سامانه مدیریت مدارک و مستندات
ویژگی های سامانه مدیریت مدارک و مستندات
▪️ سامانه مدیریت مدارک و مستندات توانایی پیاده سازی انواع استاندارد های مستند سازی را دارد و با استفاده از امنیت بسیار بالای تعریف شده در این محیط، فضایی بسیار امن و قابل اطمینان برای اسناد سازمان ها فراهم می آورد. با استفاده از امکانات این سامانه، اسناد ذخیره سازی شده به سادگی و با توجه به فاکتورهایی از قبیل نوع سند، واحد مربوطه، تاریخ و غیره بر اساس استانداردهای موجود در سازمان به صورت خودکار کد گذاری می شوند.
▪️ این سامانه توانایی تعریف الگوریتم هایی برای اعتبار سنجی بر روی سند را دارا بوده و همچنین برای اخذ تاییدات سند جهت بارگذاری بر روی سیستم،میتواند فرایندهای متنوعی تعریف گردد. امکاناتی از قبیل توانایی تگ زدن بر روی اسناد همچنین توانایی برچسب گذاری بر روی اسناد موجب میشود. یافتن این اسناد فرایندی بسیار ساده داشته و بتوانید اسناد را بر اساس فاکتورهای مختلفی دسته بندی نمایید. همچنین مدیران این سیستم میتوانند تمامی سوابق ویرایش اسناد را به صورت کامل درکتابخانه ها ذخیره سازی نمایند تا در صورت نیاز بتوانند این اسناد را به شکل کامل به نگارش های گذشته باز گردانند و یا نگارش های مختلف را با یکدیگر مقایسه نمایند.
▪️ یکی دیگر از ویژگی های بسیار کاربردی سامانه مدیریت مدارک و مستندات، توانایی بسیار بالای آن در زمینه جستجوی اسناد می باشد. با تعریف انواع دسته بندی برای داده ها و فاکتورهایی از قبیل نوع محتوای داده ها، زمان ایجاد و ویرایش آنها، اشخاص ایجاد کننده و ویرایش کننده و همچنین تگ ها و برچسب های تعریف شده بر روی اسناد و بسیاری از فاکتورهای دیگر میتوانید به سادگی نتایج جستجوهای انجام شده را پالایش و در زمان اندکی به نتایج دلخواه خود دسترسی پیدا کنید.
▪️ در کنار سادگی کار با سامانه مدیریت مستندات و امکان جستجوی سریع در میان اسناد، شما میتوانید به سادگی ساختارهای امنیتی بسیار کارایی را بر روی محتویات اسناد ایجاد نمایید. توانایی مدیران برای ایجاد انواع گروه ها و تعریف ساختارهای دسترسی مختلف موجب می شود که برقراری امنیت در این سامانه به فرایندی ساده تبدیل شود. از سویی نتایج جستجوهای انجام شده در میان اسناد دقیقا مطابق دسترسی های تعریف شده برای کاربران سامانه می باشد.
در نهایت میتوانید با انجام تنظیمات لازم در سامانه مدیریت مستندات، اسناد را پس از طی فرایندهایی برای بایگانی به سایت مرکز اسناد ارسال نمایید. پس از ذخیره سازی اسناد در سایت مرکز اسناد هر سند به صورت خودکار و با توجه به ساختارهای تعریف شده به کتابخانه مربوطه انتقال خواهد یافت.
مهمترین قابلیت های سامانه مدیریت مدارک و مستندات
▪️ امکان ایجاد ساختار درختی مدارک و مستندات پروژه
▪️ امکان بارگذاری انواع فایل
▪️ امکان ایجاد انواع دسته بندی مدارک و مستندات
▪️ امکان پیاده سازی انواع سیاست های اعتبار سنجی بر روی اسناد
▪️ امکان ایندکس گذاری انواع مدارک و مستندات
▪️ امکان جستجو در انواع مدارک و مستندات
▪️ امکان تخصیص هوشمند مدارک به فولدرها
▪️ امکان یادداشت گذاری بر روی مدارک
▪️ امکان ثبت سوابق مشاهده کنندگان سند
▪️ امکان حدف و بازگردندن اسناد
▪️ امکان تهیه نسخه های پشتیبان
▪️ امکان کدینگ پیشرفته مدارک و مستندات
▪️ امکان تنظیم انواع سطوح دسترسی و امنیت بر روی مدارک و مستندات
▪️ امکان تجمیع کلیه مستندات در کلیه زیر سیستم ها و مدیریت متمرکز آن ها
▪️ ایجاد سیاست های امنیتی بر روی اسناد
▪️ سازگاری کامل با مجموعه آفیس
▪️ تنظیم اطلاع رسانی های مختلف از طریق ایمیل و اس ام اس (پیامک) در صورت تغییر و یا ارجاع سند
▪️ دسترسی آسان به اسناد از هرکجا، حتی در صورت عدم دسترسی به بستر شبکه
▪️ ایجاد سیاست های بایگانی مناسب بر مبنای فرهنگ سازمانی
▪️ توانایی ایجاد انواع داشبورد های مدیریتی بر روی سامانه
▪️ توانایی اتصال کامل با سامانه مدیریت جلسات و ذخیره سازی صورت جلسات
▪️ مديريت يكپارچگی مدارک فنی و امکان بارگذاری و مدیریت فایل های اسناد
▪️ امکان ایجاد ورژنینگ (ویرایش) بر روی اسناد (ثبت تغییرات اسناد درطول زمان)
▪️ مشاهده سوابق ویرایش های انجام شده بر روی سند
▪️ طراحی فرم های متنوع بر اساس نیاز مشتری
▪️ بروز رسانی وضعیت اسناد و گزارش گیری از آن ها در هر مرحله
▪️ امکانات مدیریت اسناد و وظایف به تفکیک پروژه ها و واحد های مرتبـط دریک سامانه متمرکز
▪️ بروز رسانی وضعیت اسناد و گزارش گیری از آن ها در هر مرحله
▪️ مديريت جريان كار مدارك فنی و پیاده سازی انواع گردش کار بر روی اسناد
▪️ امکان کار با اسناد بصورت آنلاین و آفلاین
▪️ جستجوی بسیار آسان در میان اسناد بر مبنای عناوین و محتویات سند، فرد ایجاد کننده، تاریخ ایجاد و…
▪️ تفکیک اسناد در آرشیو سازمانی بر مبنای نوع سند
▪️ منعطف بودن و تغییر پذیری فرایند های سامانه توسط مدیریت سیستم
مطالب زیر را از دست ندهید
هوشمندی کسب و کار
سامانه مدیریت دانش
دیدگاهتان را بنویسید