داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد اتومبیل را تصور کنید. چه چیزهایی را به شما نشان می دهد؟ چه اطلاعاتی را در اختیار شما قرار می دهد؟ دور موتور، سرعت، مقدار بنزین باقی مانده، آب رادیاتور و… اطلاعاتی است که داشبورد اتومبیل به صورت خلاصه و کارآمد به شما میدهد. داشبورد مدیریتی نیز چنین است؛ درست مانند داشبورد اتومبیل. بدین منظور که اطلاعات مختصر و مفیدی را برای تصمیم‌گیری دراختیار مدیران سازمان ها قرار می دهد. مدیران مایل‌اند بدون استفاده از داده های زیاد و انبوه، در یک گزارش اجمالی و جامع، سازمان خود را آنالیز کنند.

تعریف داشبورد مدیریتی

داشبورد مدیریتی (management dashboard) یک ارائه بصری و قابل فهم است که شاخص های کلیدی عملکردی (Key Performance Indicators یا به اختصار KPI) را که یک سازمان برای بررسی و ارزیابی فعالیت های خود در مسیر رسیدن به اهداف تعیین شده تعریف میکند، نشان میدهد.

به زبان ساده، داشبورد مدیریتی با استفاده از داده های ورودی، اطلاعات مهمی را که یک مدیر برای تصمیم‌گیری لازم دارد،  در قالب نمودارهایی ارائه میدهد.

شاخص کلیدی عملکرد (KPI) در داشبورد مدیریتی

KPI ابزاری برای ارزیابی عملکرد عوامل مختلف کسب و کار است که نشان دهنده میزان دستیابی سازمان به اهدافش است. شاخص های کلیدی عملکرد یک معیار مهم در ایجاد داشبوردهای مدیریتی است که باید هماهنگ و هم‌راستا با هدف سازمان باشد.

برای انتخاب شاخص های کلیدی عملکرد بهتر است از معیار پنجگانه SMART استفاده شود. KPI باید «Specific» یا مشخص و شفاف،«Measurable» یا قابل اندازه گیری، «Achievable» یا قابل دستیابی، «Realistic» یا واقع بینانه و منطقی و «Time-Bound» یا دارای محدودیت زمانی باشد.

همچنین برای انتخاب KPI های داشبورد مدیریتی میتوانید از مدیران کمک بگیرید تا از خواسته های آن‌ها از داشبورد مدیریتی آگاهی یابید.

آیا داشبورد همان گزارش ساز است؟

اغلب افراد تصور می‌کنند که داشبوردها همان گزارش سازها هستند اما اینگونه نیست و هر کدام کاربرد خاص خود را دارد. داشبورد یک روش ارائه بصری داده ها و اطلاعات مهم سازمان است که مدیران برای تصمیم گیری از آن استفاده می‌کنند. در حالیکه گزارش ساز نرم افزاری برای طراحی و تهیه گزارش ها در سطوح مختلف سازمان است.

تفاوت داشبورد با گزارش های سنتی

گزارش های سنتی اغلب با گزارش سازها تهیه می گردند و گزارشاتی را با جزئیات بیشتر و عمیق‌تر ارائه میدهند. با استفاده از داشبورد ها میتوان از وضعیت کلی سازمان در یک نگاه باخبر گشت در حالیکه  از گزارش های سنتی برای نظارت سریع و تصمیم گیری استفاده نمیشود، بلکه به منظور بررسی جزئی تر و عمیق تر موضوع قابل استفاده است.

داشبورد های مدیریتی اطلاعات حیاتی و مهم سازمان و نقاط کلیدی و بحرانی را نمایش می دهند و تا حد امکان از نمایش جزئیات پرهیز می‌کنند ولی گزارش های سنتی بر نمایش جزئیات بیشتر و دقیق تر تمرکز دارند و برای مستند سازی و بایگانی اطلاعات به کار می‌روند.

انواع داشبورد مدیریتی

4 نوع داشبورد مدیریتی داریم:

▪️ داشبورد استراتژیک که بر استراتژی های بلند مدت و معیارهای سطح بالا تمرکز دارد.

▪️ داشبورد عملیاتی که بازه‌های زمانی کوتاه‌تر و فرآیندهای عملیاتی را نشان می‌دهد.

▪️ داشبورد تحلیلی که شامل مقادیر زیادی از داده است که بوسیله تحلیلگران ایجاد می‌شود.

▪️ داشبورد تاکتیکی که مدیران میانی برای پیگیری عملکرد استفاده می‌کنند.

داشبورد استراتژیک (Strategic Dashboard)

همانطور که گفته شد داشبورد استراتژیک یک ابزار گزارش گیری به منظور نظارت بر استراتژی های بلند مدت سازمان است که عمدتا توسط مدیران ارشد کسب و کارهای مختلف استفاده می شود بدین منظور که اعضای ارشد یک سازمان بتوانند مشکلات استراتژیک را تقریبا سریع بفهمند و گزارش های استراتژیک جامعی را با داده های تحلیل شده ارائه دهند.

داشبوردهای استراتژیک، با استفاده از تصاویر و داده‌های ایستا و اطلاعات دوره‌ های گذشته تهیه می‌شوند و شاخص های کلیدی عملکرد را در بازه‌های زمانی تعیین‌شده مانند ماهانه، فصلی یا سالانه ارائه می دهند و باعث کاهش هزینه های عملیاتی میشوند.

بعنوان مثال یکی از داشبورد های استراتژیک، داشبورد فروش است. در این داشبورد شاخص های کلیدی عملکرد فروش مانند تعداد فروش، درآمد، سود و هزینه ها در نظر گرفته می‌شود. مدیران ارشد باید با با دقت این داشبورد را بررسی و نظارت کنند تا از تحقق اهداف تعیین شده اطمینان حاصل کنند.

در تصویر زیر داشبورد فروش ماه گذشته برای سازمانی، قابل مشاهده است.

همانطور که مشاهده میشود این داشبورد وضعیت کلی فروش را در ماه گذشته نشان میدهد. هدف اصلی یک استراتژی فروش باید افزایش درآمد و سود سازمان باشد که با استفاده از در نظرگیری داده های گذشته این داشبورد به مدیران کمک میکند تا وضعیت را تجزیه و تحلیل کنند و برای رسیدن به هدفشان راه حل های مناسبی ارائه دهند.

داشبورد عملیاتی (Operational Dashboard)

داشبورد عملیاتی یکی از انواع داشبوردهایی است که برای نظارت و مدیریت عملیات استفاده می شود. تفاوتی که این نوع داشبورد با داشبوردهای استراتژیک دارند، افق زمانی کوتاه تر آن ها و نمایش جزئیات بیشتر است. از آنجایی که تمرکز آنها روی بررسی و پیگیری فرآیندهای عملیاتی است، معمولا توسط مدیران عملیاتی استفاده می شوند.

استفاده از داده های لحظه ای در داشبوردهای عملیاتی موجب جلوگیری سریع مشکلات در سازمان میشود که این موضوع به پویایی سازمان ها کمک می‌کند.

یکی از کاربردهای داشبورد عملیاتی، داشبورد تولید است. این داشبورد یک نمای کلی از عوامل مربوط به تولید، مانند حجم تولید، مقدار سفارش، اقلام برگشتی و عملکرد ماشین ها ارائه می دهد. این اطلاعات می‌تواند به تولیدکنندگان در فهمیدن مشکلات بالقوه ای که باعث آسیب رساندن به تولید میشود، کمک کند. در تصویر زیر نمونه ای از داشبورد تولید قابل مشاهده است.

با نگاهی دقیق تر به این داشبورد، ابتدا حجم تولید و مقدار سفارش نمایش داده شده است که به تولید کننده کمک میکند تا درک کند که از نظر تولید و قابلیت استفاده از ماشین آلات به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه چه انتظاری دارد.

همچنین با توجه به اینکه ماشین آلات یکی از عوامل حیاتی شرکت های تولیدی هستند، میتوان با نظارت بر عملکرد آنها برای نگهداری و تعمیرات آنها برنامه ریزی کرد. اقلام برگشتی نیز یکی دیگر از مسائل مهم هر شرکت تولیدی است زیرا میزان کیفیت خدمات و محصولات شما را بیان میکند. با بررسی دلایل بازگشت اقلام و رفع آنها میتوان به افزایش رضایت مشتریان و درنتیجه افزایش سود حاصله کمک کرد.

داشبورد تحلیلی (Analytical Dashboard)

داشبورد تحلیلی فصل مشترک داشبورد استراتژیک و عملیاتی است که تحلیلگران آن‌ها را به مدیران میانی ارائه می‌دهند. کاربرد داشبورد های تحلیلی، شناسایی روند تغییرات عوامل مختلف است.

هنگام رویارویی با حجم وسیعی از اطلاعات طبقه بندی شده گذشته، داشبورد های تحلیلی به منظور تجزیه و تحلیل و مصور سازی آن ها کارا هستند.

یکی از داشبورد های تحلیلی، داشبورد هزینه های بخش تدارکات است. بخش تدارکات حجم زیادی از داده ها را مدیریت می کند و تحلیلگران با استفاده از تجزیه و تحلیل هزینه های تدارکات، می توانند اطلاعات ارزشمندی به منظور صرفه جویی در زمان ارائه دهند. در تصویر زیر نمونه ای از داشبورد تحلیلی هزینه های بخش تدارکات قابل مشاهده است.

این داشبورد روند عوامل مختلفی را مانند هزینه خرید سفارشات، پس انداز و … در یک بازه زمانی خاص نمایش میدهد. داشبوردهای تحلیلی و تجزیه و تحلیل آن برای بخش تدارکات لازم است زیرا بخش تدارکات داده ها را از منابع مختلف جمع آوری میکند و به منظور بهینه سازی و مدیریت هزینه ها، استفاده از این نوع داشبورد سودمند می باشد.

داشبورد تاکتیکی (Tactical Dashboard)

داشبوردهای تاکتیکی برای تجزیه و تحلیل و نظارت بر فرآیندهای انجام شده در سازمان کاربرد دارند و مدیران میانی از این داشبوردها استفاده می‌کنند.

داشبورد تاکتیکی از نظر نمایش جزئیات بین داشبورد استراتژیک و عملیاتی قرار دارد و نسبت به داشبوردهای عملیاتی داده‌های بیشتری را نمایش می‌دهد.

داشبورد مدیریت پروژه فناوری اطلاعات، نمونه ای از داشبوردهای تاکتیکی است. در تصویر زیر نمونه ای از این داشبورد قابل مشاهده است. در این داشبورد وضعیت کلی یک پروژه با جدول زمانی مشخص، پیشرفت کلی و میانگین زمان انجام وظایف و … نمایش داده شده است.