت مدارک ومستنداتDocument Control Center(DCC):

1- پیاده سازی فرایندهای مدیریت مدارک مهندسی Engineering Document Center

2- پیاده سازی فرایندهای مدیریت پیکره بندی اسناد ومدارک پروزه Configuration Management

3- پیاده سازی فرایندهای مدیریت مستندات ساخت واجرای پروژه در حوزه های مختلف

4- مدل سازی و مکانیزه کردن فرایندها

 

 

مطالب زیر را از دست ندهید

دیدگاهتان را بنویسید

درخواست مشاوره رایگان

    در صورت نیاز به مشاوره می توانید فرم را تکمیل نمایید و یا با ما در ارتباط باشید.

    فهرست مطالب