دفتر مدیریت پروژه (PMO) چیست؟
سه عنصر اساسی در هر کسب و کار، نيروی انسانی، فرايندها و محصولات می باشد. در واقع به منظور کارکرد بهينه سازمان بايد اين سه بعد به خوبی طراحی شده و با يکديگر به صورت تعاملی کار نمايند. بديهی است در صورت نقص در هر يک از اين عناصر و يا عدم تعامل مناسب با يکديگر اين چرخه معيوب بوده و کارايی لازم را نخواهد داشت. در بين اين سه عامل فرايندها از اهميت فوق العاده ای برخوردارند، چه بسا فرايندهای نامناسب ابزارها و منابع انسانی را دچار تغييرات مخربی نموده و می تواند کل کسب و کار را تحت الشعاع خود قرار دهد. از سوی ديگر در صورتی که فرايندها به صورت جامع طراحی و پياده سازی شده باشند ميتوانند مسير ارتقا و بهبود عملکرد نيروی انسانی و توليد را فراهم سازند. در اين راستا مباحثی همچون ايجاد دفتر مدیریت پروژه، در کلیه سازمان ها اعم از پروژه محور، تولیدی و خدماتی مطرح می گردد که وظيفه اصلی رشد و بلوغ مديريت پروژه را در سازمان بر عهده دارد.
به جرأت می توان ادعا نمود، از مهمترین مشکلات و ضعف های اجرای پروژه های کلان، فقدان نظام جامع مدیریت پروژه در آنهاست. اجرای یک پروژه، مستلزم ارتباطات فراوانی میان تمامی مجریان آن است که انجام برنامه ریزی، تخمین هزینه ها، کنترل آنها و گزارش وضعیت پیشرفت پروژه ها جزو اهم این کارهاست.
امروزه در دنیا اجرای این امور در قالب سازمان ها و پروژه ها، بر عهده دفتر مدیریت پروژه (Project Management Office یا PMO) در سازمان است که این خدمات را مستقیما در اختیار واحدهای اجرایی قرار می دهد. این واحد اطلاعات لازم را جهت تصمیم گیری در اختیار تیم پروژه قرار داده و کنترل بخش های مهندسی، ساخت و نصب، تدارکات و راه اندازی پروژه را انجام می دهد.
راه اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) از مهمترین اقداماتی است که می تواند به منظور متمرکز سازی و ایجاد نظامی یکپارچه در فرایندهای مدیریت پروژه سازمان به کار گرفته شود. دفتر مدیریت پروژه به دنبال آن است که تنوع سیاست ها و رویه های کاری در پروژه ها را به حداقل رسانده و استانداردها و روال هایی را به صورت یکپارچه و منسجم در تمامی پروژه های سازمان ایجاد نموده و توسعه دهد.
با راه اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) در کنار سایر بخش های سازمان تلاش می شود تا از بهبود عملکرد پروژه ها در زمینه های مختلفی چون محدوده، کیفیت، هزینه، زمان و رضایت مشتریان اطمینان حاصل شود و پروژه ها به استفاده از فرایندها، رویه ها، ابزارهای سازگار و کارآمد در مدیریت پروژه ترغیب شوند تا منافع سازمان در مدیریت مؤثرتر در پروژه ها تضمین گردد.
یکی از مهمترین چالش های سازمان‌های پروژه محور، راه اندازی مناسب این دفاتر است که بسته به نوع و فعالیت سازمان می تواند بسیارمتفاوت باشد. در عمل، کارکرد این دفاتر مانند کارکرد برج مراقبت فرودگاه هاست، در برج مراقبت کسی خلبانی نمی کند ولی بدون آنها عواقب خطرناکی در انتظار هواپیماها خواهد بود.
آنچه در این مقاله می‌خوانید
مدیریت پروژه چیست
پیش از تعریف مدیریت پروژه، قصد داریم چیستی و ویژگی های یک پروژه را تشریح کنیم. طبق استاندارد مدیریت پروژه PMBOK ، پروژه یک تلاش موقتی است که برای ایجاد یک محصول، خدمت یا نتیجه منحصربه‌فرد انجام می‌شود.
▪️ یک پروژه موقتی است به دلیل اینکه زمان شروع و پایان مشخص و بنابراین محدوده و منابع تعریف‌شده دارد.
▪️ یک پروژه منحصربه‌فرد است به دلیل اینکه یک عملیات تکراری و روتین نیست بلکه مجموعه خاصی از فعالیت‌هاست که برای دستیابی به یک هدف واحد طراحی شده است؛ بنابراین معمولاً تیم پروژه شامل افرادی است که همیشه باهم کار نمی‌کنند. گاهی اوقات از سازمان‌های مختلف و از مکان‌های جغرافیایی متفاوت هستند.
اکنون می توانیم به سوال “مدیریت پروژه چیست؟“، پاسخ دهیم:
مدیریت پروژه، به کار بردن دانش، مهارت، ابزار و تکنیک ها در فعالیت های پروژه برای دستیابی به اهداف خاص پروژه با توجه به معیار‌های پذیرش پروژه در چهارچوب پارامتر‌های مورد توافق است. مدیریت پروژه محدود به یک مقیاس زمانی و بودجه محدود است. استاندارد مدیریت پروژه PMBOK فرآیند های مدیریت پروژه را در پنج گروه آغازین، برنامه ریزی، اجرا ، کنترل و خاتمه دسته بندی کرده است.
وظایف مدیر پروژه
مهمترین وظایف مدیر پروژه عبارتند از:
▪️ برآورد مدت زمان و بودجه پروژه
▪️ ارزیابی پروژه و پیشرفت ها و نتایج آن به صورت مستمر
▪️ درک اصول مدیریت کیفیت و هم راستا نمودن فعالیت‌های پروژه در رابطه با آنها
▪️ ارائه گزارش پیشرفت پروژه به همه ذینفعان پروژه
▪️ مشارکت در فرایند مدیریت ریسک‌های پروژه
▪️ مشارکت در فرایند مدیریت مشکلات و موانع اجرایی پروژه
▪️ نظارت بر فعالیت‌های پروژه و کنترل پیشرفت آن
▪️ برآورد منابع انسانی موردنیاز پروژه و اعلام به واحد منابع انسانی جهت انجام مراحل جذب و استخدام
▪️ تعیین نیازهای آموزشی کارکنان و اعلام به واحد آموزش در صورت نیاز به آموزش
▪️ بررسی و تائید پیمانکاران
▪️ تهیه و ارائه گزارش‌های پیشرفت پروژه برای مدیریت ارشد
▪️ شرکت در جلسات مدیریت تغییر پروژه و درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف عدم انطباق‌های بالفعل و بالقوه
▪️ ارائه گزارش به ذینفعان در ارتباط با مسائل مرتبط به پروژه
▪️ اطمینان حاصل یا فتن از رعایت مسائل ایمنی و بهداشت کارکنان در پروژه از طریق دریافت گزارش‌ها مستمر از واحد ایمنی و بهداشت پروژه
▪️ تعیین منابع و تجهیزات فنی پروژه مانند ماشین‌آلات و…
▪️ تلاش در جهت دستیابی به اهداف مدیریت پروژه و گزارش دهی به مدیر ارشد سازمان
▪️ تدوین طرح جامع پروژه و مطرح نمودن آن با سایر ذینفعان جهت انتشار دادن سند ذکر شده
▪️ پیگیری نتایج پروژه با استفاده از ابزارهای مناسب
▪️ ارتباط با ذینفعان پروژه جهت شناسایی دقیق نیازها و انتظارات آنها
▪️ ارتباط با ذینفعان بیرونی برای اطمینان از تحویل به‌موقع پروژه و…
با توجه به وظایف ذکر شده، مدیر پروژه موفق می بایست از مهارت های مدیریت زمان، مدیریت هزینه، مدیریت منابع، یکپارچه‌سازی اهداف، مدیریت کیفیت، مدیریت ارتباطات و مدیریت تدارکات برخوردار باشد.
استقرار دفتر مدیریت پروژه PMO
در دهه اخیر، رشد چشمگیر تعداد سازمان هایی که از رویکرد مدیریت پروژه برای پیشبرد اهداف کسب و کار خود استفاده می کنند، دیده می شود. این رشد که موجب افزایش اثر بخشی و قابلیت انعطاف کارهای پروژه می شود، مشکلات مخصوص به خود را به وجود آورده است. زیرا سازمان ها در محیطی قرار گرفته اند که افزایش پیچیدگی و افزایش تقاضا برای سریعتر، ارزانتر و بهتر انجام دادن کار پروژه ها، از ویژگی های آن است.
برخی از این مشکلات عبارتند از:
▪️ تعارض میان پروژه ها یا زیر پروژه هایی که برای استفاده از منابع مشترک رقابت می کنند
▪️ عدم وجود یکپارچگی وهماهنگی در مدیریت پروژه های شرکت
▪️ افزایش هزینه ها و تأخیر در تحویل دستاوردهای پروژه ها
▪️ وابستگی زیاد موفقیت پروژه های شرکت به تجربه – دانش و مسئولیت پذیری تیم پروژه به دلیل عدم وجود یک ساختار منسجم و جامع مدیریت پروژه
▪️ تضییع حقوق شرکت در مستند سازی مناسب به منظور استفاده در فرایندهای مدیریت ادعا
▪️ عدم توجه جامع به مخاطرات و مشکلات پروژه ها و طرح ها و ارائه راه حلهای ریشه ای
▪️ از دست رفتن دانش، تجارب ، پروژه ها به سبب ماهیت موقتی کار و مشکلاتی از این قبیل
▪️ از دست رفتن اسناد ومدارک پروژه ها به دلیل ماهیت موقتی پروژه ها
▪️ عدم ارتباط مناسب پروژه ها با واحدهای سازمانی شرکت
به منظور حل این مشکلات امروزه استقرار دفتر مدیریت پروژه یکی از مطرح ترین کاندیداها می باشد. بهتر است ابتدا به تعریف دفتر مدیریت پروژه یا سوال “PMO چیست؟” بپردازیم:
PMO چیست
دفتر مدیریت پروژه (PMO: Project Management Office) مرکزيت بخش و هماهنگ کننده فعاليت های مديريت پروژه در سازمان می باشد و يک ساختار مديريتی برای استاندارد سازی فرآيندهای مرتبط با پروژه بوده و به اشتراک گذاری منابع، روش ها، ابزارها و تکنيک ها را تسهيل می نمايد. دفتر مديريت پروژه رابط بين پورتفولیوهای سازمان، طرح ها، پروژه ها و سيستم های اندازه گيری عملکرد می باشد. اين واحد بصورت يک واحد متمرکز و به منظور تکميل موفق آميز پروژه ها در يک سازمان و با اهداف زير می تواند تشکيل شود:
▪️ مديريت منابع مشترک پروژه ها
▪️ شناسايی و به کارگيری استانداردها، تجربيات برتر و روش های مديريت پروژه
▪️ آموزش، مربی گری و نظارت
▪️ ديده بانی از انطباق با استاندارهای مديريت پروژه، سياست ها، رويه ها و الگوها، با روش مميزی
▪️ مديريت سياست ها، رويه ها، الگوها و ساير اسناد پروژه
▪️ هماهنگی ارتباطات پروژه
در طرح ریزی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه در اکثر موارد سه مرحله زیر طی می شود:
- گستره PMO: خدماتی که باید PMO ارائه کند چیست؟
- ذینفعان: چه کسانی از ساختار جدید بهره مند خواهند شد؟
- ارزش کسب و کار: چه مقدار ارزش از طریق ایجاد PMO به سازمان افزوده خواهد شد؟
در طراحی و ایجاد سیستم مدیریت پروژه بایستی نکات ذیل را لحاظ نمود:
▪️ نوع سازمان (کارفرما، پیمانکار،مشاور، عامل چهارم و…)
▪️ نوع صنعت
▪️ سطح بلوغ سازمان
▪️ ابعاد، بزرگی و زمان (طول مدت) انجام پروژه ها
▪️ مخاطبان
انواع دفتر مدیریت پروژه PMO
انواع مختلفی از PMO در يک سازمان مي تواند طراحی و پياده سازی شود که اين موضوع وابسته بر سطح بلوغ آن سازمان در مديريت پروژه می باشد.
▪️ دفتر مديريت پروژه با نقش حمايتی: PMO با فراهم کردن قالب ها، بهترین نمونه ها، آموزش، دسترسی به اطلاعات، درس آموخته های پروژه های قبلی و … به ایفای نقش پشتیبانی کننده در پروژه می پردازد. PMO به صورت مستقیم در پروژه شرکت نمی کند و همچنین در مقابل نتایج عملکردی پروژه ها، مسئول و پاسخگو نمی باشد.
▪️ دفتر مديريت پروژه با نقش نظارتی: دفتر مدیریت پروژه وظایف پشتیبانی پروژه ها و همچنین وظیفه همیاری به مدیران پروژه در نظارت بر عملکرد پروژه ها و اتخاذ تصمیم ها را برعهده دارد.
▪️ دفتر مديريت پروژه با نقش هدايت کننده: در این دسته بندی، PMO اجرای مستقیم و کنترل کردن پروژه مثل وظایف مراحل شروع، برنامه ریزی، سازماندهی، مدیریت اجرا، کنترل و اختتام پروژه ها را انجام می دهد و در مقابل نتایج عملکردی پروژه ها، مسئول و پاسخگو می باشد.
مزایای راه اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)
▪️ در دسترس قرار دادن راهنمایی ها،دستورالعملها و… برای انجام فعالیت ها و حفظ یکنواختی و یک شکلی آن ها
▪️ صرفه جویی در زمان ایجاد مستندات هر پروژه
▪️ استاندارد سازی فرمت داده ها وبانکهای اطلاعاتی پروژه ها
▪️ تسهیل ورود افراد جدید به تیم پروژه
▪️ تأمین مستندات مختصر و مفید برای پروژه
▪️ برقراری ارتباطات موثر تر بین تیم پروژه و سازمان به صورت شفاف و کارآمد
▪️ همنوایی و حفظ یکنواختی
▪️ ایجاد مبنایی برای تجزیه و تحلیل پروژه
▪️ ایجاد اطمینان از مستند شدن توافقات و تصمیمات جهت ارجاعات آتی
▪️ کاهش بروکراسی اداری
▪️ کاهش تداخل امور و سردرگمی
▪️ ایجاد روشی جهت استفاده از تجربیات به دست آمده، در پروژه های آتی
▪️ تسهیل استفاده و تولید مستندات
▪️ مشاوره مدیریت پروژه به اعضای تیم پروژه ها وارتقاء فرهنگ سازمانی در خصوص مفاهیم مدیریت پروژه
▪️ انجام مهندسی ارزش در پروژه ها وکاهش هزینه های فاقد ارزش افزوده
شرح وظایف دفتر مدیریت پروژه
دفتر مدیریت پروژه وظایف بسیاری را در سازمان در جهت افزایش بهره‌وری و ایجاد ارزش برعهده دارد. از جمله مدیریت منابع، توسعه متدولوژی مدیریت پروژه، مشاوره و پشتیبانی پروژه‌ها و… . انجام این وظایف باعث ایجاد تغییراتی در ساختار روابط افراد یا واحدهای سازمانی خواهد شد.
شرح وظایف اصلی دفتر مدیریت پروژه (PMO) به شرح زیر می باشد:
▪️ ارائه پروژه های موفق به وسيله خدمات مدیریت پروژه
PMO برنامه زمانبندي پروژه را تهيه و توزيع می نمايد، مديران را در مديريت منابع ياری می رساند، هشدارهای لازم را در مورد ريسک ها و روش های مقابله ارائه ميدهد، برنامه ظرفيت استفاده از منابع را در سطح سازمان تدارک می بيند تا حداکثر استفاده بهينه از منابع سازمان صورت پذيرد. مستقيماً با سرمايه گذاران و ذی نفعان پروژه به اجرای توافقات پرداخته و استاندارهای مديريت پروژه را اجرا می کند.
▪️ پياده سازی دفتر مديريت پروژه حرفه ای در بين کارکنان، آموزش و هدايت تيم های پروژه سازمان
دفتر مدیریت پروژه (PMO) مديران پروژه سازمان را در تمام زمينه هاي مديريت پروژه آموزش می دهد ، هسته مديريت پروژه مشتمل بر کارکنان سازمان که در پروژه ها به عنوان مدير پروژه و برنامه ريز و کنترلر پروژه هستند، تشکيل می دهد. با اين تيم وسيله ای برای ايجاد و به اشتراک گذاشتن تخصص های مديريت پروژه فراهم می آيد. به نحوی آموزش ارائه می شود که ناظران ، مديران ميانی و مديران اجرايی هر کدام نقش خود را در ايجاد يک پروژه موفق حس کرده و متوجه باشند.
▪️ اطلاع رسانی به تيم مديريت پروژه و تيم های مديريتی با ارائه وضعيت ماهيانه پروژه های کلان سازمان
دفتر مدیریت پروژه (PMO) برای پروژه های سازمانی، پروژه های خاص و ساير پروژه ها گزارش ارائه می نمايد. بهره وری را اندازه گيری می‌نمايد و محيطی را در شبکه يا وب سايت برای ارائه وضعيت پروژه ها فراهم می آورد.
▪️ مشخص کردن اختيارات مديريت پروژه با پياده سازی استانداردها و راه اندازی ابزارها
دفتر مدیریت پروژه (PMO) به کمک گروه مشاوران مشتمل بر مديران پروژه، دستورالعمل ها و استانداردها را بهبود می بخشد، ابزارهای مديريت پروژه را برای استفاده در سطح کلان و سازمانی تعيين می نمايد ، پروژه های الگو و ساير نيازمندی های پروژه را فراهم می نمايد.
مطالب زیر را از دست ندهید
ارزیابی فنی اقتصادی پروژه، تهیه مدل های مالی پروژه های سرمایه گذاری
مدیریت فرایندها
مهندسی ارزش
مدیریت سبد پروژه ها
استاندارد های مدیریت پروژه
دیدگاهتان را بنویسید