مدیریت سبد پروژه ها

پورتفولیو (Portfolio) یا مدیریت سبد پروژه ها در واقع مجموعه ای از طرح ها، پروژه ها یا عملیات ها است که به صورت گروهی به منظور تحقق اهداف استراتژیک مدیریت استفاده می شوند. اجزاء پروتفولیو ممکن است به وابستگی یا داشتن اهداف مرتبط با هم نیاز نداشته باشد. اجزاء پورتفولیو کمی هستند و می‌توان آنها را مورد سنجش، طبقه بندی و اولویت بندی قرار داد. خروجی های پورتفولیو برای تحقق یک و یا چند هدف استراتژیک و اهداف سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد و ممکن است شامل مجموعه ای از اجزاء پورتفولیو گذشته، جاری و آتی باشد.

پورتفولیو به زبان ساده

پورتفولیو مجموعه ای از پروژه ها، طرح ها و یا سایر کارهایی است که جهت تسهیل مدیریت مؤثر آنها و برآورد اهداف استراتژیک کسب و کار در کنار یکدیگر قرار گرفته اند. اجزای پورتفولیو (یا همان پروژه ها و طرح های پورتفولیو) کمیت پذیر هستند، بنابراین آنها می توانند اندازه گیری، رتبه بندی و اولویت بندی شوند.

در هر زمان، پورتفولیو منظری از اجزای انتخاب شده ارائه می کند و اهداف استراتژیک سازمان را منعکس می‌کند. با این وجود، پروژه ها یا طرح های ویژه در داخل پورتفولیو لزوما به هم وابسته نیستند و این الزام وجود ندارد که به طور مستقیم با یکدیگر مرتبط باشند.

اهداف مدیریت سبد پروژه ها

هدف اساسی مدیریت سبد پروژه ها کمک به انتخاب بهترین گزینه های سرمایه گذاری بر اساس درآمد، افق زمانی، ریسک و… است.

برخی از اهداف اصلی مدیریت پورتفولیو عبارتند از:

▪️ افزایش سرمایه

▪️ ارائه بازده پایدار

▪️ بهینه سازی ریسک

▪️ تخصیص بهینه منابع

▪️ اطمینان از انعطاف پذیری پورتفولیو

▪️ به حداکثر رساندن بازده سرمایه گذاری

▪️ محافظت از سود در برابر ریسک های بازار

▪️ بهره برداری از فرصت های سرمایه گذاری خوب

با این وجود، به منظور استفاده حداکثری از مدیریت پورتفولیو، سرمایه گذاران باید نوع مدیریتی را انتخاب کنند که متناسب با الگوی سرمایه گذاری آن ها باشد.

ویژگی های اجزای پورتفولیو

اجزای یک پورتفلیو ویژگی های مشخصی را ارائه می کنند . این ویژگی ها عبارتند از:

▪️ نشان دهنده تصمیمات سرمایه گذاری یا برنامه ریزی شده توسط سازمان

▪️ تحقق اهداف استراتژیک سازمان

▪️ نوعا ویژگی های قابل تشخیصی دارند که سازمان را مجاز می کند تا جهت مدیریت موثرتر، آنها را گروه بندی نماید.

▪️ اجزای پورتفلیو قابل سنجش اند؛ یعنی می توانند اندازه گیری، رتبه بندی و اولویت بندی شوند.

مزایای مدیریت سبد پروژه ها

▪️ حفظ منابع انسانی

▪️ تعیین اقدامات درست

▪️ تحقق اهداف استراتژیک

▪️ افزایش بهره وری در سازمان‌ها

▪️ درک نیاز مالی پروژه ها و ارائه بهترین استراتژی با حداقل ریسک سرمایه گذاری در پروژه ها

▪️ بهترین روش برای شناسایی، ارزیابی و انتخاب بهترین استراتژی سرمایه گذاری در پروژه های سازمان

نقش مدیر پورتفولیو در سنجش میزان تحقق مزایا

مدیر پورتفولیو ممکن است یک فرد، یک گروه، یا یک سازمانی باشد که دارای مسئولیت تدوین، پایش و مدیریت تمام پورتفولیوهای تخصیص یافته است. مدیر پورتفولیو در ابتدا برنامه های گسترده و ویژه را برای مدیریت تغییر و تحول تسهیل می بخشد. سپس بر اجرای این برنامه نظارت میکند ‌و در مسیر اجرای آن، تغییرات لازم را ایجاد می نماید.

مدیریت پورتفلیو دو موضوع زیر را با هم ترکیب می کند :

1. تمرکز سازمان جهت اطمینان از این که پروژه های انتخاب شده، منافع استراتژیک سازمان را تامین می کنند.
2. مدیریت هر یک از پروژه‌های سازمان بر تحویل موثر پروژه‌ها در راستای انطباق با اهداف برنامه ریزی شده پورتفلیو انجام پذیرد.

چند نکته:

1. پورتفوليو در داخل سازمان وجود دارد و برخلاف پروژه ها يا طرح ها موقتی نيست.
2. سازمان ممكن است بيش از يک پورتفوليو داشته باشد كه هر يک مختص به يک نوع كسب و كار منحصر به فرد يا يک هدف مشخص باشند.
3. يک پورتفوليو می تواند خود شامل پورتفوليوهای ديگر (پرتفوليوهای فرعی) نيز باشد.

درک اين نكته بسيار مهم است كه مديريت پورتفوليو بر مديريت اجزا به صورت درست متمركز نيست؛ بلكه به صورت مشخص بر مديريت درست اجزا تمرکز دارد. به عبارتی مديريت پورتفوليو بيشتر بر اثربخشی (انجام كار درست) تاكيد دارد تا بر كارايی (انجام درست كارها) و به دنبال آن است تا سازمان آن كارهايی را که درست است، انجام بدهد.

استقرار مدیریت سبد پروژه ها در سازمان

درک نیاز سازمان

اجرای مناسب استراتژی مستلزم پیاده‌سازی طرح‌های تغییر و تحول برای بهبود عملکرد و جاری سازی نوآوری‌ها است. دفتر مدیریت سبد پروژه راهکاری مستمر برای بهینه‌سازی و نظارت بر تعدادی از اقدامات همزمان سازمانی است.

امروزه با گسترش روزافزون پروژه‌های عظیم و تمایل سازمان‌های مختلف برای تعریف راهکارهای اقتصادی و سرمایه گذاری در پروژه ها، کنترل و مدیریت بخش‌های مختلف پروژه‌ها (نظیر مدیریت زمان، هزینه و تخصیص منابع) و شرکت های زیر مجموعه به دغدغه اصلی مدیران ارشد هلدینگ های پروژه‌محور بدل گردیده است و مدیران را به فکر ایجاد واحدی مستقل در بدنه سازمان خود با نام دفتر مدیریت سبد پروژه یا PfMO انداخته است تا بتوانند علاوه بر پوشش بسیاری از ضعف‌ها، از این واحد به عنوان یک رکن اساسی در توانمند سازی و ایجاد موفقیت در پروژه‌ های خود بهره جویند، تا جایی که ایجاد این دفتر، بهترین راه حل و مهمترین پدیده مدیریت پروژه در دهه اخیر شناخته شده است.

وظایف اصلی PfMO در تصویر زیر نمایش داده شده است.

قانون ساده ای برای انتخاب جذابترین پروژه وجود دارد. لیست پروژه ها را بر اساس نرخ بازده داخلی مورد انتظار (IRR) رتبه بندی می‌کنند و تا جایی که سازمان بودجه دارد آن هایی را که دارای بالاترین IRR هستند، انتخاب می کنند.

در عمل اثر بخشی این روش محدود به کیفیت مفروضات ارزش گذاری پروژه هاست و تاثیر سایر معیارها را که به طور صریح و شفاف در تصمیم گیری لحاظ می شوند، مد نظر قرار نمی دهد.

واحد دفتر مدیریت سبد پروژه با در نظر گرفتن معیارهای نظیر پروفایل استراتژیک، پروفایل مالی، پروفایل ریسک و پروفایل منابع، همه منظرهای مختلف در ارزیابی طرح های سرمایه گذاری را در نظر می گیرد.

انتخاب درست پروژه ها براساس اهداف استراتژیک

باید بدانیم که به چه دلیلی پروژه را انجام می دهیم؛ آیا می خواهیم سود ببریم؟ آیا قصد داریم اعتبار کسب کنیم؟ آیا میخواهیم وارد بازار کار جدیدی شویم؟ آیا قصد افزایش دانش شرکت را داریم؟ یا حتی ترکیبی از برخی یا تمام موارد مذکور؟

ماجرای انتخاب پروژه ها به ابتدای کار ختم نمی شود. وقتی در حال انجام پروژه های متعدد هستیم احتمالا با محدودیت انواع منابع روبرو می شویم؛ این مسئله کاملا طبیعی است. تخصیص منابع محدود (مانند نقدینگی) به پروژه های در حال انجام هم تصمیمی در سطح پورتفولیو است، زیرا باعث نزدیک شدن به اهداف استراتژیک یا دور شدن از آن ها می‌شود. اگر هدف استراتژیک رشد اقتصادی باشد؛ الزاما به این معنی نیست که پرسودترین پروژه ها را انتخاب کنیم، چون ممکن است همه آنها دیر بازده باشند و این مسئله در آینده نزدیک مشکلات اقتصادی به وجود می آورد؛ بنابراین در کنار آن ها تعدادی پروژه زودبازده هم انتخاب می کنیم.

فرایندها، رویه ها و دستورالعمل ها

رویکرد موثر جهت اجرای PfMO، استاندارد سازی محتوای برنامه‌ها و گزارش های عملکرد کل پروژه ها و شرکت می‌باشد که در جهت تسهیل بکارگیری این دانش در سازمان باید فرآیندهای اجرایی، رویه ها و دستورالعمل ها در سازمان طراحی شود.

فرایندهای مدیریت سبد پروژه های سرمایه گذاری

گزیده ای از فرایندهای مدیریت سبد پروژه های سرمایه گذاری عبارتند از:

▪️ فرآیند تبدیل ایده به فرصت کسب‌ و‌کار

▪️ فرآیند تبدیل فرصت کسب‌ و‌کار به پروژه های سرمایه گذاری

▪️ فرآیند نظارت بر پروژه‌ها و اولویت بندی آن ها

▪️ فرآیندهای مرتبط با تعریف پروژه و شکل گیری آن

▪️ فرآیندهای مرتبط با ریسک، تغییرات پروژه ها

رویه ها و دستورالعمل های مدیریت سبد پروژه ها

گزیده ای از رویه ها و دستورالعمل های مدیریت سبد پروژه ها به شرح زیر است.

▪️ رویه اجرایی تصویب پروژه های سرمایه گذاری 

با اجرایی‌سازی این رویه اطمینان حاصل می‌گردد که پروژه‌هایی که قرار است در شرکت آغاز گردند، مراحل مطالعات اولیه و امکان‌سنجی را طی کرده و منطبق با اهداف و استراتژی‌های سازمان خواهند بود. همچنین محدوده (Scope)، بودجه و زمان پروژه‌ها مشخص شده و مورد تایید مدیران سازمان خواهد بود.

▪️ دستورالعمل درک پورتفولیو

اولین مرحله از تعریف پرتفولیو، دستورالعمل درک پورتفولیو آن است. تهیه لیستی از طرح ها و پروژه های بالقوه و طرح ها و پروژه های در حال اجرای شرکت است. طرح ها و پروژه های بالقوه‌ای در این لیست قرار می گیرند که با اهداف استراتژیک شرکت هماهنگ باشند.

▪️ رویه اجرایی دسته بندی طرح ها و پروژه ها

با این کار هم درک پرتفولیو ساده تر می شود و نیز موازنه آن ها که بعد از این باید انجام شود، عملی خواهد شد. معمولا برای دسته‌بندی پروژه ها و طرح ها از دسته بندی هایی استفاده می شود که به تناظر اهداف استراتژیک شکل گرفته اند.

▪️ دستورالعمل اولویت بندی طرح ها و پروژه های سرمایه گذاری 

به عبارت دیگر تعیین ارزش آنها بر اساس اهداف استراتژیک است. برای تعیین ارزش باید معیارهای مناسب را تعریف کنیم. گاهی لازم است که برای دسته های مختلف پروژه ها و طرح ها (قدم دوم) از معیارهای مختلفی برای تعیین ارزش استفاده کنیم.

▪️ رویه مدیریت منابع، رویه مدیریت مالی و منافع، رویه مشارکت ذی نفعان، رویه مدیریت ریسک پورتفولیو، رویه گزارشات عملکردی به ذی نغعان، رویه نظارت بر پروژه ها و طرح ها و …

پس از طراحی فرایندها رویه ها، دستورالعمل ها و فرم های مورد نیاز مدیریت سبد پروژه ها لازم است داشبوردهای مدیریتی مورد نیاز در یک بستر نرم افزاری مناسب پیاده سازی شود.