دقت در برآورد هزینه پروژه و تعیین ذخیره احتیاطی (contingencies) در مدیریت هزینه پروژه‌ها
مدیریت هزینه پروژه‌ها یکی از مهم‌ترین جنبه‌های موفقیت در اجرای پروژه‌ها، به‌ویژه در صنایع بزرگ مانند صنعت ساخت، است. انجمن مهندسی هزینه آمریکا (AACE) با ارائه استانداردهای جهانی، نقش مهمی در بهبود دقت برآورد هزینه پروژه و مدیریت ریسک‌های مالی ایفا می‌کند.
این مقاله به بررسی مفاهیم دقت برآورد، حوادث پیش‌بینی‌نشده، افزایش هزینه‌ها و طبقه‌بندی برآوردها می‌پردازد.
آنچه در این مقاله می‌خوانید
چرخه عمر پروژه
چرخه عمر پروژه
پروژه‌ها از طریق پنج فاز اصلی طی می‌شوند که شامل موارد زیر است:
- فاز شناسایی:(قبل از شروع) در این مرحله، ایده پروژه شکل می‌گیرد و اهداف اولیه تعریف می‌شوند.
- فاز تعریف: (آغازین )جزئیات پروژه مشخص شده و برنامه‌ریزی اولیه انجام می‌شود.
- فاز اجرا: اجرای عملیاتی پروژه آغاز می‌شود.
- فاز عملیاتی: پروژه به مرحله بهره‌برداری می‌رسد.
- فاز رها کردن: در صورت نیاز، پروژه متوقف یا پایان می‌یابد.
توضیحات تکمیلی: این فازها به درک بهتر مراحل مختلف پروژه و تأثیر آن‌ها بر برآورد هزینه‌ها کمک می‌کنند و پایه‌ای برای تعیین سطح دقت برآوردها فراهم می‌سازند.
سیستم طبقه‌بندی برآوردها
یکی از ابزارهای کلیدی انجمن مهندسی هزینه آمریکا AACE ، سیستم طبقه‌بندی برآورد هزینه پروژه است که بر اساس میزان مشخص بودن اطلاعات پروژه، و همچنین هدف استفاده، روش‌شناسی و دامنه دقت تعیین می‌شود. جدول زیر جزئیات این طبقه‌بندی را نشان می‌دهد:
| طبقه برآورد | درجه تعریف پروژه (%) | هدف استفاده | روش‌شناسی | دامنه دقت مورد انتظار |
| Class 5 | 0% تا 2% | مطالعات مفهومی | مدل‌های پارامتریک، قضاوت کارشناسی، analogy | L: -20% تا -50% / H: +30% تا +100% |
| Class 4 | 1% تا 15% | مطالعه یا امکان‌سنجی | مدل‌های پارامتریک یا برآورد تجهیزات اصلی | L: -15% تا -30% / H: +20% تا +50% |
| Class 3 | 10% تا 40% | مجوز بودجه یا کنترل | برآورد هزینه‌های واحد با جزئیات نیمه‌تفصیلی | L: -10% تا -20% / H: +10% تا +30% |
| Class 2 | 30% تا 70% | کنترل یا مناقصه | برآورد هزینه‌های واحد با برداشت دقیق | L: -5% تا -15% / H: +5% تا +20% |
| Class 1 | 70% تا 100% | بررسی یا مناقصه | برآورد هزینه‌های واحد با برداشت دقیق | L: -3% تا -10% / H: +3% تا +15% |
توضیحات تکمیلی: دقت در برآورد هزینه پروژه با پیشرفت پروژه و افزایش جزئیات بهبود می‌یابد. برای مثال، برآورد کلاس 5 که در مراحل اولیه پروژه انجام می‌شود، به دلیل عدم قطعیت بالا، دامنه گسترده‌تری از خطا دارد، در حالی که برآورد کلاس یک که در مراحل نهایی انجام می‌شود، دقیق‌تر است.
چک‌لیست ورودی برآوردها و ماتریس بلوغ برآوردها در صنعت ساخت
جدول زیر ماتریس بلوغ برآورد هزینه پروژه را در صنعت ساخت نشان می‌دهد که سطح تکمیل اسناد و داده‌ها را بر اساس طبقه‌بندی برآوردها مشخص می‌کند:
| داده‌های عمومی پروژه | Class 5 | Class 4 | Class 3 | Class 2 | Class 1 |
| توضیحات دامنه پروژه | عمومی | مقدماتی | تعریف‌شده | تعریف‌شده | تعریف‌شده |
| ظرفیت تولید/تأسیسات | فرضی | مقدماتی | تعریف‌شده | تعریف‌شده | تعریف‌شده |
| مکان تأسیسات | عمومی | تقریبی | مشخص | مشخص | مشخص |
| خاک و هیدرولوژی | هیچ | مقدماتی | تعریف‌شده | تعریف‌شده | تعریف‌شده |
| برنامه زمانبندی یکپارچه پروژهIMS | هیچ | مقدماتی | تعریف‌شده | تعریف‌شده | تعریف‌شده |
| برنامه زمانبندی تفصیلی پروژه | هیچ | مقدماتی | تعریف‌شده | تعریف‌شده | تعریف‌شده |
| استراتژی تعدیل هزینه ها | هیچ | مقدماتی | تعریف‌شده | تعریف‌شده | تعریف‌شده |
| ساختار شکست کار | هیچ | مقدماتی | تعریف‌شده | تعریف‌شده | تعریف‌شده |
| کدهای حساب‌داری پروژه | هیچ | مقدماتی | تعریف‌شده | تعریف‌شده | تعریف‌شده |
| استراتژی قرارداد | فرضی | فرضی | مقدماتی | تعریف‌شده | تعریف‌شده |
داده‌های مهندسی (تحویل شدنی های فاز مهندسی):
توضیحات سطوح :
- سلول خالی : شروع نشده است
- شروع‌شده S :
- مقدماتی: P
- کامل: C نشان‌دهنده پیشرفت اسناد هستند.
این اختصارات نشان دهنده پیشرفت تولید مدارک مهندسی در کلاسهای 5 گانه است . برای مثال، در کلاس 5 ، دیاگرام‌های جریان بلوک ممکن است در مرحله شروع یا مقدماتی باشند، اما در Class 1 کاملاً آماده هستند.
| اقلام تحویلی مهندسی | کلاس ۵ | کلاس ۴ | کلاس ۳ | کلاس ۲ | کلاس ۱ |
| نمودار جریان بلوکی (Block Flow Diagrams) | S/P | P/C | C | C | C |
| نقشه‌های جانمایی (Plot Plans) | S | P/C | C | C | |
| نمودار جریان فرایند (PFDs) | S/P | P/C | C | C | |
| نمودار جریان تأسیسات (UFDs) | S/P | P/C | C | C | |
| نمودار لوله‌کشی و ابزار دقیق (P&IDs) | S/P | P/C | C | C | |
| موازنه جرم و انرژی | S | P/C | C | C | |
| لیست تجهیزات فرآیند | S/P | P/C | C | C | |
| لیست تجهیزات تأسیسات | S/P | P/C | C | C | |
| نقشه تک‌خطی برق | S | P/C | C | C | |
| مشخصات فنی و دیتاشیت‌ها | S | P/C | C | C | |
| نقشه چیدمان تجهیزات عمومی | S | P/C | C | C | |
| لیست قطعات یدکی | S/P | P | C | ||
| نقشه‌های مکانیکی | S | P | P/C | ||
| نقشه‌های برقی | S | P | P/C | ||
| نقشه‌های ابزار دقیق/کنترل | S | P | P/C | ||
| نقشه‌های عمرانی/سایت | S | P | P/C |
دقت در برآورد هزینه پروژه چیست؟
دقت در برآورد هزینه پروژه نشان‌دهنده میزان انحراف هزینه واقعی پروژه از هزینه برآوردشده است. هر برآورد پیش‌بینی هزینه نهایی برای یک دامنه کاری مشخص است و با عدم قطعیت همراه است که احتمال افزایش یا کاهش برآورد هزینه پروژه را در بر دارد. عوامل مؤثر بر دقت شامل اطلاعات موجود (مانند داده‌های سایت ، دیاگرام‌های جریان فرآیند) و تأثیرات خارجی (مانند داده‌های پروژه های قبلی ، شاخص‌ها، استعلام قیمت‌ها، و دانش برآوردکننده) است.
جدول عوامل مؤثر بر دقت برآورد:
- داده‌های گذشته: پروژه‌های تکمیل‌شده و استعلام قیمتهای قبلی.
- داده‌های شاخص: شاخص‌هایی مانند CEPCI(Chemical Engineering Plant Cost Index) برای مواد و دستمزد.
- درخواست پیشنهاد قیمتRFQ: جزئیات درخواست‌شده و قالب‌های از پیش تعیین‌شده.
- استعلام بها: انواع آن (ثابت یا مقدماتی) و تحلیل زمانبندی.
- قراردادها: اطلاعات قراردادهای قبلی.
- پایگاه داده: بانک اطلاعاتی برآوردهای هزینه پروژه های قبلی .
- واحد پول: تأثیرتبدیل نرخ ارز بر هزینه‌ها.
- تأثیرات بازار: شرایط اقتصادی کشور.
- ابزارها: نرم‌افزارها و روش‌های محاسباتی مورد استفاده.
- دانش برآوردکننده: تجربه و مهارت فردی در برآورد هزینه پروژه
توضیحات تکمیلی: دقت به اطلاعات دقیق و به‌روز وابسته است. برای مثال، استفاده از شاخص CEPCI به‌روز (تا مه 2025) می‌تواند دقت را افزایش دهد، در حالی که نوسانات ارزی ممکن است ریسک را بالا ببرد.
دامنه دقت و توزیع احتمال:
برآورد باید به‌صورت یک محدوده هزینه با احتمال وقوع ارائه شود، نه یک عدد ثابت. این محدوده با تحلیل ریسک هزینه تعیین می‌شود.
شکل: توزیع احتمال برآورد :
- توضیحات شکل: این شکل یک توزیع احتمال نرمال را نشان می‌دهد. محور افقی (X) هزینه برآوردشده را نشان می‌دهد، و محور عمودی (Y) احتمال نسبی را نمایش می‌دهد. در این توزیع، احتمال کاهش هزینه (underrun) و افزایش هزینه (overrun) هر دو 50% است. نقطه میانی (Point Estimate) نشان‌دهنده برآورد هزینه پایه است.
- توضیحات تکمیلی: این توزیع نشان می‌دهد که بدون در نظر گرفتن ریسک، برآورد می‌تواند به‌طور برابر به سمت بالا یا پایین تغییر کند.
انواع برآورد هزینه پروژه بر اساس احتمال :
- 10/90 (P90) احتمال افزایش هزینه90%، مناسب برای پروژه‌های با ریسک بالا.
- 50/50 (P50) احتمال برابر برای افزایش و کاهش هزینه ، معادل توزیع نرمال.
- 90/10 (P10) احتمال افزایش هزینه 10%، برای پروژه‌های با اطمینان بالا.
ذخیره احتیاطی : Contingency بر اساس سطح اطمینان (مثلاً 80%) به برآورد پایه اضافه می‌شود. این محدوده نشان‌دهنده انعطاف‌پذیری هزینه در برابر عدم قطعیت است.
ریسک‌هایی که دقت را تحت تأثیر قرار می‌دهند:
- ریسک‌های سیستمی :
- سطح تعریف دامنه(مهم در کلاس 5 و 4)
- پیچیدگی پروژه،
- کیفیت داده‌ها،
- مهارت برآوردکننده.
- ریسک‌های خاص پروژه:
- آب‌وهوا
- شرایط سایت
- دسترسی به نیروی کار
- ریسک‌های کمتر بحث‌شده :
توانایی تیم پروژه در مدیریت و کنترل بودجه، و همچنین سوگیری‌ها در برآورد.
توضیحات تکمیلی: سوگیری در برآورد (مثلاً همیشه بالا برآورد کردن) می‌تواند هزینه‌ها را غیراقتصادی کند. مقایسه سوابق گذشته و benchmarking می‌تواند این مشکلات را کاهش دهد.
حوادث پیش‌بینی‌نشده (Allowances) :
-
اضافه هزینه Allowances:
منابع اضافی برای نیازهای شناخته‌شده اما با مقادیر غیر قطعی مانند پرت مصالح و ضایعات یا مقادیر بیش طراحی over design
-
تعدیل هزینه‌ها Escalation:
جبران تورم با پیش‌بینی افزایش قیمت‌ها.
توضیحات تکمیلی: این روش به مدیران اجازه می‌دهد تا با توجه به سطح ریسک پذیرفته‌شده، Contingency مناسب را تعیین کنند.
نتیجه‌گیری از برآورد هزینه پروژه
دقت در برآورد هزینه پروژه و مدیریت ریسک های پیش‌بینی‌نشده نیازمند استفاده از داده‌های به‌روز، تحلیل ریسک، و تجربه حرفه‌ای است. AACE با ارائه چارچوب‌هایی مانند سیستم طبقه‌بندی هزینه و ماتریس بلوغ، به بهبود این فرآیند کمک می‌کند.
مطالب زیر را از دست ندهید
اهمیت تهیه نقشه‌های as-built (چون ساخت)
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)در پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه
تفاوت دعاوی اختلال در ساخت‌وساز و تأخیر در پروژه‌ها
برنامه زمانبندی مبنا: پایه و اساس مدیریت پروژه
راهنمای جامع جلوگیری از تعارض (اختلاف) در پروژه‌های ساختمانی و مهندسی
دیدگاهتان را بنویسید