ارزیابی سلامت برنامه زمانبندی پروژه براساس روش DCMA

DCMA چیست

سال ها پیش، سازمان مدیریت قراردادهای دفاعی(DCMA) آمریکا به مطالعه انواع مختلف معیارهای بررسی سلامت  برنامه زمان بندی در پروژه های دولتی آمریکا پرداخت. پس مطالعه آن ها 14 معیار آزمون را که بیشترین تاثیر را در ارزیابی سلامت مدل زمان بندی داشت، مشخص کردند. این آزمون ها تحت عنوان جدول زمان بندی 14 نقطه ای DCMA  شناخته می شوند.

ارزیابی جدول زمان بندی 14 نقطه ای DCMA به منظور شناسایی اشکالات احتمالی در جدول زمان بندی یک پروژه مورد استفاده قرار می گیرد. برای هریک از آزمون ها یک حد پذیرش مشخص شده تا کمک کند که بر روی یک موضوع خاص، نتیجه و تمرکز شود.

تک تک معیار ها به عنوان معیار موفقیت یا شکست کل زمان برنامه مد نظر قرار نمی گیرند، بلکه یک نمونه ای از شاخص ها را فراهم می کند که باعث می شود توجه به سمت بخش خاصی از جدول زمانبندی پروژه معطوف شود.

برای مثال اگر تعداد فعالیت های با شناوری بالا از حد مجاز 5 درصد کل تعداد فعالیت های تکمیل نشده فراتر رود ممکن است بین برنامه ریز (مشخص تهیه کننده مدل زمان بندی)  مدیر پروژه یا مدیر حسابداری پروژه، گفتگوهایی لازم باشد و لذا اگر توجیهات منطقی برای شناوری بالا وجود داشته باشد، پس موضوع شناوری بالا اشکالی ندارد و مشکل بزرگی نیست.

معیارهای ارزیابی برنامه زمانبندی پروژه

معیارهای ارزیابی 14 گانه برای برنامه زمانبندی پروژه به صورت خلاصه و ساده، روشی برای جداسازی مواردی که پتانسیل ایجاد اشکال در برنامه زمانبندی دارد از بین مقدار زیادی اطلاعات و داده است.

عموما معیارهای ارزیابی 14 گانه فقط در مورد فعالیت های تکمیل نشده در جدول زمانبندی پروژه بکار می روند و درمورد مایلستون ها، فعالیت های LOE یا خلاصه فعالیت ها بکار نمی روند.

معیار1: منطق (منطق گمشده)

توضیح: هر فعالیتی که رابطه پیش نیاز و پس نیاز، یا هر دو را نداشته باشد.

هدف: مشخص کردن این برنامه زمان بندی تا چه میزان به خوبی بهم مرتبط است.

پس نیاز: فعالیت های بدون رابطه/ کل فعالیت های در حال تکمیل 5درصد. بهتر است هدف را 0 انتخاب کنیم، به جز برای اولین و آخرین تکلیف

▪️ هسته مرکزی کترل کفیت برنامه زمان بندی: از نظر تئوری هر فعالیت پروژه باید حده اقل یک پیش نیاز بیاید، و یک پس نیاز را داشته باشد. عدم رعایت این نکته منجر به تاثیر گذاری بر کیفیت تایج نشات گرفته از تحلیل زمانی و تحلیل میزان ریسک برنامه زمان بندی خواهد شد. به یاد داشته باشید ارتباطات فعالیت های پروژه به صورت مستقل مورد ارزیابی قرار گرفته باشند، تا اطمینان حاصل شود که ارتباطات به صورت کامل برقرار است.

معیار2: تسریع ها

توضیح: هر تکلیف کامل نشده ای تسریعی ( تاخیر کار) درتکلیف پیشین خود دارد.

هدف: تسریع هایی که باعث برهم زدن شناوری می شوند و ممکن است باعث به وجود آمدن تضاد میان منابع و برهم خوردن مسیر بحرانی شوند را شناسایی کنید.

پس نیاز: منطق مرتبط با سرخ ها/ منطق ارتباطات= 0 درصد

▪️ تسریع ها یا تاخیرهای منفی اغلب به منظور تنظیم تاریخ شروع و پایان کار جانشین در منطق ارتباطات استفاده می شوند. با انجام این کار جانشین می تواند قبل از شروع کار نفر پیشین خود شروع به کار کرده باشد. این مسئله باعث به وجود آمدن زمان منفی شده که غیر قابل نمایش و محاسبه لحاظ می شود.

معیار3: تاخیر ها

توضیح: هر فعالیت ناتمامی که تاخیر کاری در نفر ییشین دارد.

هدف: جلوگیری از تاثیرات مختلف بر مسیر بحرانی و تحلیل های مرتبط.

پس نیاز: ارتباط منطقی با تاخیرها/ ارتبطات منطقی= 0تا 5 درصد

▪️ تاخیر های کار طول مدت یا تاخیرهای مثبتی با ارتباطات منطقی هستند. تاخیرها باعث مخفی شدن جزئیاتی در برنامه ریزی شده و مانند فعالیت های معمول پروژه قابل موقعیت گذاری شوند. به طور معمول تاخیرها باید با فعالیت های دیگر جایگزین شوند.

معیار4: روابط پایان به شروع

توضیح: همه روابط  از نوع fs

هدف: اطمیان حاصل شود که ارتباطات غیر معمول (fs، ss، ff) محدودند

پس نیاز: ارتباطات منطقی با /fs ارتباطات منطقی= 90 تا 100درصد

▪️ ارتباطات fs مسیری منطقی را در طول پروژه فراهم می کنند. از روابط مبتنی بر fs برای پینش مستمر کارهایی استفاده می شود که در آن ها یک جانشی نمی تواند پیش از نفر قبلی کار خود را شروع کرده باشد. این نکته را مد نظر داشته باشید که زمان شروع تا پایان به ندرت باید مورد استفاده قرار گیرد.

معیار5: محدودیت های سخت (must start on، must finish on)

توضیح: فعالیت های در حال تکمیل با هر گونه محدودیت.

هدف: محدودیت هایی که مانع از اینکه  فعالیت ها در مسیر منطقی خود پیش رود هستد، شناسایی شوند.

پس نیاز: محدودیت های سخت/ فعالیت های در حال تکمیل= 0 تا 5 درصد

▪️ باید تا جایی که می توان محدودیت های سخت دو طرفه مانند زمان شروع اجباری، تعیین سقف ممکن برای زمان شروع و پایان اجتناب کرد، زیرا چنین محدودیت هایی موجب پیش بینی های نادرست در برنامه زمان بندی خواهد شد. باید استفاده از محدودیت های نرم مانن: سریع ترین زمان ممکن و شروع و پایان حده اقل بعد یا قبل از تاریخ مشخص را مدنظر قرار داد.

معیار6: شناوری بالا

توضیح: فعالیت در حال تکمیل با شناوری بیش از 44 روز کاری (دو ماه)

هدف: بررسی مجدد به منظور یافتن عدم وجود نفر پیشین یا جانشین برای فرد فعلی، بررسی ثبات و منطق شبکه دخیل در پروژه

پس نیاز: فعالیت های در حال تکمیل با شناوری بالا/ فعالیت های در حای تکمیل= 0درصد

▪️ مسیرها را به گونه ای برنامه ریزی کنید که میزان شناوری بالاتری به سبب محدودیت های تصنعی در آن ها تعریف شده باشد. باید برنامه هایی که برای آن ها شنوری بیشتر از دو ماه پیش بینی می شود برای سرعت بخشی و تجدید نظر د ربرنامه مدنظر قرار گیرند.

معیار7: شناوری منفی

توضیح: فعالیت های در حال تکمیل با شناوری کمتر از 0 روز کاری

هدف: فعالیتی که موجب تاخیر در تکمیل یک یا چند deadline می شوند شناسایی شوند.

پس نیاز: فعالیت های در حال تکمیل با شناوری منفی/ فعالیت های در حال تکمیل= 0درصد

▪️ شناوری منفی ناشی از برنامه ریزی سرعت یافته یا محدود شده به صورت تصنعی است. شناوری منفی نشانگر این است که اجرای برنامه تحت تاریخ های مشخص شده امکان پذیر نمی باشد. این مورد را با فعالیت های تحت محدودیت های سخت (با شناوری منفی) مورد مقایسه قرار دهید، تا مشخص شود کدام فعالیت ها به وسیله محدودت های فعلی تحت تاثیر قرار گرفته اند.

معیار8: طول مدت بالا

توضیح: فعالیت های در حال تکمیل که طول مدتی بیش از 44 روز کاری ( دوماه) دارند.

هدف: فعالیت هایی که ممکن است خللی در آن ها ایجاد شده باشد را به دو فعالیت جداگانه خرد می کنیم، که این مسئله موجب مدیریت و نظارت بهتر روی تکلیف مورد نظر خواهد شد.

پس نیاز: فعالیت در حال تکمیل با طول مدت بالا/  فعالیت در حال تکمیل= 0تا 5 درصد

▪️ فعالیت هایی با طول مدت بالا نشانگر این نکته هستند که سطح برنامه از اینکه قابلیت تحت برنامه ریزی و کنترل مناسب باشد، بالاتر است. گسترش برنامه با اضافه کردن فعالیت هایی با جزئیات بیشتر را مدنظر قرار دهید.

معیار9: تاریخ های غیر معتبر

توضیح: هر فعالیتی که پیش بینی تاریخ شروع یا پایانی بیش از تاریخ برنامه داشته باشد، یا تاریخ شروع یا پایانی پس از زمان پیش بینی شده برای پایان برنامه داشته باشد.

هدف: فعالیت هایی که در آینده (فراتر از تاریخ های مشخص شده در برنامه ریزی) قرار می گیرند را شناسایی کرده، تاریخ های نادرست را شناسایی کنید

پس نیاز: تاریخ های نا معتبر وجود داشته باشد.

▪️ تاریخ های نا معتبر نتیجه برنامه ریزی بی احتیاط  موتورهای برنامه ریزی است که منطق صحیح برنامه ریزی را به درستی اعمال نمی کنند. داشتن فعالیت هایی برنامه ریزی شده برای زمان هایی به جز حال حاضر غیر ممکن است.

معیار10: منابع

توضیح: فعالیت های در حال تکمیل که منابعی (نیروی کاری یا منابع مالی) به آن ها اختصاص یافته باشد.

هدف: مشخص کردن تمامی فعالیت دارای طول مدت یک روز یا بیشتر که به آن ها هزینه یا منابعی اختصاص یافته است.

پس نیاز: فعالیت های در حال تکمیل با منابع گمشده/ فعالیت های در حال تکمیل= 0درصد

▪️ برای مشخص کردن این مسئله که به تمامی پروژه منبع رسانی انجام شده یا خیر مفید است. اگر برنامه ریزی به صورتی که انجام شده که نیاز به تزریق منابع نداشته باشد، این معیار نا معتبر خواهد بود.

معیار11: فعالیت های از دست رفته

توضیح: فعالیت هایی که باید هم زمان با تاریخ واقعی یا یش بینی شده انجام می گرفته (قبل از تاریخ مشخص شده) یا واریانس بالاتر از صفر دارند.

هدف: به شناسایی میزان بهینگی (یا عدم بهینگی) همپوشی برنامه ریزی انجام شده با خط پایه کمک می کند.

پس نیاز: فعالیت های دارای تاریخ اتمام واقعی/ پیش بینی شده پس از تاریخ مشخص در خط پایه/ فعالیت های دارای تاریخ مشخص در خط پایه قبل از تاریخ تشخیص وضعیت= 0تا5 درصد

▪️ تعداد فعالیت هایی که پس از تاریخ مشخص شده برای پایان در خط پایه تمام یافته باشند، نشان گر خوبی برای عملکرد اجرایی هستند.

معیار12: آزمون مسیر بحرانی

توضیح: کلیات منطق شبکه، مخصوصا منطق مسیر بحرانی را ارزیابی می کند.

هدف: شناسایی منطق “مشکل دار” (تاریخ تکمیل کلی پروژه تحت تاثیر مستقیم یک یا  چند خطای داخلی قرار نگرفته است.)

پس نیاز: تاریخ اتمام پروژه (یا تکلیف یا deadline دیگر) نشانگر مقادیر زیاد شناوری منفی یا تاریخ اتمام زود هنگام با میزان خطای تعمدی

▪️ اگر تاریخ اتمام پروژه (deadline های دیگر) با دخالت مستقیم (با فرض شناوری صفر) میزان خطای تعمدی (حدود 600 روز یا 3 سال) که به عنوان بخش از این آزمون در برنامه قرار گرفته به تعویق نیفتاده باشد، به این نتیجه می رسیم که در جایی از شبکه منطق مشکل داری وجود دارد.

معیار13: طول مسیر بحرانی (CPLI)

توضیح: اندازی گیری واقعی بودن مسیر بحرانی در تناسب با تاریخ اتمام پیش بینی شده

هدف: تایید منطقی و باور پذیر بودن مسیر بحرانی

پس نیاز: (طول مسیر بحرانی + شناوری کلی)  طول مسیر بحرانی ≤ 0.95

▪️ CPLI یک معیار اندازه گیری نسبی، برای تکمیل  deadline در زمان تعیین شده است. یا این که چگونه مسیر بحرانی را هم زمان با هدف گذاری زمانی مورد نظر برای پروژه ببندیم. برنامه ای با تاریخ اتمام بلند پروازانه یا محتاطانه ممکن است طول مدتی مشابه با مسیر بحرانی در کل شبکه فراهم نکند. CPLI بیشتر از یک بیانگر این است که برنامه ریزی محتاطانه انجام شده و شانس زیادی برای اتمام کار قبل از موعد مقرر وجود دارد. CPLI کمتر از یک بسیار بلند پروازانه است و احتمال زیادی وجود دارد از برنامه زمانی تعیین شده عقب بیفتد.

معیار14: فهرست اجرایی خط پایه (BEI)

توضیح: تعیین میزان نسبت تعداد فعالیت های تمام شده به فعالیت های باید تمام می شده اند( تا زمان اعلام وضعیت)

هدف: اندازه گیری بهینگی کار عملکرد پیمانکار در مقایسه با برنامه

پس نیاز: اتمام فعالیت های تکمیل شده هم زمان با قبل از زمان خط پایه فعالیت/ فعالیت های دارای تاریخ اتمام خط پایه درون گزارش دوره ای فعلی ≥ 0.95

▪️ نشانگر بهینگی فعالیت های انجام شده در مقایسه با خط پایه. هرچه تعداد بیشتری از فعالیت های زودتر یا هم زمان با زمان بندی خط پایه تمام شوند منجر به BEI یک و بیشتر می شوند. همچنین، شاخص BEI کوچکتر از یک نشانگر این است که فعالیت های کمتر نسبت به میزان مشخص شده در خط پایه به اتمام رسیده است.

کاوش در معیارهای ارزیابی برنامه زمانبندی پروژه

معیارها و توضیحاتی که در بالا آمده توضیحات کلی، هدف و شرحی بر هریک از 14 نقطه را ارائه داد. همچنین، حد پذیرش مورد محاسبه و میزان حد پذیرش مورد تایید DCMA برای هر معیار نیز در جدول آمده است.

معیار های اندازه گیری سلامت برنامه ریزی دیگری نیز وجود دارند که شامل لیست بالا نیستند. در ادامه تعدادی از معیار های دیگر را برای ارزیابی برنامه ریزی پروژه معرفی کرده ایم:

▪️ روابط اضافه: وجود منطق غیر ضروری در شبکه (همچنین در فشردگی روابط، میزان روابط موجود به ازای هر فعالیت) وجود ارتباطات زیاد ممکن است نشانگر عدم درک درست از روابط میان فعالیت ها باشد، و ممکن است باعث زمانی نادرست در فعالیت ها، حین پیش روی برنامه شوند.

▪️ پیشرفت خارج از نوبت: اگر فعالیت پس نیاز پیش از اتمام فعالیت های پیش نیاز آغاز شود، رابطه میان آن ها خارج از نوبت خواهد بود و باید در منطق برنامه تجدید نظر شود.

سخن پایانی

معیار های ارزیابی سلامت برنامه زمانبندی پروژه در زمان طرح و اجرای برنامه های مبتنی بر مسیر بحرانی جزئی حیاتی محسوب می شوند. معیار ارزیابی برنامه 14 نقطه ای که DCMA ابداع کرده ابزاری مفید برای ارزیابی برنامه ها به عنوان بخشی از ارزیابی کیفیت پروژه است. این بررسی های قابل انجام بر روی برنامه ریزی کلی، باید بخشی استاندارد از ریتم کلی کسب و کار برنامه ریزی پروژه باشد.

زمانی که مشکلی شناسایی می شود، باید به سرعت و به صورت تاثیر گذار مورد خطاب قرار گیرد. در صورتی که معیارهای خاصی به طور چشمگیر از حد پذیرش فراتر می روند یا مشکلات خاصی با وجود تلاش حل نمی شوند، ممکن است تحلیل ریشه ای مشکل مورد نیاز بشود تا به ما کمک کند دلایل وجود مشکلات را شناسایی کرده و در جهت حل آن ها گام برداریم.

اطمینان حاصل کردن از این نکته که برنامه به خوبی چیده شده است یا خیر، اطمینان از دقت و قابل اعتماد بودن آن را نیز افزایش می دهد. هر دوی این نکات زمانی که می خواهیم برنامه ریزی پروژه را در ابزار مدیریت برنامه مانند: ARES PRISM یک پارچه سازی کنیم، حائز اهمیت بالایی خواهند بود. اطلاعات پیش بینی شده و عملکرد پروژه به دست امده از ARES PRISM در مورد برنامه ای سالم، قابلیت اعتماد بالایی خواهد داشت.