سامانه مدیریت پروژه

امروزه یکی از اصلی ترین نیازهای مدیران و صاحبان شرکت های کوچک و بزرگ توانایی مدیریت بر روی فعالیت های موجود در سازمان و سنجش میزان تطابق عملکرد سازمان با سیاست ها و استراتژی های تعریف شده در سطوح مختلف میباشد. این فعالیت ها چه به صورت وظایف گسترده و متمرکز در سطح افراد و واحدهای سازمانی و چه به صورت پروژه هایی کامل و ساختارمند در تمامی سازمان ها چه کوچک و چه بزرگ وجود دارند. با افزایش تنوع فعالیت های موجود در سازمان و گستردگی اهداف مورد نظر این چالش پیچیدگی های خاص خود را پیدا کرده و همواره کارشناسان به دنبال ابزارها و روش هایی هستند که بتوانند اطلاعات مربوط به عملکرد روزانه سازمان را به صورت یکجا مشاهده، تحلیل و مدیریت کنند.

فرایندهای مدیریت پروژه در استاندارد PMBOK

استاندارد مدیریت پروژه PMBOK (نسخه ششم) 47 فرایند مدیریت پروژه را در 5 گروه فرایندی آغازین، برنامه ریزی، اجرا، پایش و کنترل و خاتمه و 10 حوزه دانشی مدیریت یکپارچگی، محدوده، زمانبندی، هزینه، کیفیت، منابع، ارتباطات، ریسک، تدارکات و ذینفعان گنجانده است. در تصویر زیر کلیتی از فرایند های مدیریت پروژه و نحوه ارتباط آن با گروه های فرایندی و حوزه های دانشی را می بینید:

 

فرایندهای مدیریت پروژه در استاندارد PMBOK
فرایندهای مدیریت پروژه در استاندارد PMBOK

تعریف فرایند

یک فرآیند مجموعه به هم پیوسته‌ای از فعالیت‌ها می‌باشد که ورودی خاصی را به خروجی مد نظر تبدیل می‌کند و مکانیزم این تبدیل، ارزش افزوده برای سازمان را ایجاد می‌کند. به عبارت دیگر یک فرآیند شامل مجموعه ای از فعالیت‌های مختلف است که منجر به اجرای فرآیند در سازمان می‌شود. این مجموعه فعالیت‌ها ورودی (ها) را به خروجی ای که دارای ارزش افزوده برای سازمان است تبدیل میکند. خروجی هر فرایند می تواند ورودی فرایند (ها)ی دیگری نیز باشد که به این ترتیب ارتباط میان فرایند ها شکل خواهد گرفت.

چارچوب APQC

APQC مخفف American Productivity & Quality Center می‌باشد، چارچوب طبقه‌بندی فرآیند (Process Classification Framework)  یا PCF توسط مرکز بهره‌وری و کیفیت آمریکا ارائه شده است. با توجه به چارچوب APQC که یک مدل جهانی به منظور شناسایی و تحلیل فرآیندها می‌باشد، فرآیندها در ۵ سطح مختلف طبقه، گروه فرایند، فرایند، فعالیت و وظیفه تعریف می‌شوند. در این چارچوب که می‌توان آن را یکی از جامع ترین مدل های مرجع فرآیندی موجود در دنیای مدیریت دانست، تمامی فرآیندهای موجود در سازمان‌، تا حد امکان تا سطح فعالیت و وظیفه، شناسایی میشوند. با استفاده از آن می‌توان فرایندهای سازمان را شناسایی کرده و دریافت که این فرآیندها به چه شکلی انجام می‌شوند.

 BPMNچیست؟

BPMN که مخفف عبارت Business Process Modeling and Notation است به مجموعه ای از نمادها گفته می شود که برای مدل‌سازی فرآیندها استفاده می شوند. در حوزه مدیریت فرآیندها، BPMN از آنجا اهمیت می یابد که با ارائه شیوه‌ای استاندارد، طراحی و پیاده سازی فرآیندهای سازمانی را ساده سازی کرده و با ایجاد یک زبان مشترک میان استفاده کنندگان از مدل فرایندی (طراح، مالک فرایند، مشتری فرایند و…) قدرت بیان و درک صحیح از فرآیندها را ممکن ساخته است. از نکات مثبت دیگر BPMN می توان به این نکته اشاره کرد که می تواند زمینه مناسبی برای توسعه فرایند های طراحی شده و طراحی راهکارهای نرم افزاری بر اساس آن باشد. نسخه BPMN2 نسبت به نسخه اولیه خود، با ارائه قابلیت‌های بیشتر از پیچیدگی‌های فرایندی در محیط واقعی کسب وکار کاسته و ابزارهای بصری بیشتری برای کاربر فراهم نموده است. در شکل زیر نمونه ای واقعی از مدل سازی یک فرایند به وسیله زبان BPMN2 را مشاهده میکنید:

 

BPMNچیست؟
BPMNچیست؟

معرفی پراجکت سرور

پراجکت سرور ابزاری است که توسط شرکت مایکروسافت به این منظور طراحی و گسترش پیدا کرده است. این ابزار به شما امکان میدهد کلیه پروژه های سازمانی و یا وظایف تعریف شده برای افراد در واحدهای مختلف سازمان خود را مشاهده نمایید و در کنار مدیریت این وظایف و پروژه ها با دریافت میزان پیشرفت آنها به صورت لحظه ای از میزان تحقق اهداف خرد و کلان در سازمان خود مطلع شوید.

معرفی شیرپوینت

شیرپوینت یکی از رایج ترین نرم افزارهای موجود برای طراحی و ایجاد سامانه های درون سازمانی در یک بستر نرم افزاری و اطلاعاتی میباشد. نرم افزار شیرپوینت دارای امکانات بالایی به منظور طراحی فرم، اتصال فرم ها به فرایندهای مختلف، رابط کاربری جذاب، وجود وبسایت و پرتال، مکانی امن برای ذخیره سازی و سازمان دهی و اشتراک گذاری اطلاعات می باشد. با توجه به اینکه شیرپوینت یک نرم افزار BPMS نبوده و اساسا به منظور مدل سازی فرایند استفاده نمی شود، با استفاده از افزونه ای مانند نینتکس در شیرپوینت، امکان ایجاد گردش های کاری به منظور پیاده سازی فرایندهای سازمان ایجاد میگردد.

سامانه جامع مدیریت پروژه شرکت توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

سامانه جامع مدیریت پروژه (Enterprise Project Management) یا EPM، یک ساختار جامع اطلاعاتی مبتنی بر بستر شیرپوینت و پراجکت سرور بوده که علاوه بر ذخیره سازی اطلاعات پروژه ها، امکان مدیریت فرایندها و گردش های کاری تعریف شده در حوزه مدیریت پروژه را به کاربران داده و گزارشات این مجموعه بر روی ساختار هوش تجاری مبتنی بر Microsoft Power BI و SSRS تعریف شده است. کاربرد اصلی این سامانه به عنوان یک نرم افزار تحت وب و یکپارچه برای مدیریت پروژه های سازمان، مدیریت منابع، مدیریت هزینه ها و آنالیز سبد پروژه ها میباشد. همچنین کاربران در این سامانه قادر خواهند بود فرایندهای مربوط به حوزه مدیریت پروژه را تعریف و پیاده سازی نمایند، مستندات پروژه ها را به صورت متمرکز ذخیره سازی نموده و با رعایت ساختارهای امنیتی در صورت نیاز این موارد را به اشتراک گذارند. این سامانه به صورت On Premises و بر روی سرورهای کارفرما نصب شده و در شبکه (داخلی یا اینترنت بسته به نظر کارفرما) قابل دسترسی خواهد بود. معماری این سامانه به صورت Client server بوده و کاربران برای مشاهده اطلاعات تنها به مرورگر نیاز خواهند داشت. فرم های تعریف شده در سامانه همگی به صورت آنلاین و با ابزارهای استاندارد مانند BPC Power form و Nintex form بوده و فرایندها نیز با استفاده از Nintex Workflow پیاده سازی خواهند شد.

 

سامانه جامع مدیریت پروژه شرکت توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان
سامانه جامع مدیریت پروژه شرکت توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

شرح خدمات شرکت توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

به دلیل قابلیت های بالای این سامانه در پیاده سازی سیستم های مدیریت و پایش اهداف سازمانی معمولا برای رفع نیاز مدیران در سازمان های مختلف بسته به پیچیدگی ساختار درون سازمانی و نیز محتوای اهداف سازمانی گزینه های متعددی برای انتخاب پیش روی طراحان سیستم قرار میگیرد که طراحان میبایستی از بین این گزینه ها کاراترین مورد را انتخاب نمایند. این گزینه میبایست علاوه بر ارائه ساختار و یا معماری اطلاعاتی کارآمد، برای برطرف نمودن نیاز سازمان از تمام پیچیدگی های غیرضروری فاصله داشته و بتواند به  صورت کاملا شفاف تمام اهداف سازمانی را در سطح خرد و کلان سازمان پیاده سازی نماید تا تمامی مدیران در کلیه سطوح سازمانی قادر باشند از این اهداف سازمانی و سایر گزارشات موجود در سامانه برای پایش عملکرد واحد های خود و اخذ تصمیمات استراتژیک به خوبی بهره مند گردند. شرکت مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان، سامانه جامع مدیریت پروژه یا EPM را با اجرای مراحل زیر پیاده سازی میکند:

  • طراحی فرایندهای مدیریت پروژه برای سازمان بر اساس استاندارد PMBOK و مطابق اندازه، نیاز و بلوغ سازمان
  • مدل سازی فرایند های مدیریت پروژه مبتنی بر چارچوب APQC و زبان مدل سازی BPMN2
  • طراحی فرم ها و مدارک سازمانی مربوطه برای اجرای فرایند مدیریت پروژه در بستر شیرپوینت و پراجکت سرور
  • طراحی زیر ساخت SharePoint و Project Server به همراه Power BI و Office Online به شکل صحیح و اصولی و کانفیگ درست سرویس ها
  • ایجاد و طراحی فرایند ها و طراحی گردش کارهای تعریف شده با استفاده از افزونه نینتکس در بستر شیرپوینت
  • ایجاد یک ساختار اطلاعاتی شامل سایت ها، لیست ها و کتابخانه های مورد نیاز برای پیاده سازی فرایندها مبتنی بر بستر شیرپوینت و پراجکت سرور
  • ایجاد فرم های کارتابل و انجام تست های فرایندی
  • ایجاد سایر فرم های ورود اطلاعات
  • ایجاد ساختارهای دسترسی
  • ایجاد گزارشات در بستر POWER BI
  • طراحی رابط کاربری (UI)
  • تست نهایی و تحویل سامانه
  • فرایند آموزش به تیم داخلی کارفرما شامل دوره آموزش شیرپوینت و پراجکت سرور، دوره آموزش فرم و فرایند و هوش تجاری
شرح خدمات شرکت توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان
شرح خدمات شرکت توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

برخی از مهمترین قابلیت های موجود سامانه جامع مدیریت پروژه:

  • مدیریت زمان و وظایف

    • امکان مشاهده و ویرایش مستقیم برنامه زمانبندی
    • امکان مشاهده تاخیرات کلیه پروژه های سازمان
    • تعریف فعالیت های مورد نظر برای اعضای تیم های کاری
    • پیگیری انجام فعالیت ها بر اساس زمان فعالیت یا مهلت انجام
    • مشاهده وظایف هر فرد در یک کارتابل به صورت منسجم
    • اطلاع رسانی و یادآوری وظایف تعیین شده به افراد
    • ارزیابی میزان تحقق وظایف ارجاع شده به افراد از سطوح کلان سازمانی تا ریزترین سطوح
  • مدیریت هزینه

    • پیش بینی جریان نقدینگی
    • مشخص کردن تجمع هزینه های برآورد شده برای تعیین مبنای هزینه در تعیین بودجه
    • به روز رسانی جریان نقدی پروژه
    • تعیین قیمت تمام شده پروژه
    • تحلیل و پیش بینی های لازم برای هزینه های آتی در سناریوهای مختلف عملکردی
  • مدیریت ریسک

    • تعریف انواع فرم ها برای ورود اطلاعات ریسک های پروژه
    • تعریف میزان شدت و نوع ریسک
    • اتصال به سامانه مدیریت جلسات جهت بررسی هر ریسک
    • گزارشات آنلاین در خصوص شدت و اهمیت ریسک ها و گزارش Heat Map
    • ارجاع ریسک به افراد جهت پیگیری
    • امکان تعریف ساختارهای مختلف برای اطلاع رسانی در خصوص تبدیل ریسک به مشکل
    • توان فعال یا غیر فعال نمودن ریسک ها
    • بررسی میزان تطابق ریسک ها و مشکلات و عملکرد ساختار مدیریت ریسک
    • امکان دسته بندی ریسک ها و ثبت آن ها در سامانه مرکزی به تفکیک دسته و پروژه
    • امکان ثبت مستندات مربوط به هر ریسک
  • مدیریت منابع

    • توانایی مدیریت منابع در چند پروژه
    • تعیین میزان دسترسی به منابع در سبد پروه ها
    • توانایی تعریف منابع موجود و منابع مورد نیاز
    • گزارشات گروهی از میزان دسترسی به منابع
    • توانایی مشاهده مصرف منابع تا پایین ترین سطوح
  • مدیریت کیفیت

    • امکان مستندسازی، ابلاغ و انتقال مدارک کیفیت مانند ITP، RAM، Release not، گزارشات بازرسی و… در سیستم مدیریت مستندات
    • ارجاع گزارشات بازرسی و سایر مدارک کیفیت میان ارکان پروژه
  • مدیریت تدارکات

    • امکان ایجاد، گردش و مستندسازی درخواست های تامین و تدارکات
    • امکان انتقال درخواست های تامین میان ارکان پروژه و سایر نقش های سازمانی
    • اتصال مستقیم گزارش پیشرفت تجهیزات به داده های فرایند تامین و به روز رسانی آنلاین آن
    • امکان مشاهده آخرین وضعیت تامین تجهیزات در سازمان
  • مدیریت ذینفعان

    • امکان ارسال گزارشات اختصاصی برای ذینفعان مختلف پروژه
    • اطلاع رسانی مایلستون های مهم پروژه به ذینفعان کلیدی
    • اتصال به سامانه مدیریت جلسات جهت تعیین اقدامات بهبود مشارکت ذینفعان بر اساس میزان قدرت و منفعت
  • مدیریت یکپارچگی

    • ثبت تایم شیت روزانه

      • تهیه گزارشی دقیق از میزان زمان صرف شده بر روی فعالیت های مختلف به صورت روزانه
      • محاسبه راندمان افراد مختلف از طریق محاسبه میزان زمان لازم برای انجام هر فعالیت و نیز در نظر گرفتن میزان زمان حضور افراد در سازمان
      • قابلیت ورود میزان حقوق افراد و محاسبه میزان هزینه تمام شده هر فعالیت
      • امکان ورود ساعات اضافه کارکرد برای پرسنل
    • مدیریت مستندات پروژه در پراجکت سرور

      • مدیریت نسخ اصلی و فرعی منتشر شده بر روی سند (کلیه اسناد مربوط به پروژه شامل انواع نقشه ها، صورت وضعیت ها، اسناد مالی، اسناد اداری و…)
      • برقراری ارتباط اسناد با پروژه ها و سایت های مبتنی بر پراجکت سرور
      • مشاهده سوابق ویرایش های انجام شده بر روی سند
      • پیاده سازی انواع سیاست های شماره گذاری بر روی اسناد
      • ایجاد سیاست های امنیتی و دسترسی بر روی اسناد
      • سازگاری کامل با مجموعه آفیس
      • تنظیم اطلاع رسانی های مختلف در صورت تغییر و یا ارجاع سند
      • قابلیت باز کردن کتابخانه فایل ها بر روی ویندوز
      • جستجوی بسیار آسان در میان اسناد بر مبنای عناوین و محتویات سند، فرد ایجاد کننده، تاریخ ایجاد و…
      • تفکیک اسناد در آرشیو سازمانی بر مبنای نوع سند
      • دسته بندی اسناد پروژه براساس مدل های فرآیندی PMBOK
      • امکان ثبت وضعیت و مرحله مربوط به هر سند
    • سایت های پروژه ای

      • اختصاص یک سایت شیرپوینتی برای کنترل هر یک از پروژه ها
      • به اشتراک گذاری گزارش‌های کنترل پروژه، مستندات تحویل شدنی، محصولات پروژه، وقایع مربوط به پروژه، مشکلات، ریسک های پروژه و… توسط اعضای پروژه
      • ورود اعضای تیم پروژه با نام کاربری و پسورد و مجوزهای دسترسی تعریف شده
    • یکپارچگی پراجکت سرور با مایکروسافت پراجکت و کلیه نرم افزارهای آفیس

      • تعامل کامل مایکروسافت پراجکت و پراجکت سرور با یکدیگر
      • مشاهده و ویرایش فایل های آفیس و MSP هم بر روی وب و هم بر روی سیستم
    • پیاده سازی فرم ها و فرایندهای سازمانی در پراجکت سرور

      • امکان ذخیره سازی فرایندهای سازمانی توسط کاربر و شکل دهی سامانه مدیریت پروژه مطابق این فرایندها
      • توانایی ایجاد انواع فرم های استاندارد برای جمع آوری اطلاعات از سطح سازمان
      • پیاده سازی کلیه برنامه جلسات و اطلاعات صورتجلسات، مصوبات و پیگیری آن ها، گردش صورت وضعیت ها، فرایندهای تصویب نقشه ها و اطلاعات فنی و غیر فنی پروژه ها و… در این سامانه
    • امکانات گزارش گیری پیشرفته پراجکت سرور

      • ارائه گزارشات داشبوردهای مدیریتی یکپارچه که تمامی آنها در تعامل با یکدیگر هستند
      • نمایش اطلاعات مربوطبه پروژه ها از قبیل میزان پیشرفت و تاخیرات، کارکرد دوره ای پرسنل، هزینه ها و نرخ مصرف منابع مالی، مستندات دریافتی و ارسالی، ریسک ها و مشکلات و تاثیرات آنها بر پروژه ها
      • امکان ایجاد و تغییر این گزارشات توسط پرسنل سازمان بر اساس نیازها
    • آنالیز پورتفولیو

      • ارزیابی بازدهی سبد پروژه های مختلف سازمان با توجه به اهداف تعریف شده در سازمان و محدودیت های موجود
      • ارزیابی بازدهی سبد پروژه های مختلف سازمان از لحاظ میزان سرمایه گذاری و میزان منابع تخصیص یافته
      • امکان طراحی آنالیزهای مختلف به منظور مقایسه سبد پروژه ها ازجنبه های گوناگون
    • ثبت مشکلات اجرایی و توقفات کار

      • ارسال پیامک به مسئول واحد مربوطه جهت پیگیری رفع مشکل
      • توانایی محاسبه میزان تاثیر واحدهای سازمانی در توقفات کار
      • توانایی مطالعه دقیق بر روی مشکلات و در نظر گرفتن آن ها برای عملیات های بعدی
      • ایجاد خودکار گزارشات تاخیرات در محیط پروژه
      • بررسی و محاسبه هزینه فعالیت های مرتبط با هر مشکل
      • اتصال به سامانه ارزیابی عملکرد واحدهای سازمانی

سامانه مدیریت اطلاعات پروژه سپرومیس Sepromis PMIS

پسورد فایل : pdf

    مطالب زیر را از دست ندهید

    دیدگاهتان را بنویسید

    درخواست مشاوره رایگان

      در صورت نیاز به مشاوره می توانید فرم را تکمیل نمایید و یا با ما در ارتباط باشید.

      فهرست مطالب