مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

شرکت‌ مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

شرکت‌ مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

وبلاگ

مدیریت فرایندها

مدیریت فرایندها bpm

دکتر دمینگ نخستین آغازگر جدی و نظريه پرداز مديريت نوين بر اساس مشارکت تمامی کارکنان، مديران و مشتريان يک سازمان است. جمله زیر، جمله طلايی دکتر دمینگ است که لازم است بارها و بارها خوانده شده و درباره آن تامل شود.
85 درصد مشکلات سازمان ها نتیجه فرايندها، ساختار و مکانیزم های کنترلی است و تنها 15 درصد نتیجه عملکرد کارکنان است.”

متاسفانه بسیار مشاهده کرده ايم که برخی از مديران در زمینه مدیریت فرایندها آگاهی لازم را ندارند. اینکه آیا باید فرایندها را مستند و مدیریت کنید، یک سوال نیست بلکه یکی از الزامات همه کسب و کارها است. لذا باید توجه ویژه‌ای به مدیریت و مستندسازی فرایندها شود تا از اشتباهات جبران ناپذیر، پیشگیری گردد.

فرایند چیست

فرایند چیست

فرایند (Process) از واژه‌های پرکاربرد در فضای مدیریت و کسب و کار است. فرایند های کسب و کار از نظر دیون پورت مجموعه ای از فعالیت هاست که با یکدیگر ارتباط منطقی دارند و برای دستیابی به یک دستاورد مشخص در کسب و کار، انجام می‌شوند. به عبارت دیگر فرایندهای کسب و کار، مجموعه ای از گام‌های تکرارپذیری هستند که به منظور دستیابی به بعضی اهداف سازمانی به آن ها نیاز است. بدین ترتیب یک سیستم کسب و کار، مجموعه‌ای از فرایندها در کنار یکدیگر است.

مدیریت فرایند چیست

مدیریت فرایند bpm

مدیریت فرایندهای کسب وکار، رویکردی است که به سازمان ها کمک می کند زمان و هزینه فعالیت های خود را کاهش دهند و با بازگشت سرمایه، ارزش بیشتری را به دست آورند.

مدیریت فرایندها یا مدیریت فرایند کسب و کار (Business Process Management) یا به اختصار BPM، روشی است به منظور شناسایی، کشف، مدل سازی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهبود و بهینه سازی استراتژی و فرآیندهای تجاری.

مدیریت فرایند کسب ‌وکار یک رویکرد ساختاریافته است که هدف آن بهبود کیفیت محصول و خدمات می باشد. BPM یک چرخه تکرارپذیر است؛ مراحل طراحی، مدل‌سازی، اجرا، کنترل و بهینه‌سازی این چرخه را تشکیل میدهد.

مزایا مدیریت فرایندها

مزایا مدیریت فرایندها

▪️ بهبود خدمات

▪️ کاهش هزینه عملیات

▪️ افزایش سرعت اجرای فرایند

▪️ افزایش بهره‌وری در سازمان

▪️ شناسایی و اصلاح فرایندها

▪️ بهبود فرایندهای ارتباطی

▪️ بازخورد سریع

▪️ شناسایی گلوگاه ها

▪️ تسهیل تغییرات و هماهنگی با شرایط جدید

▪️ یکپارچه سازی فرایندها و خدمات

▪️ تهیه گزارش ها و تحلیل های اجرایی و مدیریتی

▪️ افزایش رضایت مشتری

▪️ اولویت دهی مؤثر

▪️ افزایش سرعت تصمیم گیری

▪️ حذف فعالیت های غیرضروری

▪️ کنترل کارایی فرایندهای در حال اجرا

▪️ کاهش منابع موردنیاز

▪️ افزایش سرعت اجرای سیکل فرایندها

▪️ افزایش رضایتمندی مشتری

▪️ چابکی سازمان

▪️ افزایش کیفیت/ کاهش تعداد خطاها

▪️ کاهش فاصله زمانی خروجی فرایند

▪️ کاهش زمان های آموزشی

گام های استقرار مدیریت فرایند

مراحل اصلی استقرار مديريت فرايندها بر اساس کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند (Fundamentals of Business Process Management) عبارتند از:

1. شناسايی فرايند

2. کشف فرايند

3. تحلیل فرايند

4. طراحی مجدد فرايند

5. پیاده سازی فرايند

6. نظارت و کنترل فرايند

چرخه مدیریت فرایندها

لازم به ذکر است که یکی از تغییراتی که لازم است بر چرخه مدیریت فرایندها ذکر شده اعمال گردد، اضافه کردن فاز آماده سازی به ابتدای این چرخه است.

آغاز مديريت فرايند بدون آماده سازی سازمان و فراهم کردن زيرساخت های فرهنگی، دانشی و حقوقی لازم با ريسک های زيادی همراه خواهد بود و با توجه به اينکه در کشور ما بلوغ مديريت فرايند خیلی بالا نیست، اين گام از اهمیت زیادی برخوردار است.

توصیه می شود در فاز آماده سازی چهار اقدام مهم زير صورت پذيرد:

1. فرهنگ سازی

2. اخذ تعهد از مديران ارشد

3. انتخاب ابزارهای موردنیاز در اجرای مديريت فرايند

4. برگزاری دوره های آموزشی

در ادامه به بررسی هر یک از فاز های اصلی مدیریت فرایندها میپردازیم.

1. فاز شناسایی فرایند

استخراج لیست فرايندها يا به عبارتی استخراج ساختار سلسله مراتبی فرايندها در فاز اول مديريت فرايند يعنی شناسایی فرايندها انجام می گردد. به منظور شناسایی فرايندها يا تعیین ساختار سلسله مراتب شکست فرايندها از ابزارهای مختلفی میتوان استفاده کرد مانند نمودار PHD (Process Hierarchy Diagram). لازم است نمودار PHD يا نمودار سلسله مراتبی فرايندها، پیش از آغاز مدلسازی فرايندها و در فازهای ابتدايی پروژه تهیه گردد.

معمولا مدلسازی فرايندها در 3 یا 4 لایه جهت حصول ديدگاه بالا به پايین انجام می شود. معمولا آن چیزی که در پروژه های مدلسازی فرايند، در قالب نمودارهايی مثل BPMN و… ترسیم می شود، پایین ترین سطح است.

برای ترسیم نمودار PHD می توان از يک ساختار سلسله مراتبی مثل نموداری که برای ترسیم چارت سازمانی است، استفاده کرد يا حتی میتوان آن را در يک فايل اکسل با سه ستون ايجاد کرد. پیشنهاد می شود از فايل اکسل استفاده کنید زيرا در آينده می توان اطلاعات تکمیلی را به هر فرايند اضافه کرد.

يکی از منابعی که در شناسايی معماری فرايندها مورد استفاده قرار می گیرد، چهارچوب های طبقه بندی فرايندها و مدل های مرجع فرايندی است مانند APQC. مدل های مرجع در فازهای شناسایی معماری فرایند ها، تحلیل و باز طراحی از مديريت فرايند استفاده می گردد.

2. فاز کشف فرایند (مدل سازی وضع موجود)

در اين مرحله وضعیت فعلی هر يک از فرآيندهای سازمان مستند می شود. منظور از کشف فرايند، مدلسازی فرايندهای وضعیت موجود در سازمان است. مدل های فرایندی خوراک فاز های بعدی را فراهم می کند. مستندسازی روال ها و فرايندها منجر به تبديل دانش ضمنی به دانش صريح و مستند شده و چرخه مديريت دانش را در سطح سازمان تسهیل میکند.

مدلسازی بهتر است با استانداردهای روز دنیا از جمله BPMN2 انجام شود. BPMN کامل ترين استاندارد مدلسازی فرايند در جهان است. تقريبا تمام BPMS های خوب دنیا استاندارد BPMN را به عنوان ابزار مدلسازی فرايند خود انتخاب کرده اند. BPMN قابلیت مدلسازی و مدیریت خطاها، دوباره کاری ها و بازگشت کارها را فراهم میکند.

 

مزایای مدلسازی فرایند ها

▪️ ايجاد شفافیت و تفاهم بین ذينفعان

▪️ یک ابزار کمک آموزشی

▪️ مقایسه وضعیت موجود با وضعیت مطلوب و رفرنس مدل ها

▪️ به عنوان ابزار پايه به منظور شناسايی فرصت های اساسی براي بهبود فرايندها

▪️ مناسب برای درک و تفهیم

▪️ تسریع انجام امور تجزيه و تحلیل فرايند و شبیه سازی آن

▪️ درک یکسان مدل های استاندارد توسط افراد مختلف

1. فاز تحلیل فرایند

فاز تحلیل يکی از فازهای مهم مديريت فرايند است و بعد از فاز کشف يا مدلسازی وضعیت موجود فرايندها اتفاق خواهد افتاد. از آنجایی که مکانیزه کردن یک روال غلط، افزایش سرعت اشتباه کردن را به دنبال دارد؛ بنابراین لازم است قبل  از مکانیزه کردن، فرايندها را مورد تحلیل قرار داد و فرايندهای دارای مشکل را بهبود داده و مشکلات را برطرف کرد و سپس نسبت به مکانیزاسیون آنها اقدامات لازم صورت گیرد.

تحلیل فرایند های کسب و کار

تحلیل فرآيندهای کسب و کار با ارائه درک واضحی از فرآيندها به صاحبان کسب و کار ها، به آنها در جهت قضاوت صحیح کمک میکند. ممکن است این سوال پیش بیاید که تحت چه شرایطی بهتر است تحلیل فرایند کسب و کار بکار گرفته شود؟

▪️ هنگامی که مسائل ناشناخته مانند تاخیرهای مداوم يا افزايش شکايات مشتريان، اتفاق می افتند.

▪️ وقتی که ذينفعان فرايندها، درک واضحی از نحوه انجام فرايند ندارند.

▪️ قبل از مکانیزاسیون فرايندها و برای اطمینان از اينکه فرآيندها بهینه سازی شده اند.

▪️ زمانی که يک تیم میخواهد فرآيندی را با يک نسخه جديد جايگزين کند.

روش های تحلیل فرایند

تحلیل فرایند ها معمولا به دو روش کیفی و کمی انجام می شود.

روش های تجزیه و تحلیل کیفی عبارتند از:

▪️ تحلیل ارزش افزوده

▪️ تحلیل دلايل ريشه ای

▪️ مستندسازی مشکلات و ارزيابی آثار

روش های تحلیل کمی عبارتند از:

▪️ تحلیل جريان

▪️ تحلیل صف

▪️ شبیه سازی

2. فاز طراحی مجدد فرایند

پس از تحلیل فرآيندها، وارد فاز طراحی مجدد فرايندها می شويم. طراحی مجدد فرايند تغییراتی را شامل میشود که هم اثر متقابل روی فرايند دارند و هم روی سازمان يا حتی محیط خارجی آن تأثیر دارند. هدف اين مرحله شناسايی تغییرات در فرايند برای کمک به حل مسائلی است که در فازهای قبلی شناسايی شده اند و به سازمان در جهت دستیابی به اهداف عملکردی خود کمک میکند.

طراحی مجدد يا باز طراحی فرايندها يک رويکرد نظام مند نیست بلکه يک فعالیت مبتنی بر خلاقیت بوده و هرگونه تغییر جزئی يا کلی قابل قبول در فرايند موجود به شمار میرود.

طراحی مجدد فرآيندها در دو حالت زیر انجام می شود:

▪️ هنگامی که فرآيند از ابتدا خوب طراحی نشده باشد.

▪️ وقتی که فرآيند از ابتدا خوب طراحی شده است اما گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی و يا تغییرات ايجاد شده در ساز وکار قانونی، نیاز به طراحی مجدد فرآيند در جهت بهبود آن را به وجود آورده است.

3. فاز پیاده سازی فرایند

تا اینجا فرايندهای موجود سازمان مدل شدند، تحلیل بر روی آن ها انجام شد و فرايندهايی که دارای مشکل بودند در مرحله طراحی مجدد اصلاح شدند. حال نوبت به پیاده سازی و اجرای فرايندها میرسد.

به منظور پیاده سازی فرايندها از روش های مکانیزه و غیر مکانیزه استفاده میشود. معمولا در پروژه هايی مثل استقرار ايزو، روش غیر مکانیزه یعنی تدوين روش اجرايی و دستورالعمل برای هر فرايند بکار گرفته میشود.

استفاده از روش غیر مکانیزه مشکلاتی از جمله امکان وجود خطای انسانی، کند و هزینه بر بودن اجرای فرایند ها، پایین بودن سرعت اعمال تغییرات و بهبود فرایند ها، عدم امکان تهیه گزارشات لحظه ای و … را به وجود می آورد. بدین ترتیب برای جلوگیری از بروز چنین مشکلاتی بهتر است از روش مکانیزه استفاده شود.

بدین منظور در روش مکانیزه، ابزاری که اجرای فرايندها را تا حد بسیار زيادی تسهیل نموده و از کندی آن ها می کاهد، BPMS يا نرم افزار مديريت فرايندهای کسب و کار است.

نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار

نرم افزار BPMS با مکانیزه کردن فرايندهای سازمان بدون کدنويسی و يا با حداقل کدنويسی، اجرای آنها را تسهیل خواهد نمود. همچنین مکانیزه کردن فرايندهای سازمان با BPMS راه را برای فاز بعدی مديريت فرايند يعنی فاز نظارت و کنترل هموارتر خواهد نمود و امکان پایش و کنترل بسیار بالاتری نسبت به حالت های دستی به همراه خواهد داشت.

به عبارت ديگر اجرا و پیاده سازی فرايندها در نرم افزار BPMS بستر و زمینه انجام بهبود فرايندها بصورت واقعی را فراهم می آورد. پس جايگاه و ارزش اصلی   BPMSها در مرحله اجرای فرايند ها است؛ مرحله ای که بسیاری از سازمان ها و پروژه ها در آن مشکل دارند.

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار(BPMS) به سازمان ها در راستای دستیابی به اهداف خود کمک می کند تا مجموعه ای از فعالیت ها و وظایف را طراحی، مدل سازی، پیاده سازی و اجرا، خودکارسازی کنند و آنها را بهبود دهند.

نرم افزار های BPMS برتر دنیا

▪️ ProcessMaker

▪️ Bizagi

▪️ Nintex

▪️ Kissflow

▪️ Orchestly

▪️ IBM Blueworks Live

▪️ Novacura

▪️ SAP Business ByDesign

▪️ Camunda BPMS

▪️ Trisotech

▪️ Signavio

▪️ Appian BPMS

▪️ Software AG

▪️ AuraPortal

▪️ Oracle

▪️ PNMSoft

▪️ TIBCO

▪️ AgilePoint

4. فاز نظارت و کنترل فرایند

هنگامیکه فرايندی در حال اجراست، به منظور تعیین بهره وری عملکرد، داده های مرتبط با توجه به شاخص ها و اهداف عملکردی جمع آوری و تجزيه و تحلیل می شوند. در اين مرحله اقدام به پايش و سنجش عملکرد فرايندهای پیاده سازی شده می گردد. شاخص های کلیدی عملکرد هر فرايند در فاز کشف فرايندها و مدلسازی وضع موجود استخراج میشود ولی در اين مرحله اقدام به سنجش و کنترل شاخص های استخراج شده میگردد.

شاخص های فرایندی شاخص هايی است که با استفاده از آن میتوان وضعیت و عملکرد يک فرايند را تحلیل کرد. انواع شاخص های فرايندی عبارتند از:

▪️ شاخص های پیشرو: با استفاده از آنها میتوان وضعیت فرايند در آينده را پیش بینی کرد، مانند شاخص رضايت مشتری

▪️ شاخص های پسرو: وضعیت خاصی را در گذشته نمایش میدهند. از اين شاخص ها برای بررسی وضعیت انجام فرايند، رفع نارسايی های آن و بهبود مستمر آتی استفاده میشود. مانند میزان زمان يا هزينه صرف شده برای انجام فرايند

▪️ شاخص های توانمند ساز: میزان استفاده از منابع لازم برای انجام کیفی فرايند را نشان میدهند. میزان منابع مصرفی در فرايند، میزان استفاده از دانش سازمانی، زمان صرف شده و…

▪️ شاخص های نتیجه: کیفیت خروجی فرايند را اندازه گیری میکنند. مانند کیفیت محصول نهايی، میزان رضايت مشتری فرايند و…

مطالب زیر را از دست ندهید

درخواست مشاوره رایگان

    در صورت نیاز به مشاوره می توانید فرم را تکمیل نمایید و یا با ما در ارتباط باشید.

    فهرست مطالب