سیستم مدیریت اسناد و مدارک (DMS)
پیشرفت تکنولوژی و قرار گرفتن در عصر دیجیتال سبب شده سازمان ها با رشد سریع اطلاعات، داده ها، محتواها و اسناد مختلف رو به رو باشند. سازمان ها اطلاعات و داده های خود را در مکان های مختلف اعم از فضاهای ابری (google drive، ایمیل و …)، کامپیوتر، تلفن همراه و… در قالب های مختلف مانند فایل های WORD، PDF، Excel،JPEGو … ذخیره می کنند. چالشی که در این روزها با آن مواجه هستیم و باعث کاهش بهره وری می شود این است که، افراد برای پیدا کردن اسناد مورد نیاز خود بسیار وقت می گذارند تا از بین مکان های مختلف دیجیتال یا فیزیکی آن را جستجو کنند و یا مانع، محدودیت هایی برای دسترسی و به اشتراک گذاری آنها دارند.
سیستم مدیریت اسناد و مدارک با قرار دادن تمامی مدارک سازمان در یک محیط مرکزی، به آسانی، امکان به اشتراک گذاری اسناد در بین اعضای سازمان، تعریف سطوح دسترسی کارکنان و … را فراهم کرده است. از نتایج پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد و مدارک می توانیم به افزایش راندمان، تسریع در عملیات سازمان و… اشاره کنیم.
آنچه در این مقاله می‌خوانید
سیستم مدیریت اسناد و مدارک چیست
یکی از بزرگترین دستاوردهای هر سازمانی، مستندات و سوابق مدارک می باشد که برخی در قالب تحویل شدنی های پروژه ها (مانند صورتجلسه ها، گزارشات، دستورالعمل ها، نقشه ها، فرم ها و…) و برخی در قالب اسناد پشتیبان (نامه ها، فایل های محاسباتی، عکس ها، صورت وضعیت ها و…) در طول زمان ایجاد می شوند. مدیریت بهینه، دسترسی سریع و کنترل ویرایش های مختلف این اسناد تاثیر بسزایی در مدیریت بهینه سازمان خواهند داشت.
اسناد و مدارک به عنوان سرمایه های فرایندی سازمان در سال های آتی در طول عمر سازمان مورد استفاده قرار خواهند گرفت. از این رو صیانت از سندها باید از نظم و قاعده خاصی تبعیت کند تا هنگام نیاز، بتوانیم به آسانی از آنها استفاده کنیم. سیستم مدیریت اسناد با اخذ مدارک، آنها را دسته بندی و حفظ می کند تا در مواقع نیاز به راحتی به آنها دسترسی داشته باشیم. هدف از مدیریت اسناد ارائه مدرک به شخص یا اشخاص مورد نظر در وقت مناسب و با حداقل هزینه است.
ویژگی های سیستم مدیریت اسناد و مدارک
یک سیستم مدیریت و کنترل اسناد در برگیرنده موارد زیر است:
▪️ بایگانی الکترونیکی مدارک
اسناد به صورت مجموعه هایی با زیرمجموعه های نامتناهی بر پایه کد و مولفه هایش تعریف و دسته بندی می شوند. امکاناتی از قبیل قابلیت تگ زدن بر روی اسناد، همچنین توانایی برچسب گذاری بر روی اسناد موجب می شود یافتن این اسناد فرایندی بسیار ساده داشته و بتوانید اسناد را بر اساس فاکتورهای مختلفی دسته بندی نمایید.
▪️ یکپارچه سازی مستندات
تمامی اطلاعات مدارک به طور نظام مند و یکپارچه بایگانی می شوند.
▪️ امکان وارد کردن اسناد به صورت تکی و گروهی
▪️ امکان خروجی گرفتن از مستندات به صورت تکی یا گروهی
▪️ مدیریت ارتباطات و دسترسی به مدارک سازمان
تقسیم و توزیع اسناد سازمان قابل نظارت و مانیتور و همچنین امکان ارائه لیست دسترسی ها در نسخه های چاپی فراهم است.
▪️ نظارت بر اسناد
با قرار گرفتن ویرایش جدید یک سند بر روی سیستم مدیریت اسناد، نسخه قبلی آن فاقد اعتبار بوده و به صورت اتوماتیک ضبط و در بایگانی مدارک نگهداری می شود. مدیران در این سیستم می توانند تمامی سوابق ویرایش اسناد را به صورت کامل در کتابخانه ها ذخیره سازی نمایند تا در صورت نیاز بتوانند این اسناد را به شکل کامل به نگارش های گذشته باز گردانند و یا نگارش های مختلف را با یکدیگر مقایسه نمایند.
▪️ امکان به اشتراک گذاری اطلاعات سازمان در سرور تحت وب سازمان
اطلاعات سازمان به صورت منظم در سرور تحت وب سازمان قرار میگیرد. از این رو کاربران سیستم با اتصال به سرور سازمان، به راحتی می توانند به مستندات خود دسترسی داشته باشند.
▪️ نظارت بر تاریخچه، اطلاعات مستند سازی شده و اعتبارسنجی اسناد بر اساس الگوریتم های تعریف شده
▪️ امکان جستجوی سریع در بین اسناد
به سادگی ساختارهای امنیتی بسیار کارایی را میتوانید بر روی محتویات اسناد ایجاد نمایید. به این صورت که مدیران توانایی تعریف و ایجاد گروه های متنوع و ساختارهای دسترسی مختلف را داشته باشند. این کار موجب می شود برقراری امنیت در این سامانه به فرایندی ساده تبدیل شود. از سویی نتایج جستجوهای انجام شده در میان اسناد دقیقا مطابق دسترسی های تعریف شده برای کاربران سامانه می باشد.
▪️ ذخیره سازی اسناد در ساختارهای مختلف نظیر WORD، PDF، Excel، JPEGو …
▪️ امکان تعریف فرم در ساختارهای مختلف برای مستندات در سیستم مدیریت مستندات
▪️ دارای داشبوردهای مدیریتی و همچنین سنجه های کلیدی راندمان (KPI) مختلف
▪️ امنیت سیستم هوشمند
اطمینان از محرمانگی مستندات، شناسایی و احراز هویت کاربران سیستم، کنترل سطح دسترسی ها (دارای سطوح عدم مشاهده، فقط خواندنی، ویرایش و…)
▪️ برخورداری از جریان کار (Workflow) اتوماتیک
منظور روند ایجاد، ردیابی درخواست تشکیل، ویرایش و حذف سند، بازبینی متناوب مدارک در سیستم مدیریت اسناد و مدارک است. با انجام تنظیمات لازم در سامانه مدیریت مستندات، می توانید اسناد را پس از طی فرایندهایی برای بایگانی به سایت مرکز اسناد ارسال نمایید. پس از ذخیره سازی اسناد در سایت مرکز اسناد، هر سند به صورت خودکار و با توجه به ساختارهای تعریف شده به کتابخانه مربوطه انتقال خواهد یافت.
▪️ اسکن مستندات
با استفاده از دستگاه های اسکنر، اسناد فیزیکی و کاغذی به سندهای الکترونیکی تبدیل و در سیستم مدیریت اسناد ذخیره می شوند. در ادامه بیشتر به توضیح این ویژگی پرداخته ایم.
اسکن انبوه مستندات سازمانی
سازمان ها حجم بسیار زیادی از کاغذ را به تهیه اسناد، مدارک و پرونده های خود اختصاص داده اند. بایگانی فیزیکی و کاغذی اسناد و پرونده ها سازمان ها را با چالش های بسیاری مواجه کرده است. سند ها و پرونده های آرشیو شده ممکن است در معرض ریسک های محیطی، خطا های عمدی یا سهوی انسانی و … قرار بگیرند و باعث از بین رفتن یا عدم خوانایی و اعتبارسنجی لازم آنها شوند.
برای پیشگیری از این اتفاق ها و مدیریت بهتر اسناد و پرونده ها، از اسکن انبوه مدارک سازمانی استفاده می شود. به این صورت که هر یک از واحد های سازمان سند ها و پرونده های خود را اسکن کرده و در آرشیو مربوطه در سیستم مدیریت اسناد و مدارک ذخیره می کند.
اسکن مدارک و مستندات از زیر ساخت های سازماندهی و ذخیره اطلاعات است، روشی کارآمد در راستای توسعه جریان کار، فرآیند ها، ارتقا راندمان سازمان، امنیت و مدیریت دسترسی به اطلاعات محسوب می شود. اسکن مستندات نقش بسزایی در کاهش استفاده از کاغذ، بایگانی فیزیکی و هزینه های مربوط به آن دارد. همچنین این فرآیند باعث بهبود عملکرد مدیران در اخذ تصمیم گیری ها و ارزیابی گزارشات خواهد شد.
مراحل اسکن انبوه سازمانی
▪️ گردآوری مستندات سازمان
همه مدارک و اسناد بایگانی شده در واحدهای سازمان می بایست گردآوری شوند.
▪️ جداسازی اسناد از حیث محتوا
در این مرحله ابتدا سازمان می بایست لیستی متشکل از ساختار گروه ها یا زیرمجموعه های اصلی در دسته بندی اطلاعات سازمان تدوین نماید. سپس اقدام به جداسازی محتوایی مدارک از یکدیگر می کنیم. به این صورت که هر سند یا مدرک در زیر مجموعه یا گروه اصلی مربوط به خود قرار می گیرد.
براساس آنچه تا کنون گفته شد، به هر واحد از سازمان، یک گروه یا زیرمجموعه اختصاص داده می شود. مستنداتی که از لحاظ محتوایی بسیار نزدیک به هم هستند یا با هم در ارتباتند در یک گروه یا زیرمجموعه ذخیره می شوند. این کار موجب سهولت در فراخواندن و جستجوی اطلاعات سازمان در آینده خواهد شد.
▪️ پاکسازی اسناد
اگر در فرآیند اسکن مدارک سازمانی، مدرک یا سندی اضافی، بلا استفاده و یا منقضی شده باشد، از مدارک و مستندات سازمان حذف می شود. همچنین در صورتیکه سند یا مدرکی در گروه یا زیرمجموعه نامرتبط یا نادرستی نسبت به محتوایش ذخیره شده باشد، می بایست آن مدرک یا سند در گروه یا زیرمجموعه درست خود در سیستم مدیریت اسناد قرار داده شود.
▪️ اتخاذ کد یا شناسه پیگیری به اسناد و مدارک
واحد اسکن به هر کدام از مستندات سازمان یک شماره یا کد اختصاص می دهد. اهمیت این کار هنگامی مشخص می شود که یکی از اسناد یا مدارک اسکن شده خوانایی و کیفیت و … لازم را نداشته باشد، با ارائه کدینگ ذکر شده به واحد اسکن، اسکن آن سند یا مدرک تصحیح می شود.
▪️ آماده سازی اولیه مستندات
بعد از تخصیص کد یا شناسه پیگیری به هر سند و مدرک، اقداماتی در جهت سرعت دادن به روند اسکن مستندات شامل باز کردن پرونده ها، پوشه ها، زونکن ها برای ارزیابی اولیه، در صورتیکه مدارک دارای تاشدگی، منگنه، سوزن یا پاره شده و … انجام می شود، تا در صورت نیاز مدارک اصلاح گردند.
▪️ تنظیم دستگاه اسکن و نرم افزار مربوطه
قبل از انجام این مرحله لازم است همه شاخص ها و ساختارهای مورد نظر کارفرما از لحاظ اندازه، ساختار خروجی، کیفیت و رزولوشن فایل اسکن اسناد و … مورد سنجش قرار بگیرد. دستگاه اسکن و نرم افزار مربوطه براساس شاخص های اسکن اسناد می بایست تنظیم گردند که می توانند شامل موارد زیر باشند:
– اضافه یا حذف کردن کادر به تصاویر
– قرار دادن عکس ها یا تصویر ها در جهت نمایش درست محتوای آنها
– فضاهای بلا استفاده مثل حاشیه های نامتناسب در عکس ها یا تصویرها حذف شود.
– اگر محتوای درج شده در تصویر یا عکس کچ یا مورب است، می بایست تنظیماتی در جهت تصحیح آن انجام شود.
– عکس ها یا تصویر ها می بایست در وسط یا مرکز قرار بگیرند.
▪️ اسکن مستندات
در این گام مستندات اسکن می شوند.
▪️ دسته بندی اسناد و مدارک
واحد پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد باید مدارک اسکن شده را براساس ساختار جداسازی محتوایی که در مراحل اولیه تعریف شده، در سامانه مدیریت اسناد و مدارک قرار دهند. در این مرحله مدیریت دسترسی کاربران به سامانه مدیریت اسناد و مدارک نیز تعریف می شود.
▪️ تکنولوژی OCR یا قابلیت ویرایش مستندات اسکن شده
با بهره گیری از تکنولوژی OCR یا Optical Character Recognition یا تشخیص کارکترهای نوری، اسناد اسکن شده سازمان تبدیل به فایل های متنی می شوند. از اینرو ویرایش یا جستجو در محتوای این اسناد به سادگی امکان پذیر خواهد شد.
مزایای سیستم مدیریت اسناد و مدارک
▪️ کاهش استفاده از کاغذ
بایگانی های کاغذی حجم بسیار زیادی دارند و بازیابی یا استفاده مجدد از اطلاعات آنها مشکل است. از طرفی بایگانی های فیزیکی باعث ایجاد هزینه هایی از قبیل تهیه کاغذ، بایگانی، حفظ و نگهداری می شود و همچنین زیان هایی به محیط زیست وارد می کنند.
▪️ افزایش عملکرد و راندمان
کارکنان سازمان زمان کمتری را برای پیدا کردن سند مورد نظر خود از بین دیگر اسناد صرف می کنند.
▪️ به روز بودن اسناد
مدارک و اسناد در این سیستم هر لحظه به روز رسانی می شوند، از این رو اطمینان داریم اسناد و مدارکی که در اختیار کاربران قرار می گیرد، آخرین ویرایش آن مدرک است.
▪️ جستجو در کوتاه ترین زمان ممکن
با استقرار سیستم مدیریت مدارک در کمتر از چند ثانیه می توانیم به مدارک مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنیم. این مزیت باعث کاهش اتلاف وقت و افزایش راندمان کاربران می شود.
▪️ قابلیت پیگیری اسناد
هر مدرکی که بر روی این سیستم ذخیره می شود، دارای تاریخچه است و اطلاعات سند شامل سند در چه تاریخی، توسط چه کسی بارگزاری شده، به چه افرادی ارسال شده، چه نظراتی درباره به آن دریافت شده، دارای چند ویرایش است و … قابل مشاهده است.
▪️ امکان گزارش دهی در هر زمان و وضعیت مدارک
مدیران، کارکنان سازمان می توانند به راحتی از آخرین وضعیت مدارک خود آگاهی کسب کنند.
▪️ استاندارد سازی فرآیند ارسال و بررسی مدارک
رویه های ارسال مدارک، پاسخ دهی، ویرایش، سازماندهی، ذخیره سازی، ساختار مدارک در سیستم مدیریت اسناد نظام مند است.
تفاوت سیستم مدیریت اسناد و مدارک (DMS) با سیستم مدیریت مدارک مهندسی (EDMS) چیست
همانطور که گفته شد، سیستم مدیریت اسناد و مدارک، مستندات سازمان را دریافت می کند و در گروه یا دسته بندی های تعریف شده قرار می دهد و برای استفاده در مواقع مورد نیاز حفظ و نگهداری (بایگانی) می کند.
سیستم مدیریت اسناد مهندسی(EDMS) یا Engineering Document Management System با ایجاد محیطی سیستماتیک و یکپارچه، فرآیندها، گردش کار و نظارت بر مستندات مهندسی پروژه های EPC را به صورت بهینه سازی شده مدیریت می کند. به عبارت دیگر EDMS یک سیستم مدیریت اسناد است که در سازمان های مهندسی و مدیریت پروژه استفاده می شود. این سیستم چرخه بررسی و تایید اسناد مهندسی را تحت کنترل قرارداده، با برنامه زمانبندی پروژه ارتباط ایجاد می کند و پیشرفت پروژه در بخش مهندسی (Engineering) را تحت کنترل قرار می دهد. درحالیکه سیستم مدیریت اسناد و مدارک ذخیره، بازیابی، ویرایش و …کل اسناد و مدارک سازمان را مدیریت می کند.
مطالب زیر را از دست ندهید
ارزیابی فنی اقتصادی پروژه، تهیه مدل های مالی پروژه های سرمایه گذاری
مدیریت فرایندها
مهندسی ارزش
مدیریت سبد پروژه ها
استاندارد های مدیریت پروژه
دیدگاهتان را بنویسید