مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

شرکت‌ مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

شرکت‌ مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

وبلاگ

استاندارد های مدیریت پروژه

استانداردهای مدیریت پروژه

هر پروژه ای از ابتدا تا انتها به نظارت و مراقبت نیازمند است. به طور خلاصه مدیریت پروژه یعنی دانش و تخصص و استفاده از منابع برای رسیدن به هدف هایی که در یک مدت زمان مشخص از قبل تعیین شده است. برای تضمین اجرای پروژه و مورد قبول بودن آن، لازم است استاندارد های مدیریت پروژه رعایت گردد. انتخاب استاندارد مناسب با پروژه و انطباق پروژه بر آن، از جمله مهمترین اقدامات برای مدیریت یک پروژه و چالشی مهم برای مدیران پروژه است.

استاندارد مدیریت پروژه چیست؟

استاندارد مدیریت پروژه

قبل از اینکه به سراغ استاندارد های مدیریت پروژه برویم، بهتر است اول به خود استاندارد بپردازیم.

استاندارد بیان کننده میزان انطباق با الزامات و قوانین از پیش تعیین شده است. استاندارد ها در پنج دسته‌ی زیر تقسیم می‌شوند:

▪️ استاندارد های شرکتی یا کارخانه ای

▪️ استانداردهای انجمنی یا صنفی

▪️ استانداردهای ملی یا کشوری

▪️ استانداردهای منطقه‌ای

▪️ استانداردهای بین‌المللی

استانداردها چگونگی اجرای درست فعالیت ها را تعیین میکنند. از استانداردهای مدیریت پروژه به منظور دستیابی به اهداف پروژه استفاده میگردد. همچنین افراد تیم پروژه استانداردها را بعنوان مرجع در نظر میگیرند و در هنگام بروز اختلافات به آنها رجوع میکنند.

استانداردهای جهانی، زبان مشترک برای برقراری ارتباط در سراسر جهان هستند. به همین علت مدیران پروژه بهتر است با استاندارد های مدیریت پروژه آشنا باشند و بهره گیری از این زبان مشترک، آنها را در پیشبرد اهداف پروژه یاری میرساند.

انواع استانداردهای مدیریت پروژه

تاکنون استاندارد های زیادی برای مدیریت پروژه تالیف شده است. در جدول زیر مشخصات 6 استاندارد معروف مدیریت پروژه عنوان شده است.

ردیف
عنوان اصلی استاندارد
مخفف استاندارد
عنوان فارسی استاندارد
نام سازمان مولف استاندارد
1
Project Management Body of Knowledge
PMBOK
پیکره دانش مدیریت پروژه
موسسه مدیریت پروژه (PMI)
2
Projects IN Controlled Environments, version2
PRINCE2
پروژه در محیط کنترل شده
AXELOS و دولت انگلستان
3
IPMA Competence Baseline
ICB
مبنای شایستگی انجمن بین‌المللی مدیریت پروژه
انجمن بین‌المللی مدیریت پروژه (IPMA)
4
ISO10006
ISO10006
ایزو 10006
سازمان بین المللی استاندارد سازی (ISO)
5
Organizational Project Management
OPM
مدیریت پروژه سازمانی
موسسه مدیریت پروژه (PMI)
6
Project Management Methodology
PM2
متدولوژی مدیریت پروژه
کمیسیون اروپا (EU)

در ادامه به معرفی مختصر استاندارد های عنوان شده، می‌پردازیم.

استاندارد PMBOK

در ابتدا لازم است بدانیم PMBOK آیین نامه نیست بلکه یک استاندارد است. چراکه آیین نامه با استاندارد متفاوت است و تفاوت‎‌شان در اجباری و اختیاری بودن اجرای آن است. اجرای آیین نامه اجباری و اجرای استاندارد اختیاری است.

این استاندارد توسط موسسه بین المللی و غیر انتفاعی مدیریت پروژهPMI  (Project Management Institute) در سال 1987تهیه و ارائه شده است. این موسسه استانداردهای زیادی در خصوص پروژه ارائه کرده است که معروف‌ترین آنها همان PMBOK است که به عنوان مرجع اصلی مدیریت کارامد و موثر پروژه ها مورد استفاده قرار میگیرد.

PMBOK  شامل الگوهای موفق و پذیرفته شده ای در مدیریت پروژه است و براساس تئوری تهیه و تنظیم نشده چراکه پم باک با همکاری خبرگان مدیریت پروژه تهیه گردیده است.

PMBOK مجموعه ای جامع از دانش مدیریت پروژه است که به توضیح کارهایی که در روند مدیریت پروژه باید انجام داد و آنها را چگونه باید یکپارچه کرد تا موثر باشند، میپردازد.

استاندارد PRINCE2

استانداردPRINCE2 یک متدولوژی برای انجام پروژه و مبتنی بر فرایند برای مدیریت پروژه است. این استاندارد برای مدیریت پروژه های عمومی مورد استفاده قرار می‌گیرد و راهی برای اجرایی کردن پروژه می‌سازد که این راهکار ها برای انجام پروژه ها کاملا منظم هستند. پرینس2  ابزاری برای مدیریت تغییر در سازمان ها و کسب و کارهایی است که دائما درحال تغییر هستند، مانند پروژه های IT.

پرینس2 از سه بخش اصلی اصول (چرایی)، مضامین (چه چیزی) و فرایند ها (چگونه) تشکیل شده است.

اصول پرینس2

استاندارد پرینس ۲ بر رعایت 7 اصول زیر در هر پروژه‌ای تأکید دارد. اگر این اصول رعایت نشود، پرینس ۲ اجرا نشده است.

1. بررسی، به روزرسانی و توجه دائمی به توجیه پذیری پروژه (انگیزه تجاری)

2. درس گرفتن از گذشته

3. تعریف مشخص و کامل مسئولیت ها و نقش ها

4. مدیریت مبتنی بر مرحله

5. مدیریت مبتنی بر سطوح

6. تمرکز بر محصول ها

7. مطابقت دادن استاندارد با پروژه (سفارشی سازی برای شرایط پروژه)

مضامین پرینس2

مضامین پرینس 2 حوزه‌هایی از مدیریت پروژه هستند که باید مداوم در طول پروژه مورد توجه قرار گیرند. که مبتنی بر اصول هستند و هنگام استفاده از فرایندها، در کل پروژه اعمال می‌شوند.

پرینس 2 دارای 7 مضمون است که عبارتند از:

1. پرونده تجاری (سند کسب و کار)

2. سازمان

3. کیفیت

4. برنامه‌ها

5. ریسک

6. تغییر

7. پیشرفت

فرایند های پرینس 2

فرایند های موجود در PPINCE2 عبارتند از:

1. راه اندازی پروژه

2. هدایت پروژه

3. شروع پروژه

4. کنترل مرحله

5. مدیریت تحویل محصول

6. مدیریت مرز (حدود) مرحله

7. اختتام پروژه

تفاوت PMBOK و PRINCE2

همانطور که گفته شد PMBOK روش های اجرای پروژه را توضیح میدهد اما PRINCE2 بخاطر اینکه طبیعتی متدولوژی گونه دارد گام به گام اجرایی کردن پروژه را توضیح میدهد. به عبارت دیگر پرینس 2 قبل از آنکه مشخص کند چه کارهایی را باید انجام دهید، چگونگی انجام کارهایی را که قرار است انجام دهید، مشخص میکند.

مسئله مهم این است که این دو استاندارد مکمل یکدیگرند به این دلیل که دو رویکرد متفاوت دارند و میتوانند یکدیگر را کامل تر کنند. از طرفی این دو استاندارد با یکدیگر سازگار و هماهنگ هستند و در کنار هم قرار گرفتنشان تناقضی ایجاد نمیکند.

استاندارد ICB

ICB یک مبنای شایستگی برای مدیریت پروژه است. این استاندارد شامل 46 عامل است که برای شایستگی مدیران پروژه لازم می باشد. این 46 عامل در 3 دسته تقسیم میشوند:

▪️ Technical Competences (شایستگی‌های فنی)

شامل ۲۰ عامل است و به توصیف عوامل بنیادین شایستگی مدیریت پروژه می پردازد.

▪️ Behavioural Competences (شایستگی‌های رفتاری)

این گروه شامل ۱۵ عامل رفتاری است. این گروه به ویژگی های رفتاری، اخلاقی و شخصیتی لازم برای مدیریت پروژه و مهارت های مدیر پروژه در ارتباط با سایر افراد درگیر در پروژه می پردازد.

▪️ Contectual Competences (شایستگی‌های شرایط محیطی پروژه)

این گروه شامل ۱۱ عامل برای هماهنگ شدن اقدامات پروژه با فضای پروژه می باشد. مسائل مالی، حقوقی، منابع انسانی، سازمانی و … از جمله عواملی هستن که به طور کامل داخل پروژه قرار نمیگرند ولی در عین حال فضای پروژه را شکل می‌دهند.

استاندارد ICB مبنایی برای دریافت گواهینامه های مدیریت پروژه در 4 سطح است:

▪️ IPMA Level A: برای مدیران طرح و پرتفولیو یا راهبر پروژه ها

▪️ IPMA Level B: برای مدیران پروژه‌های پیچیده‌ای که زیرپروژه و پیمانکار جزء دارند یا مدیر ارشد پروژه

▪️ IPMA Level C: برای مدیران پروژه‌های ساده‌ای که زیرپروژه و پیمانکار جزء ندارند یا مدیر پروژه

▪️ IPMA Level D: برای افرادی که مسئولیت کمک به مدیران پروژه، طرح یا پرتفولیو را دارند یا دستیار مدیر پروژه

استاندارد ISO10006

هدف از تدوین استاندارد ایزو 10006، ارائه راهنمایی هایی برای مدیریت کیفیت پروژه ها می باشد. این استاندارد برای کسانی کاربردی است که در مدیریت پروژه ها دارای تجربه هستند و نیاز دارند اطمینان حاصل کنند، سازمان آنها اصول و رویه های سری استانداردهای ایزو ۹۰۰۰ را اجرا کرده است.

کاربرد مدیریت کیفیت در پروژه ها از دو جنبه کاربرد دارد:

1. فرایندهای پروژه

2. محصول پروژه

برآورده نشدن هر یک از این دو جنيه، تأثیرات بسیار مهمی بر محصول پروژه، مشتری پروژه و سایر ذینفعان و سازمان پروژه خواهد داشت.

استاندارد OPM

مديريت پروژه سازماني چهارچوبی برای اجراي استراتژي است كه از مديريت پورتفوليو استفاده مي کند تا به شکلي مداوم طرح و پروژه و همچنين شيوه هاي توانمندساز سازمانی قابل پيش بيني استراتژی‌هاي سازماني را ارائه داده و منجر به ايجاد عملکرد بهتر، نتايج بهتر و همچنين ايجاد يک مزيت رقابتي پايدار گردد. موسسه PMI  این استاندارد را برای پیاده سازی اصول مدیریت پروژه در سطح سازمانی توسعه داده است.

مديريت پروژه سازماني به يكپارچه سازي موارد زیر مي پردازد:

▪️ دانش درخصوص فرآیندهای پروژه، طرح و پورتفوليو

▪️ استراتژی سازمانی (ماموریت، چشم انداز، اهداف و آرمان ها)

▪️ کارکنان (برخورداری از منابع شایسته)

▪️ فرایندها (پیاده سازی مراحل بهبود فرایند)

استاندارد PM2

متدولوژی PM² (با تلفظ پی ام اسکوئرد)، آخرین ویرایش آن درسال 2018 توسط کمیسیون اروپا (نهاد اجرایی اتحادیه اروپا) ارائه شده است. PMتنها متدولوژی رسمی مدیریت پروژه در اروپا می باشد که بر مبنای تجارب برتر مدیریت پروژه و مبتنی بر راهنماها، متدولوژی ها و استاندارد های PMBOK، PRINCE2، TEMPO ICB، CMMI و همچنین تجارب عملی شرکت ها و سازمان های اتحادیه اروپا تدوین گردیده است.

هدف PM2 توانمند ساختن مدیران پروژه است که با مدیریت موثر کل چرخه عمر پروژه، راه حل های اجرایی و منافع به سازمان هایشان برسانند. PM²  یک متدولوژی ساده و قابل اجرا است که اعضای تیم پروژه می توانند مطابق با نیازهای خاص خود آن را سفارش سازی کنند. متدولوژی PM² شامل یک برنامه آموزشی جامع (شامل کارگاه ها و جلسه های مربی گری)، مستندات آنلاین و یک گروه خبرگی فعال برای به کارگیری و تمرین (که در حال حاضر تنها در اتحادیه اروپا و تعدادی از موسسات اروپایی وابسته قابل دسترسی است) می باشد.

متدولوژی PM² موارد زیر را فراهم میکند:

▪️ ساختار حاکمیت پروژه

▪️ راهنماهای فرایندی

▪️ نمونه مستندات خروجی

▪️ راهنمایی برای استفاده از مستندات خروجی

▪️ یک رویکرد و خط مشی موثر

متدولوژی PM² اثربخشی مدیریت پروژه را به صورت زیر بهبود می بخشد:

▪️ بهبود ارتباطات و نشر اطلاعات

▪️ شفاف سازی انتظارات و نیازمندی ها در زودترین زمان ممکن در چرخه عمر پروژه

▪️ تعیین چرخه عمر پروژه (از فاز آغازین تا فاز خاتمه)

▪️ ارائه راهنماهایی برای برنامه ریزی پروژه

▪️ تعیین فعالیت های کنترل و پایش پروژه

▪️ ارائه پیشنهاداتی جهت خروجی ها و فعالیت های مدیریتی (مانند برنامه ها، جلسه ها و تصمیم ها)

▪️ برقراری ارتباط با روش های پروژه های چابک (PM² چابک)

فرایندهای مدیریت پروژه

ویرایش ششم استاندارد PMBOK مدیریت پروژه را در قالب 49 فرایندی که برای هر نوع پروژه ای میتوان استفاده کرد، توضیح میدهد. استاندارد PMBOK ویرایش ششم در سال 2017 منتشر گردیده است. در این مقاله فرایند های مدیریت پروژه مطابق استاندارد  PMBOK6th توضیح داده میشوند.

فرایندها در پم باک به دو صورت گروه بندی میشوند:

1. گروه های فرایندی (تقسیم فرایند ها براساس ماهیت)

2. حوزه های دانش (تقسیم فرایند ها براساس موضوع)

گروه های فرایندی

ویرایش ششم پیکره دانش مدیریت پروژه، 49 فرایند مدیریت پروژه را در 5 گروه که گروه‌های فرآیندی نام دارند، قرار می‌دهد. هر 5 گروه باید در تمام پروژه‌ها انجام شوند و نمیتوان هیچ گروهی را حذف کرد.

گروه های فرایندی عبارتند از:

1. آغازش (initiating)

2. برنامه ریزی (planning)

3. اجرا (executing)

4. نظارت و کنترل (monitoring and controlling)

5. خاتمه (closing)

در بسیاری از منابع، فرایند های پنج گانه فوق تحت عنوان مراحل یا فازهای پروژه براساس PMBOK آمده است. گروه‌های فرآیندی فعالیت‌های مرتبط با مدیریت پروژه هستند و برای هرکدام از گروه ها، احتمال برگشت به فازهای قبلی وجود دارد.

گروه های فرایندی به لحاظ مفهومی نوعی توالی دارند، ولی این نکته قابل توجه است که یکی پس از دیگری اجرا نمی‌شود و همپوشانی های فراوانی دارند.

گروه فرایندی پم باک (استاندارد pmbok)

شکل فوق نشان میدهد که گروه فرآیندی نظارت و کنترل در تمام مدت پروژه انجام می شود. البته حجم کار این گروه فرآیندی در ابتدا و انتهای پروژه به مراتب کمتر از زمان اجرا و به خصوص در اواسط دوران اجرا است.

نکته دیگر بحث برنامه ریزی است؛ اکثر افراد فکر میکنند که برنامه ریزی در آغاز پروژه انجام میشود و پایان می یابد، در حالی که اینگونه نیست و تقریبا تا انتهای پروژه ادامه دارد. البته در مورد این گروه نیز هرچه به پایان پروژه نزدیک تر شویم حجم کار آن کمتر می‌شود، زیرا با نزدیکتر شدن به پایان کار هم تغییرات پروژه کمتر می‌شود و هم روند افزایش شناخت پروژه کندتر می‌شود.

به منظور درک بهتر جایگاه گروه فرایندی برنامه ریزی، میتوان نمودار گروه های فرایندی را به صورت شکل زیر نشان داد.

جایگاه برنامه ریزی در گروه فرایندی pmbok

شکل فوق نشان میدهد که تا زمانی که برنامه ریزی اولیه کامل نشده باشد، نباید اجرا را شروع کرد. بعد از اینکه فرآیندهای آغازش انجام شوند، فرآیندهای برنامه ریزی و کمی بعد از آن فرآیندهای اجرا آغاز می‌شوند. این دو مجموعه فرآیند ادامه پیدا می‌کنند تا زمانی که انجام فعالیت ها به پایان برسد و تقریبا در این زمان فرآیندهای خاتمه آغاز می شوند. مجموعه فرآیندهای نظارت و کنترل بر تمام فرآیندهای برنامه ریزی و اجرا و قسمت عمده فرآیندهای آغازش و خاتمه احاطه دارند.

مراحل مدیریت پروژه براساس پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK6th)

مراحل مدیریت پروژه بر اساس pmbok

آغازش

در استاندارد پم باک گروه فرایندی آغازین گروهی از کارهای مقدماتی را که برای انجام پروژه لازم اند، انجام می دهند. این مرحله پروژه را تعریف و آماده برنامه ریزی میکند. آغازش دارای دو فرایند تدوین منشور پروژه و شناسایی ذی نفعان کلیدی است.

یکی از اسناد مهم پروژه، سند پروژه است. منشور رسمیت یک پروژه را تایید میکند که توسط تیم پروژه (سازمان متولی یا کارفرما) تهیه می شود. منشور پروژه باید توسط حامی مالی پروژه تایید شود.

از آنجایی که شناسایی ذینفعان بسیار با اهمیت است، بخشی از مرحله تعریف پروژه به حساب می آید.

برنامه ریزی

برنامه مدیریت پروژه یکی از مهمترین اسناد برنامه ریزی پروژه است. این برنامه پروژه را شبیه سازی میکند به طوری که باید پاسخ تمام مسائل پروژه را بدهد. روند برنامه ریزی بعد از تکمیل نسخه اولیه تمام نمیشود و در طول پروژه دائما تکرار می شود.

برنامه ریزی در پروژه در دو حالت انجام میگردد:

▪️ بعد از تکمیل گروه فرایندی آغازش

▪️ در صورت تایید شدن درخواست تغییری، لازم است این تغییر با فرایند های برنامه ریزی در برنامه ها اعمال شود.

برنامه ریزی پروژه به عهده تمام افراد تیم پروژه است نه فقط مدیر پروژه و کارشناسان برنامه ریزی. نکته مهم این است که مدیر پروژه اجازه ندارد تا قبل از تکمیل برنامه ریزی اولیه و برنامه ای عملی و واقع بینانه، اجرای پروژه را آغاز کند چراکه باعث اتلاف منابع پروژه شده و نیز احتمال شکست پروژه وجود دارد.

اجرا

اجرا یعنی تحقق برنامه مدیریت پروژه. از آنجایی که برنامه کارهایی را که باید انجام شود و نحوه انجام آنها را مشخص میکند، بنابراین در مرحله اجرا باید کارهایی که در زمان برنامه ریزی مشخص شده است، انجام شود.

هنگام اجرا اگر در برنامه مشکلی پیدا شد باید درخواست تغییر صادر شود و در صورت تایید آن، برنامه اصلاح شود و نباید بدون صدور درخواست تغییر، برخلاف برنامه کاری انجام گردد.

نظارت و کنترل

ممکن است انحرافاتی در پروژه به خاطر عدم قطعیت های پروژه به وجود آید. لذا گروه فرایندی نظارت و کنترل از یک طرف هماهنگی اجرا و برنامه و از طرف دیگر موثر بودن برنامه را بررسی میکند.

در زمان نظارت و کنترل باید مقادیر عملکرد واقعی محاسبه و آنها با مقادیر برنامه ریزی شده مقایسه گردد.

خاتمه

تکمیل فعالیت ها و تحقق محصول پروژه به منزله پایان پروژه نیست؛ چراکه باید فرایند های گروه خاتمه انجام شود (حتی اگر پروژه قبل از تکمیل، لغو شده باشد) تا پروژه پایان پذیرد.

از جمله کارهایی که در فرایند خاتمه انجام می‌شود عبارتند از:

▪️ دریافت تایید رسمی کارفرما برای تکمیل پروژه

▪️ ارزیابی رضایت کارفرما

▪️ تسویه حساب های مالی پروژه

▪️ اختتام تمام تدارکات زیر مجموعه پروژه

▪️ آزاد سازی منابع پروژه

▪️ تحلیل و مستند سازی میزان موفقیت و کارایی پروژه

▪️ تدوین و منتشر کردن گزارش نهایی پروژه

حوزه های دانش مدیریت پروژه

حوزه های دانش مدیریت پروژه در استاندارد pmbok

این گروه، فرایند های مدیریت پروژه را به 10 حوزه دانش بر اساس موضوع تقسیم میکند که به درک بهتر از انواع مهارت های لازم برای مدیریت پروژه ها کمک میکند.

حوزه های دانش عبارتند از:

1. مدیریت یکپارچگی پروژه

2. مدیریت گستره پروژه

3. مدیریت زمان پروژه

4. مدیریت هزینه پروژه

5. مدیریت کیفیت پروژه

6. مدیریت منابع پروژه

7. مدیریت ارتباطات پروژه

8. مدیریت ریسک پروژه

9. مدیریت تدارکات پروژه

10. مدیریت ذی نفعان پروژه

مدیریت یکپارچگی پروژه

در حوزه مدیریت یکپارچگی پروژه کارهایی از ترکیب اقدامات حوزه های مختلف انجام میشود. لازم است برنامه های تمام حوزه ها در این حوزه یکپارچه شود. این برنامه یکپارچه برنامه مدیریت پروژه نامیده می شود. باید این برنامه را برای اجرا و کنترل به کار برد. تغییرات نیز در همین حوزه کنترل میشوند، به خاطر اینکه لازم است تاثیر تغییرات را قبل از تایید یا رد در تمام حوزه ها سنجید.

مدیریت گستره پروژه

ویژگی ها و عناصر سازنده محصول نهایی پروژه گستره محصول نام دارد. پس از شناسایی گستره محصول ، گستره پروژه شکل میگیرد. گستره پروژه مشخص میکند که در پروژه باید چه اقداماتی انجام شود. نباید کاری از قلم بیفتد و همچنین نباید کار اضافه ای انجام شود.

در این حوزه، گستره پروژه طی چند فرآیند به تدریج تعریف و سپس کارهای اجرایی کنترل میشوند تا مشخص شود که مطابق گستره برنامه ریزی شده پروژه انجام شده است یا خیر. مهمترین خروجی این حوزه، ساختار شکست کار (WBS) پروژه است.

مدیریت زمان پروژه

حوزه مدیریت زمان پروژه، عملکرد زمانی پروژه را مدیریت و تکمیل به موقع آن را تضمین میکند. در این حوزه ابتدا اطلاعات لازم برای تهیه برنامه زمان بندی یا اصطلاحا مدل زمانبندی جمع آوری میشود. پس از تهیه مدل زمانبندی لازم است خط مبنا به منظور مقایسه عملکرد واقعی با خط مبنا، ذخیره گردد.

پس از شروع اجرای پروژه، لازم است مطابقت اجرا با برنامه ریزی از نظر زمانی کنترل گردد تا در صورت انحراف از برنامه فرایند صدور درخواست تغییر و اصلاح برنامه انجام شود.

مدیریت هزینه پروژه

مدیریت هزینه پروژه با هزینه ها و بودجه ی بخش های مختلف پروژه سر و کار دارد و مانند سایر حوزه ها حوزه‌ی مستقلی نیست و ارتباط تنگاتنگی با سایر حوزه ها دارد. در این حوزه هزینه و بودجه پروژه برنامه ریزی می‌شود و سپس هزینه واقعی پروژه با برنامه ریزی انجام شده مقایسه میشود و درصورت وجود انحراف لازم است در قالب درخواست تغییر اصلاحات لازم انجام شود.

مدیریت کیفیت پروژه

در این حوزه کارهایی که لازم است برای تحقق کیفیت کارهای پروژه انجام گردد، برنامه ریزی میشود. سپس باید کنترل کیفیت و تضمین کیفیت انجام شود تا از انجام با کیفیت پروژه مطمئن شویم و درصورت نیاز، اصلاح یا بهبود برنامه انجام شود.

مدیریت منابع پروژه

مدیریت منابع پروژه شامل فرآیندهایی برای شناسایی، کسب و مدیریت منابع مورد نیاز برای موفقیت پروژه است. این فرآیندها کمک می کند تا مطمئن شویم که منابع مناسب در زمان و مکان مناسب در اختیار مدیر پروژه و تیم پروژه قرار خواهند گرفت.

فرآیندهای مدیریت منابع پروژه عبارتند از:

▪️ برنامه ریزی مدیریت منابع

▪️ برآورد منابع فعالیت

▪️ فراهم آوری منابع

▪️ توسعه تیم

▪️ مدیریت تیم

▪️ کنترل منابع

مدیریت ارتباطات پروژه

از جمله مهمترین مشکلات پروژه ها، کم توجهی مدیر پروژه به ارتباطات است. بنابراین لازم است مدیر پروژه 90% زمان خود را صرف ارتباطات کند. در این حوزه نحوه برقراری ارتباط با ذینفعان مختلف برنامه ریزی میشود. در طول مدت پروژه به برقراری ارتباط و اثر بخش بودن آن نظارت میگردد.

مدیریت ریسک پروژه

در این حوزه ابتدا شیوه مدیریت ریسک تعیین میگردد. پس از شناسایی و تحلیل ریسک ها، مهمترین آنها انتخاب میشود. پس از تعیین ریسک های مهم برای آنها برنامه ریزی لازم جهت تحت کنترل بودن ریسک ها انجام میشود. نتایج این حوزه معمولا در برنامه های دیگر از جمله برنامه های زمان و هزینه لحاظ میگردد.

مدیریت تدارکات پروژه

در استاندارد PMBOK6th تدارکات عبارت است از هر کالا، خدمات یا دانشی که در قالب قرارداد خریداری شود. در این حوزه قسمت هایی از کار پروژه که لازم است در قالب تدارکات انجام شود، مشخص و اسناد لازم برای هرکدام از آنها تهیه گردد. سپس اجرای برنامه کارهای تدارکاتی براساس برنامه آغاز میشود و تحت نظارت قرار میگیرد تا در صورت نیاز به اصلاح، درخواست تغییر صادر شود. قابل توجه است که در پایان هر کار تدارکاتی لازم است قرارداد رسما خاتمه داده شود.

مدیریت ذی نغعان پروژه

به فرد یا سازمانی که از پروژه تاثیر میپذیرد و میتواند بر آن تاثیر بگذارد، ذینفع گفته میشود. هدف در این حوزه این است که در طول پروژه ذینفعان را راضی نگه داریم چراکه برای پیشبرد پروژه به حمایتشان نیاز است. بنابراین مدیریت ذینغعان یکی از مهمترین مسئولیت های مدیر پروژه است، زیرا تاثیر زیادی در موفقیت یا شکست پروژه دارند.

مختصری درباره پیکره مدیریت دانش ویرایش هفتم (PMBOK7th)

پیکره مدیریت دانش ویرایش هفتم (PMBOK7th)

آنچه تاکنون گفته شد بررسی فرایند های مدیریت پروژه در دو دسته گروه های فرایندی و حوزه های دانش بر اساس استاندارد PMBOK6th بود. آخرین نسخه استاندارد PMBOK در سال 2021 تحت عنوان PMBOK7th توسط PMI منتشر گردید.

PMBOK7th با نسخه های قبل تفاوت های زیادی دارد. پیش از این ویرایش جدیدی از این استاندارد که منتشر میشد، ویرایش قبلی منقضی و بی اعتبار میشد. اما با وجود انتشار نسخه پم باک 7، نسخه پم باک 6 همچنان معتبر است و سرفصل های آزمون PMP ترکیبی از هردو استاندارد PMBOK6th و PMBOK7th است.

تفاوت های پیکره مدیریت دانش ویرایش ششم و هفتم (PMBOK6th و PMBOK7th)

تفاوت های پیکره مدیریت دانش ویرایش ششم و هفتم (PMBOK6th و PMBOK7th)

در نسخه هفتم پم باک، این استاندارد به دو بخش استاندارد و راهنما تقسیم شده است.

بخش 1) استاندارد

مقدمه ی این بخش شامل سیستم تحویل ارزش (Value Delivery System) و اصول مدیریت پروژه است. چرا که یکی از مهمترین تفاوت های ویرایش 6 و 7 پی ام باک، توجه به موضوع ارزش است. در واقع در ویرایش 7 بدنبال پاسخ به سوال “چرا پروژه را انجام میدهیم؟” هستیم و لازم است قبل از در نظر گرفتن پروسه های مدیریت پروژه، ارزشی که قصد تولید آن را در پروژه داریم مشخص کرده باشیم.

ارزش چیزیست که ذینفعان پروژه دنبال آن هستند و نیازی است که توسط پروژه برطرف میشود مانند: امنیت، اعتبار، سود مالی و… . بنابراین پم باک 7 بر این موضوع تاکید دارد که در طول اجرای پروژه، هدف نباید صرفا به پایان رساندن پروژه به هر طریقی باشد بلکه باید ارزش در نظرگرفته شده ایجاد گردد و قربانی زمان و هزینه و … نگردد.

پیش از این پروژه هایی وجود داشت که بخاطر عدم قطعیت های بالا، پیاده سازی 49 فرایند ویرایش ششم پم باک در آن ممکن نبود. ویرایش هفتم پم باک دارای دیدگاه کل نگرتر است و روش‌های انجام پروژه و نتایج حاصله را همزمان در آن‌ها در نظر می‌گیرید. مطابق PMBOK7th لازم است 12 اصل زیر رعایت شود:

1. مباشرت

2. تیم

3. ذینفعان

4. ارزش

5. تفکر سیستمی

6. رهبری

7. اختصاصی سازی

8. کیفیت

9. پیچیدگی

10. ریسک

11. سازگاری و انعطاف پذیری

12. تغییر

بخش 2) راهنما

همانطور که گفته شد در ویرایش ششم پم باک، 5 گروه فرایندی و 10 حوزه دانش وجود دارد. ویرایش هفتم پم باک با تاکید بر عدم اهمیت نوع رویکرد مدیریت پروژه، 8 دامنه عملکردی (Performance Domains) زیر را معرفی میکند که ترکیبی از گروه های فرایندی و حوزه های دانش ویرایش ششم است.

1. ذینفعان

2. تیم

3. رویکرد توسعه و چرخه عمر پروژه

4. برنامه ریزی

5. کارهای پروژه

6. تحویل دادن

7. اندازه گیری

8. عدم قطعیت

در آخر لازم است بگوییم که PMBOK6th را نباید در مقابل PMBOK7th دید. مواردی که در پم باک هفتم مطرح می‌شود برای همه‌ی پروژه‌ها صادق است. ویرایش هفتم پم باک می‌گوید برای مدیریت پروژه‌ ها، باید اصولی را رعایت کنید. اما برای مدیریت پروژه بر اساس روش قابل پیش‌بینی (predictive)، ویرایش ششم پم باک می‌تواند مورد استفاده قرارگیرد.

مطالب زیر را از دست ندهید

دیدگاهتان را بنویسید

درخواست مشاوره رایگان

    در صورت نیاز به مشاوره می توانید فرم را تکمیل نمایید و یا با ما در ارتباط باشید.

    فهرست مطالب