ساخت گزارشات اتوماتیک در پاورپوینت با استفاده از پاور بی آی

شرکت مایکروسافت به تازگی افزونه ای به این منظور در پاورپوینت اضافه کرده که این امکان را ایجاد میکند که بتوانیم داده ها و گزارشات آنلاینی که با پاور بی آی (Power BI) ساخته شده را در فایل های پاورپوینت به همان صورت آنلاین داشته باشیم و در ارائه ها از آن استفاده کنیم. شرکت مایکروسافت از این امکان به عنوان storytelling یاد میکند .

چگونه از افزونه پاور بی آی در گزارشات اتوماتیک در پاورپوینت استفاده کنیم؟

1. افزودن افزونه Power BI به پاورپوینت

در مرحله اول لازمه که این افزونه power BI از “Office Store” به صورت رایگان دریافت شود . درصورتی که شما یوزر “Microsoft 365” هستید به صورت پیش فرض این افزونه در افزونه های پاور پوینت اضافه شده وقابل استفاده هست. از منوی “INSERT” به قسمت”My Add ins” رفته و گزینه “See All” را انتخاب کنید. در بخش “store” عبارت “Power BI” را سرچ کنید.

همانگونه در شکل زیر مشاهده میکنید، افزونه پاور بی آی را به افزونه های پاور پوینت اضافه کنید.

Figure 1 – Adding the Power BI Add-in from the Office Store

بعد از اضافه شدن افزونه در پاورپوینت بخش My Add-ins افزونه قابل مشاهده خواهدبود.

Figure 2 – Accessing the Power BI Add-in for PowerPoint

2. انتخاب گزارش در پاور بی آی

در مرحله بعد به بخش گزارشات در نرم افزار پاور بی آی (Power BI) بروید و گزارشی را که قصد ارائه آن را درپاور پوینت دارید، انتخاب کنید. مطمئن شوید فیلترهای مناسبی در گزارشات خود انجام داده اید و گزارش مد نظر شما درپاور بی آی ساخته شده است. (به عنوان مثال قصد ارائه گزارشات در مورد پروژه های واحد IT را داریم).

3. گرفتن URL از فایل پاور بی آی

دو روش برای گرفتن URL از فایل پاور بی آی وجود دارد :

روش اول: Export > PowerPoint > Embed Live Data

Figure 3 – Adding the Power BI Report to PowerPoint (Option 1)

روش دوم: استفاده از گزینه “Share” و پس از آن انتخاب “PowerPoint” است.

هر دو روش نتیجه یکسان دارد با این تفاوت که روش دوم به مخاطبین شما دسترسی به گزارشات را می دهد. در صورتی که دسترسی به دیدن گزارشات را قبلا داشته باشند .

Figure 4 – Adding the Power BI Report to PowerPoint (Option 2)

4. انتقال گزارشات اتوماتیک از پاور بی آی به پاورپوینت

همانگونه که در شکل زیر مشاهده میکنید در این مرحله برای ارسال URL به Clipboard روی کپی کلیک کنید.

Figure 5 – Copy Power BI Link to PowerPoint

حالا به پاورپوینت بروید و URL دریافت شده را در باکس محاوره باز شده کپی کنید. (مانند شکل زیر)

Figure 6 – Paste Power BI Link to PowerPoint

همانگونه که خواهید دید گزارشات لایو خواهند بود. چراکه به عنوان مثال اگر موس را بر روی پروژه خاصی ببرید آخرین وضعیت به روز رسانی پروژه را نمایش خواهد داد و شما میتوانید گزارشات تفصیلی هر پروژه را پیمایش و در سطوح مختلف گزارش مشاهده کنید.

این موارد درشکل های 7 و 8 و 9 نمایش داده شده است.

Figure 7 – Power BI Report in PowerPoint (All Projects)

Figure 8 – Power BI Report in PowerPoint (Project Details)

Figure 9 – Power BI Report in PowerPoint (Project Tracking)

گزارشات منتقل شده به پاورپوینت از منوی Data Options در قسمت پایین صفحه امکان به روزرسانی و رفرش خواهند داشت.(شکل های شماره 10و11)

Figure 10 – Resetting Power BI data in PowerPoint

Figure 11 – Resetting Power BI data in PowerPoint

تبدیل گزارشات اتوماتیک به غیر اتوماتیک در پاورپوینت

در برخی از سناریوهای گزارش دهی لازم هست که داده های گزارش به روز رسانی نشوند یه به عبارتی شما گزارش را در پاورپوینت برای فردی ارائه می کنید که دسترسی به گزارشات پاور بی آی ندارد. یا اینکه شما تمایل ندارید داده های گزارش به هردلیلی تفییر کنند یا به روز رسانی شوند مگر آنکه شما بخواهید.

در این صورت همانطور که درشکل زیر مشاهده میکنید به گوشه سمت راست بالا از منو روی “Add in” کلیک کرده و “Show as Saved Image” را انتخاب کنید.

بدین ترتیب افزونه به عکس تبدیل خواهد شد و شما میتوانید فایل پاور پوینت را به صورت PDF برای مخاطبین ارسال کنید یا نمایش دهید.

Figure 12 – Saving the Power BI Report as an Image