وبلاگ

دفتر مدیریت پروژه

سه عنصر اساسي در هر کسب و کار، نيروي انساني، فرايندها و محصولات مي باشد. در واقع به منظور کارکرد بهينه سازمان بايد اين سه بعد به خوبي طراحي شده و با يکديگر به صورت تعاملي کار نمايند. بديهي است در صورت نقص در هر يک از اين عناصر و يا عدم تعامل مناسب با يکديگر اين چرخه معيوب بوده و کارايي لازم را نخواهد داشت. در بين اين سه عامل فرايندها از اهميت فوق العاده اي برخوردارند، چه بسا فرايندهاي نامناسب ابزارها و منابع انساني را دچار تغييرات مخربي نموده و مي تواند کل کسب و کار را تحت الشعاع خود قرار دهد. از سوي ديگر در صورتي که فرايندها به صورت جامع طراحي و پياده سازي شده باشند ميتوانند مسير ارتقا و بهبود عملکرد نيروي انساني و توليد را فراهم سازند. در اين راستا مباحثي همچون ايجاد دفتر مدیریت پروژه، در کلیه سازمان ها اعم از پروژه محور، تولیدی و خدماتی مطرح مي گردد که وظيفه اصلي رشد و بلوغ مديريت پروژه را در سازمان بر عهده دارد.

به جرأت می توان ادعا نمود، از مهمترین مشکلات و ضعف های اجرای پروژه های کلان، فقدان نظام جامع مدیریت پروژه در آنهاست. اجرای یک پروژه، مستلزم ارتباطات فراوانی میان تمامی مجریان آن است که انجام برنامه ریزی، تخمین هزینه ها، کنترل آنها و گزارش وضعیت پیشرفت پروژه ها جزو اهم این کارهاست.

امروزه در دنیا اجرای این امور در قالب سازمان ها و پروژه ها، بر عهده دفتر مدیریت پروژه (PMO) در سازمان است که این خدمات را مستقیما در اختیار واحدهای اجرایی قرار می دهد. این واحد اطلاعات لازم را جهت تصمیم گیری در اختیار تیم پروژه قرار داده و کنترل بخش های مهندسی، ساخت و نصب، تدارکات و راه اندازی پروژه را انجام می دهد.

راه اندازی دفتر مدیریت پروژه از مهمترین اقداماتی است که می تواند به منظور متمرکز سازی و ایجاد نظامی یکپارچه در فرایندهای مدیریت پروژه سازمان به کار گرفته شود. دفتر مدیریت پروژه به دنبال آن است که تنوع سیاست ها و رویه های کاری در پروژه ها را به حداقل رسانده و استانداردها و روال هایی را به صورت یکپارچه و منسجم در تمامی پروژه های سازمان ایجاد نموده و توسعه دهد.

با راه اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) در کنار سایر بخش های سازمان تلاش می شود تا از بهبود عملکرد پروژه ها در زمینه های مختلفی چون محدوده، کیفیت، هزینه، زمان و رضایت مشتریان اطمینان حاصل شود و پروژه ها به استفاده از فرایندها، رویه ها، ابزارهای سازگار و کارآمد در مدیریت پروژه ترغیب شوند تا منافع سازمان در مدیریت مؤثرتر در پروژه ها تضمین گردد.

یکی از مهمترین چالش های سازمان‌های پروژه محور، راه اندازی مناسب این دفاتر است که بسته به نوع و فعالیت سازمان می تواند بسیارمتفاوت باشد. در عمل، کارکرد این دفاتر مانند کارکرد برج مراقبت فرودگاه هاست، در برج مراقبت کسی خلبانی نمی کند ولی بدون آنها عواقب خطرناکی در انتظار هواپیماها خواهد بود

مدیریت پروژه چیست

پیش از تعریف مدیریت پروژه، قصد داریم چیستی و ویژگی های یک پروژه را تشریح کنیم. طبق استاندارد مدیریت پروژه PMBOK ، پروژه یک تلاش موقتی است که برای ایجاد یک محصول، خدمت یا نتیجه منحصربه‌فرد انجام می‌شود.

  • یک پروژه موقتی است به دلیل اینکه زمان شروع و پایان مشخص و بنابراین محدوده و منابع تعریف‌شده دارد.
  • یک پروژه منحصربه‌فرد است به دلیل اینکه یک عملیات تکراری و روتین نیست بلکه مجموعه خاصی از فعالیت‌هاست که برای دستیابی به یک هدف واحد طراحی شده است؛ بنابراین معمولاً تیم پروژه شامل افرادی است که همیشه باهم کار نمی‌کنند. گاهی اوقات از سازمان‌های مختلف و از مکان‌های جغرافیایی متفاوت هستند.

اکنون می توانیم  به سوال مدیریت پروژه چیست، پاسخ دهیم:

مدیریت پروژه ، به کار بردن دانش ، مهارت ، ابزار و تکنیک ها در فعالیت های پروژه است برای  دستیابی به اهداف خاص پروژه با توجه به معیار‌های پذیرش پروژه در چهارچوب پارامتر‌های مورد توافق است. مدیریت پروژه محدود به یک مقیاس زمانی و بودجه محدود است. استاندارد مدیریت پروژه PMBOK  فرآیند های مدیریت پروژه را در پنج گروه آغازین، برنامه ریزی، اجرا ، کنترل و خاتمه دسته بندی کرده است.

جهت کسب اطلاعات بیشتر درباره مدیریت پروژه کلیک نمائید

وظایف مدیر پروژه

مهم‌ترین وظایف مدیر پروژه عبارتند از:

  • برآورد مدت زمان و بودجه پروژه
  • ارزیابی پروژه و پیشرفت ها و نتایج آن به صورت مستمر
  • درک اصول مدیریت کیفیت و هم راستا نمودن فعالیت‌های پروژه در رابطه با آن‌ها
  • ارائه گزارش پیشرفت پروژه به همه ذی‌نفعان پروژه
  • مشارکت در فرایند مدیریت ریسک‌های پروژه
  • مشارکت در فرایند مدیریت مشکلات و موانع اجرایی پروژه
  • نظارت بر فعالیت‌های پروژه و کنترل پیشرفت آن
  • برآورد منابع انسانی موردنیاز پروژه و اعلام به واحد منابع انسانی جهت انجام مراحل جذب و استخدام
  • تعیین نیازهای آموزشی کارکنان و اعلام به واحد آموزش در صورت نیاز به آموزش
  • بررسی و تائید پیمانکاران
  • تهیه و ارائه گزارش‌های پیشرفت پروژه برای مدیریت ارشد
  • شرکت در جلسات مدیریت تغییر پروژه و درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف عدم انطباق‌های بالفعل و بالقوه
  • ارائه گزارش به ذی‌نفعان در ارتباط با مسائل مرتبط به پروژه
  • اطمینان حاصل یا فتن از رعایت مسائل ایمنی و بهداشت کارکنان در پروژه از طریق دریافت گزارش‌ها مستمر از واحد ایمنی و بهداشت پروژه
  • تعیین منابع و تجهیزات فنی پروژه مانند ماشین‌آلات و…
  • تلاش در جهت دستیابی به اهداف مدیریت پروژه و گزارش دهی به مدیر ارشد سازمان
  • تدوین طرح جامع پروژه و مطرح نمودن آن با سایر ذی‌نفعان جهت انتشار دادن سند ذکر شده
  • پیگیری نتایج پروژه با استفاده از ابزارهای مناسب
  • ارتباط با ذی‌نفعان پروژه جهت شناسایی دقیق نیازها و انتظارات آن‌ها
  • ارتباط با ذی‌نفعان بیرونی برای اطمینان از تحویل به‌موقع پروژه و…

با توجه به وظایف ذکر شده، مدیر پروژه موفق می بایست از مهارتهای مدیریت زمان، مدیریت هزینه، مدیریت منابع، یکپارچه‌سازی اهداف، مدیریت کیفیت، مدیریت ارتباطات ومدیریت تدارکات برخوردار باشد.

جهت آشنایی با سایر مهارت های یک مدیر پروژه موفق کلیک کنید.

 

استقرار دفتر مدیریت پروژه PMO

در دهه اخیر رشد چشمگیر تعداد سازمان هایی که از رویکرد مدیریت پروژه برای پیشبرد اهداف کسب و کار خود استفاده می کنند، دیده می شود. این رشد که موجب افزایش اثر بخشی و قابلیت انعطاف کارهای پروژه می شود، مشکلات مخصوص به خود را به وجود آورده است. زیرا سازمان ها در محیطی قرار گرفته اند که افزایش پیچیدگی و افزایش تقاضا برای سریعتر، ارزانتر و بهتر انجام دادن کار پروژه ها، از ویژگی های آن است. برخی از این مشکلات عبارتند از:

  • تعارض میان پروژه ها یا زیر پروژه هایی که برای استفاده از منابع مشترک رقابت می کنند
  • عدم وجود یکپارچگی وهماهنگی در مدیریت پروژه های شرکت
  • افزایش هزینه ها و تأخیر در تحویل دستاوردهای پروژه ها
  • وابستگی زیاد موفقیت پروژه های شرکت به تجربه – دانش و مسئولیت پذیری تیم پروژه به دلیل عدم وجود یک ساختار منسجم و جامع مدیریت پروژه
  • تضییع حقوق شرکت در مستند سازی مناسب به منظور استفاده در فرایندهای مدیریت ادعا
  • عدم توجه جامع به مخاطرات و مشکلات پروژه ها و طرح ها و ارائه راه حلهای ریشه ای
  • از دست رفتن دانش، تجارب ، پروژه ها به سبب ماهیت موقتی کار و مشکلاتی از این قبیل
  • از دست رفتن اسناد ومدارک پروژه ها به دلیل ماهیت موقتی پروژه ها
  • عدم ارتباط مناسب پروژه ها با واحدهای سازمانی شرکت

به منظور حل این مشکلات امروزه استقرار دفتر مدیریت پروژه یکی از مطرح ترین کاندیداها می باشد. بهتر است ابتدا  به تعریف دفتر مدیریت پروژه یا سوال PMO چیست بپردازیم:

PMO چیست

دفتر مدیریت پروژه (PMO: Project Management Office) مرکزيت بخش و هماهنگ کننده فعاليت هاي مديريت پروژه در سازمان مي باشد و يک ساختار مديريتي براي استاندارد سازي فرآيندهاي مرتبط با پروژه بوده و به اشتراک گذاري منابع، روش ها، ابزارها و تکنيک ها را تسهيل مي نمايد. دفتر مديريت پروژه رابط بين پورتفولیوهای سازمان، طرح ها، پروژه ها و سيستم هاي اندازه گيري عملکرد مي باشد. اين واحد بصورت يک واحد متمرکز و به منظور تکميل موفق آميز پروژه ها در يک سازمان و با اهداف زير مي تواند تشکيل شود:

  • مديريت منابع مشترک پروژه ها
  • شناسايي و به کارگيري استانداردها، تجربيات برتر و روش هاي مديريت پروژه
  • آموزش، مربي گري و نظارت
  • ديده باني از انطباق با استاندارهاي مديريت پروژه، سياست ها، رويه ها و الگوها، با روش مميزي
  • مديريت سياست ها، رويه ها، الگوها و ساير اسناد پروژه
  • هماهنگي ارتباطات پروژه

در طرح ریزی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه در اکثر موارد سه مرحله زیر طی می شود:

  1. گستره PMO: خدماتی که باید PMO ارایه کند چیست؟
  2. ذینفعان: چه کسانی از ساختار جدید بهره مند خواهند شد؟
  3. ارزش کسب و کار: چه مقدار ارزش از طریق ایجاد PMO به سازمان افزوده خواهد شد؟

در طراحی و ایجاد سیستم مدیریت پروژه بایستی نکات ذیل را لحاظ نمود:

  • نوع سازمان(کارفرما، پیمانکار،مشاور،عامل چهارم و…)
  • نوع صنعت
  • سطح بلوغ سازمان
  • ابعاد،بزرگی و زمان (طول مدت) انجام پروژه ها
  • مخاطبان

انواع دفتر مدیریت پروژه PMO

انواع مختلفي از PMO در يک سازمان مي تواند طراحي و پياده سازي شود که اين موضوع وابسته بر سطح بلوغ آن سازمان در مديريت پروژه مي باشد:

  • دفتر مديريت پروژه با نقش حمايتي: PMO با فراهم کردن قالب ها، بهترین نمونه ها، آموزش، دسترسی به اطلاعات، درس آموخته های پروژه های قبلی و … به ایفای نقش پشتیبانی کننده در پروژه می پردازد. PMO به صورت مستقیم در پروژه شرکت نمی کند و همچنین در مقابل نتایج عملکردی پروژه ها، مسئول و پاسخگو نمی باشد.
  • دفتر مديريت پروژه با نقش نظارتي: دفتر مدیریت پروژه وظایف پشتیبانی پروژه ها و همچنین وظیفه همیاری به مدیران پروژه در نظارت بر عملکرد پروژه ها و اتخاذ تصمیم ها را برعهده دارد.
  • دفتر مديريت پروژه با نقش هدايت کننده: در این دسته بندی، PMO اجرای مستقیم و کنترل کردن پروژه مثل وظایف مراحل شروع، برنامه ریزی، سازماندهی، مدیریت اجرا، کنترل و اختتام پروژه ها را انجام می دهد و در مقابل نتایج عملکردی پروژه ها، مسئول و پاسخگو می باشد.

مزایای راه اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)

  • در دسترس قرار دادن راهنمایی ها،دستورالعملها و… برای انجام فعالیت ها و حفظ یکنواختی و یک شکلی آنها
  • صرفه جویی در زمان ایجاد مستندات هر پروژه
  • استاندارد سازی فرمت داده ها وبانکهای اطلاعاتی پروژه ها
  • تسهیل ورود افراد جدید به تیم پروژه
  • تأمین مستندات مختصر و مفید برای پروژه
  • برقراری ارتباطات موثر تر بین تیم پروژه و سازمان به صورت شفاف و کارآمد
  • همنوایی و حفظ یکنواختی
  • ایجاد مبنایی برای تجزیه و تحلیل پروژه
  • ایجاد اطمینان از مستند شدن توافقات و تصمیمات جهت ارجاعات آتی
  • کاهش بروکراسی اداری
  • کاهش تداخل امور و سردرگمی
  • ایجاد روشی جهت استفاده از تجربیات به دست آمده، در پروژه های آتی
  • تسهیل استفاده و تولید مستندات
  • مشاوره مدیریت پروژه به اعضای تیم پروژه ها وارتقاء فرهنگ سازمانی در خصوص مفاهیم مدیریت پروژه
  • انجام مهندسی ارزش در پروژه ها وکاهش هزینه های فاقد ارزش افزوده

شرح وظایف دفتر مدیریت پروژه

دفتر مدیریت پروژه وظایف بسیاری را در سازمان در جهت افزایش بهره‌وری و ایجاد ارزش برعهده دارد، از جمله مدیریت منابع، توسعه متدولوژی مدیریت پروژه، مشاوره و پشتیبانی پروژه‌ها و… انجام این وظایف باعث ایجاد تغییراتی در ساختار روابط افراد یا واحدهای سازمانی خواهد شد. شرح وظایف اصلي دفتر مدیریت پروژه PMO به شرح ذيل مي باشد:

  • ارائه پروژه هاي موفق به وسيله خدمات مدیریت پروژه

PMO برنامه زمانبندي پروژه را تهيه و توزيع مي نمايد ، مديران را در مديريت منابع ياري مي رساند ، هشدارهاي لازم را در مورد ريسکها و روشهاي مقابله ارائه ميدهد ، برنامه ظرفيت استفاده از منابع را در سطح سازمان تدارک مي بيند تا حداکثر استفاده بهينه از منابع سازمان صورت پذيرد ، مستقيماً با سرمايه گذاران و ذي نفعان پروژه به اجراي توافقات پرداخته و استاندارهاي مديريت پروژه را اجرا مي کند.

 

  • پياده سازي دفتر مديريت پروژه حرفه اي در بين کارکنان، آموزش و هدايت تيم هاي پروژه سازمان

دفتر مدیریت پروژه  PMO مديران پروژه سازمان را در تمام زمينه هاي مديريت پروژه آموزش مي دهد ، هسته مديريت پروژه مشتمل بر کارکنان سازمان که در پروژه ها به عنوان مدير پروژه و برنامه ريز و کنترلر پروژه هستند را تشکيل مي دهد ، با اين تيم وسيله اي براي ايجاد و به اشتراک گذاشتن تخصصهاي مديريت پروژه فراهم مي آيد ، به نحوي آموزش ارائه مي شود که ناظران ، مديران مياني و مديران اجرايي هر کدام نقش خود را در ايجاد يک پروژه موفق حس کرده و متوجه باشند.

جهت کسب اطلاعات بیشتر درباره برنامه ریزی و کنترل پروژه اینجا کلیک نمائید.

 

  • اطلاع رساني به تيم مديريت پروژه و تيم هاي مديريتی با ارائه وضعيت ماهيانه پروژه هاي کلان سازمان

دفتر مدیریت پروژه PMO براي پروژه هاي سازماني ، پروژه هاي خاص و ساير پروژه ها گزارش ارائه مي نمايد، بهره وري را اندازه گيري مي نمايد و محيطي را در شبکه يا وب سايت براي ارائه وضعيت پروژه ها فراهم مي آورد.

 

  • مشخص کردن اختيارات مديريت پروژه با پياده سازي استانداردها و راه اندازي ابزارها

دفتر مدیریت پروژه PMO به کمک گروه مشاوران مشتمل بر مديران پروژه ، دستورالعمها و استانداردها را بهبود مي بخشد، ابزارهاي مديريت پروژه را براي استفاده در سطح کلان و سازماني تعيين مي نمايد ، پروژه هاي الگو و ساير نيازمنديهاي پروژه را فراهم مي نمايد.

 

مقالات مرتبط:

برنامه ریزی و کنترل پروژه

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه(PMIS)

سامانه مدیریت پروژه

مدیریت پروژه ناب

 

 

مطالب زیر را از دست ندهید

دیدگاهتان را بنویسید

درخواست مشاوره رایگان

    در صورت نیاز به مشاوره می توانید فرم را تکمیل نمایید و یا با ما در ارتباط باشید.

    فهرست مطالب