مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

شرکت‌ مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

شرکت‌ مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

وبلاگ

برنامه ریزی و کنترل پروژه

برنامه ریزی و کنترل پروژه

سازمان چه کسب و کار اصلی اش مبتنی بر اجرای پروژه ها باشد (مانند شرکت های پیمانکاری) چه کسب و کار پایه مبتنی بر ارائه خدمات یا تولید محصولات داشته باشد (مانند سازمان های کارفرمایی) همواره پروژه هایی برای بهبود یا توسعه خدمات و محصولاتش خواهند داشت. لذا اقدامات مرتبط با برنامه ریزی و کنترل پروژه باید در قالب یک معاونت، واحد مستقل یا در حد یک کارشناس در سازمان انجام شود.

همه آنچه که برای موفقیت پروژه باید درطول چرخه حیات پروژه انجام شود فراتر از اقدامات مرتبط با برنامه ریزی و کنترل پروژه در سازمان می‌باشد که معمولا با استقرار دفتر مدیریت پروژه PMO کلیه فرایندهای مورد نیاز طراحی و اجرا میگردد.

آنچه در این مقاله می‌خوانید

پروژه چیست

بر اساس پیکره دانش مدیریت پروژه PMBOK، پروژه کوششی موقتی برای دستیابی به محصول یا خدمتی یکتا در بازه زمانی مشخص است.

چرا پروژه موقتی است؟

چون تاریخ شروع و پایان و همچنین منابع، گستره (scope) پروژه از قبل تعیین شده است. در نظر داشته باشید پروژه فاقد عملیات پر تکرار و روزمرگی است.

چرا پروژه یکتا یا منحصر بفرد است؟

پروژه دسته اقداماتی است که برای کسب یک هدف یا مقصود خاص طراحی شده است. از این رو اغلب افراد درگیر در پروژه تجربه همکاری با هم ندارند. حتی ممکن است یک پروژه در نواحی گوناگون جغرافیایی و یا دربرگیرنده چندین سازمان باشد.

تعریف برنامه ریزی

تعریف برنامه ریزی

 

برنامه ریزی مجموعه ای از اقدامات ساختاریافته و دارای نظم است که ارتباط معناداری با هم دارند. برنامه ریزی برای به دست آوردن گروهی از اهداف انتخاب شده و روشن در مدت زمان مشخص، به وسیله یک سازمان و یا نهاد است. به عبارت دیگر برنامه ریزی شامل تعیین هدف، شیوه ها و رویه های دستیابی به هدف های مشخص شده می باشد.

در مدیریت پروژه، برنامه ریزی با شناسایی اهداف پروژه و توضیح دقیق آنها شروع می شود. پس از آن، همه راه حل های ممکن برای رسیدن به اهداف پروژه درنظر گرفته می شوند، ریسک های احتمالی نیز شناسایی و ارزیابی می گردند. هنگامیکه راهکارپروژه تصویب شد، یک تیم به همراه کلیه ابزارهای مورد نیاز در اختیار مدیر پروژه قرار داده می شود تا به برنامه ریزی همه بخش های یک پروژه اعم از محدوده، تدارکات، هزینه، کیفیت، منابع انسانی، ارتباطات و … بپردازند.

کنترل پروژه چیستساختار کنترل پروژه

فرآیند کنترل پروژه شامل گردآوری و آنالیز اطلاعات و داده های پروژه، برای مدیریت هزینه ها، زمان، کیفیت، ریسک و اجرای برنامه ریزی شده پروژه است. این فرآیند که زیر مجموعه مدیریت پروژه است، با هدف پیدا کردن انحرافات احتمالی برنامه تصویب شده، دید پیشگیرانه ای نسبت به تشخیص ریسک های احتمالی، مشکلات و موانع اجرایی دارد. کنترل پروژه اطلاعات بدست آمده را در قالب گزارش های مناسب در جهت یاری رساندن به تصمیم گیری ارکان پروژه (مدیران، کارفرما و سایر ذینفعان)، ارائه بازخورد به تیم پروژه و دستیابی به اهداف پروژه ارائه می دهد.

در کنترل پروژه به دنبال تحقق اهداف پروژه با توجه به یک برنامه زمانبندی تعیین شده هستیم. کنترل پروژه در 5 فرآیند خلاصه می شود:

▪️ مدیریت و برگزاری جلسات

▪️ مدیریت کیفیت

▪️ مدیریت پیشرفت کار

▪️ مدیریت تغییرات پروژه

▪️ مدیریت مشکلات و مسائل پروژه

چرخه دمینگ یا PDCA

حلقه دمینگ یا PDCA

فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه ارتباط زیادی با چرخه دمینگ یاPDCA  دارد. این حلقه که از اختصار 4 کلمه برنامه ریزی ‌ (Plan)، اقدام (Do)، ارزیابی (Check)، اجرا(Act) تشکیل شده است، ساختار بهبود مستمر را در یک فرآیند تکرار پذیر نمایش می دهد. در ادامه مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه را شرح می دهیم:

گام های برنامه ریزی و کنترل پروژه

برنامه ریزی (Planning)

PLAN در برنامه ریزی و کنترل پروژه

اولین گام در حلقه دمینگ در مورد برنامه ریزی و طراحی امور است که چیستی مشکل یا فرصت، منابع در دسترس، راه حل مشکل و اهداف را تعیین می کند.

برنامه ریزی پروژه یکی از با اهمیت ترین بخش های مدیریت پروژه است. در برنامه ریزی پروژه مجموعه “اسناد پروژه” ایجاد می شود که دربرگیرنده برنامه مدیریت پروژه، مدیریت هزینه، مدیریت زمان، مدیریت گستره و … است. در برنامه ریزی پروژه برای تمامی جزئیات پروژه برنامه ای تدوین می شود:

 برنامه ریزی مدیریت کیفیت پروژه

به منظور انطباق خروجی های پروژه با اهداف برنامه ریزی شده، براساس شاخص ها و استانداردهای تعیین شده است.

برنامه بهبود مستمر فرآیندهای مدیریت پروژه

برنامه ریزی مدیریت ارتباطات پروژه

به چگونگی ارتباطات در پروژه می پردازد. به عبارت دیگر در این بخش تعیین می شود چه اطلاعاتی و یا گزارشاتی، در چه زمانی، به چه صورتی برای چه اشخاصی ارسال شود.

برنامه ریزی مدیریت ریسک

در این بخش ریسک های پروژه شناسایی می شوند، درجه اهمیت و احتمال وقوع هر ریسک تعیین می گردد. بعد از آن برای ریسک های با اهمیت برنامه واکنش( پاسخ) به ریسک که نمایشگر اقدامات کنترلی قبل از وقوع ریسک است، تدوین می شود.

برنامه ریزی مدیریت ذینفعان

در طی این فرآیند ابتدا ذینفعان پروژه شناسایی، سپس اولویت و گروه بندی می شوند. سپس نیازها، الزامات و انتظارات هر دسته از ذینفعان را مشخص می کنیم. نهایتا الزامات و نیازهای هر گروه از ذینفعان را بر اساس اهداف استراتژیک و برنامه ریزی شده تحلیل و ارزیابی می کنیم. هدف از این کار این است که بدانیم برای رسیدن به اهداف پروژه، ذینفعان پروژه چه نیازها و الزاماتی، در چه زمانی دارند تا بر پایه نحوه مشارکت و شاخص های پروژه آنها را اولویت بندی کنیم.

برنامه مدیریت پروژه

با اهمیت ترین سند در فرآیند برنامه ریزی پروژه است. این برنامه راه حل هایی برای همه مسائل پروژه دارد و شبیه ساز جامعی از پروژه است. برنامه مدیریت پروژه شامل برنامه های مدیریتی و خطوط مبنای پروژه می شود. نکته ای که باید اشاره کنیم این است که این برنامه ایستا نیست و دائما در حال تغییر است.

لازم به توضیح است خط مبنا (baseline) معیاری برای مقایسه عملکرد تیم پروژه با برنامه مدیریت پروژه است که براساس پیکره دانش مدیریت پروژه PMBOK به سه نوع خط مبنای محدوده یا Scope Baseline، خط مبنای هزینه (Cost Baseline) و خط مبنای زمانبندی (Schedule Baseline) تقسیم می شود.

در پروژه ها همواره با سه محدودیت زمان، هزینه و گستره مواجه هستیم. برای مدیریت بهتر این محدودیت ها و حفظ تعادل بین آنها، در کنترل پروژه به برنامه ریزی برای آنها می پردازیم. در ادامه جزئیات مدیریت این سه محدودیت را توضیح می دهیم.

لازم به ذکر است برنامه ریزی هفت حوزه دیگر مدیریت پروژه بر عهده دفتر مدیریت پروژه (PMO) است.

مدیریت هزینه پروژه (Cost Management)

مدیریت هزینه پروژه دربرگیرنده فرآیندهای برنامه ریزی مدیریت هزینه، برآوردهای هزینه ها و بودجه پروژه و کنترل هزینه ها می باشد که براساس تقسیم بندی زیر در گروه فرآیندی های پروژه قرار داده شده است:

▪️ برنامه ریزی مدیریت هزینه، برآوردهای هزینه ها و بودجه پروژه در گروه فرآیندی برنامه ریزی پروژه

▪️ کنترل هزینه ها در گروه فرآیندهای نظارت و کنترل پروژه

 این فرآیند به برآورد هزینه ها، تخصیص و نظارت بر بودجه پروژه اختصاص دارد. مدیریت هزینه راهی برای کمینه کردن هزینه های پروژه است، به این صورت که تمامی هزینه های پروژه اعم از هزینه های مربوط به تامین منابع، تجهیزات، وسایل، مواد مورد نیاز، هزینه های ثابت و … لیست شده و تاریخ نیاز به آنها، مدت زمان انجام هر فعالیت یا وظیفه، نرخ ساعتی که هر یک از افراد تیم برای انجام کار لازم دارد، مشخص می شود.

پس از برآورد هزینه های ذکر شده، حاشیه اطمینان (reserve contingencyکه به هزینه های محتمل ریسک های شناسایی شده و برنامه ریزی شده تعلق دارد نیز محاسبه و به لیست هزینه های تخمین زده اضافه می گردد. در نهایت این فرآیند، بودجه پروژه برابر با مجموع هزینه های برآورد شده و حاشیه اطمینان خواهد بود.

مدیریت محدوده پروژه (Project Scope Management)

مدیریت محدوده پروژه شامل فرآیندهای شناسایی و تعیین گستره، تهیه ساختار شکست کار، ممیزی و کنترل محدوده  پروژه می شود که به صورت زیر در گروه فرآیندهای پروژه قرار می گیرند:

▪️ فرآیندهای شناسایی و تعیین گستره و تهیه ساختار شکست کار در گروه فرآیندی برنامه ریزی پروژه

▪️ فرآیندهای ممیزی و کنترل محدوده در گروه فرآیندی نظارت و کنترل پروژه

در این بخش ابتدا به تعریف محدوده یا گستره پروژه می پردازیم:

محدوده پروژه چیست

به وظایف و فعالیت هایی که در طی پروژه اجرایی می شوند با در نظر گرفتن الزامات و نیازمندی های پروژه، نتایج مورد انتظار ذینفعان محدوده یا گستره پروژه می گویند. در طول فرایند شناسایی محدوده با دقت زیادی به ثبت تحویل شدنی ها، اهداف پروژه و وجه تمایز هر یک از آنها با یکدیگر پرداخته می شود.

شناسایی محدوده یا گستره پروژه جزئی از فرآیند برنامه ریزی پروژه است، محدوده پروژه تعیین می کند که چه اقداماتی (بدون از قلم انداختن جزئیات) باید و چه کارهایی نباید در پروژه انجام شود. همچنین می بایست توجه داشت که کار اضافه ای در طول پروژه عملیاتی نشود.

بیانیه محدوده پروژه

گستره یا محدوده پروژه در سندی با نام بیانیه محدوده پروژه (Scope Statement) ثبت می شود و با تایید حامی پروژه و در صورت نیاز کارفرما، تصویب می شود.

برنامه مدیریت محدوده بر روش برنامه ریزی، نظارت و کنترل دامنه پروژه تمرکز دارد. از خروجی های مهم این فرآیند می توان به ساختار شکست کار پروژه (WBS: Work Breakdown Structureو برنامه مدیریت الزامات اشاره کرد.

در ادامه ساختار شکست کار را توضیح می دهیم:

ساختار شکست کار پروژه

پس از تعیین دامنه پروژه، باید WBS را براساس برنامه مدیریت محدوده، در فرآیند تهیه ساختار شکست کار تهیه کرد. ساختار شکست کار نمایش دسته بندی سلسله مراتبی محدوده پروژه است. در واقع برای ساده تر کردن مدیریت کارها، فعالیت ها را بر اساس گروه هایی تقسیم بندی می کنیم که هر گروه به یک تحویل شدنی خاص منتج می شود. سطوح بالایی ساختار شکست کار، تحویل شدنی های مهم و با اولویت بالا و سطوح پایینی تحویل شدنی های با اهمیت پایین تر را نمایش می دهد.

آخرین سطح WBS بسته های کاری (work package) قرار داده می شوند که نشان می دهد برای دستیابی به هر تحویل شدنی چه کارهایی باید انجام داد.

راهنمای ساختار شکست کار پروژه

بعد از تهیه WBS، در سندی به نام راهنمای ساختار شکست کار (WBS dictionary)، هر یک از بخش های WBS به همراه زیرمجموعه هایش، مسئولیت ها، منابعی که نیاز دارد، برآورد هزینه ها، مشخصات فنی، الزامات کیفی و … به تفصیل توضیح داده می شود. اغلب بسته های کاری به دلیل نیاز به توضیحات بیشتر، در راهنمای ساختار شکست کار قرار می گیرند.

 

مدیریت زمان پروژه

مدیریت زمان پروژه بر اساس استاندارد PMBOK در برگیرنده فرآیندهای برنامه ریزی مدیریت زمان پروژه، تعریف فعالیت ها، تعریف روابط بین فعالیت ها، برآورد مدت زمان فعالیت ها، برآورد منابع فعالیت ها، تهیه برنامه زمانبندی و کنترل زمانبندی می شود. این فرآیند ها به صورت زیر در گروه های فرآیندی قرار می گیرند:

▪️ فرآیندهای برنامه ریزی مدیریت زمان پروژه، تعریف فعالیت ها، تعریف روابط بین فعالیت ها، برآورد مدت زمان فعالیت ها، برآورد منابع فعالیت ها در گروه فرآیندی برنامه ریزی

▪️ فرآیند کنترل زمانبندی در گروه فرآیندی نظارت و کنترل پروژه

مدیریت عملکرد پروژه از اهمیت ویژه ای برخوردار است. برنامه زمانبندی پروژه، پایان به موقع پروژه را با داشتن داده های زمانی، منابع و اطلاعات مالی و … گارانتی می کند. برنامه زمانبندی در نرم افزارهای کنترل پروژه MS Project و Primavera شبیه سازی می شود.

برنامه زمانبندی که برخی اوقات از آن به عنوان مدل زمانبندی نیز یاد می شود، باید با دقت کافی پیاده سازی شود، زیرا مرجع اصلی برای برنامه ریزی، کنترل و نظارت بر زمان و عملکرد پروژه خواهد بود.

برای تهیه مدل زمانبندی لازم است:

▪️ همه داده های مورد نیاز برنامه زمانبندی جمع آوری شود.

▪️ فعالیت ها تعریف شود.(define activities)

▪️ روابط بین فعالیت ها(sequence activities) تعریف شود.

▪️ منابع هر فعالیت برآورد شود.

▪️ مدت زمان انجام هر فعالیت تخمین زده شود.

تعریف فعالیت ها در برنامه زمانبندی پروژه

در این مرحله می بایست فعالیت های هر بسته کاری را بر اساس نکات زیر مشخص کنید:

▪️ در تعریف فعالیت ها به میزانی ریز شوید که مدت زمان هیچ کدام از فعالیت ها بیشتر از 2 دوره کنترل و نظارت نشود، مثلا اگر ماهانه پروژه مورد کنترل و نظارت قرار می گیرد، نباید مدت زمان هیچ فعالیتی بیشتر از 2 ماه شود.

▪️ نام گذاری فعالیت ها بر اساس توصیه انجمن مدیریت پروژه امریکا باید یکتا باشد و بر پایه اصول پیکره دانش مدیریت پروژه می بایست نام فعالیت ها دارای یک فعل یا مفعول باشد.

▪️ فعالیت های یک بسته کاری باید جامع و شامل باشد یعنی می بایست در برگیرنده تمام وظایف و کارهای مربوط به بسته کاری مورد نظر باشد.

▪️ مایلستون ها تعریف شود: مایلستون همان فعالیت است که مدت زمانش برابر صفر و برای نشان دادن اتفاقی خاص در پروژه تعریف شده است. مایلستون ها معمولا به دو دسته تقسیم می شوند. دسته اول که تاریخ های قرار داد را نشان می دهد مانند “مایلستون شروع” که زمان عملیاتی شدن قرار داد و مایلستون پایان که تاریخ تحویل موقت پروژه را نمایش می دهد. دسته دوم نشان دهنده اتفاق های با اهمیت خارجی یا داخلی در پروژه است.

تعریف روابط بین فعالیت ها در برنامه زمانبندی پروژه

یکی از عواملی که باعث می شود یک برنامه زمانبندی از کیفیت خوبی بهره مند شود، تعریف صحیح روابط بین فعالیت ها است. چگونگی تعریف این روابط بر روی مدیریت زمان و هزینه نیز تاثیر می گذارد. روابط بین فعالیت ها به 4 گروه تقسیم می شود:

▪️ رابطه (FS)Finish-To-Start

فعالیت اول باید به پایان برسد تا فعالیت دوم شروع شود؛ به عبارت دیگر فعالیت دوم (پس نیاز) تا زمانیکه فعالیت اول (پیش نیازش) به پایان نرسد، نمی تواند شروع شود. بیش از 90% روابط در یک برنامه زمانبندی FS است.

نمایش رابطه (FS)Finish-To-Start

▪️ رابطه(FF)Finish-To-Finish

فعالیت دوم (پس نیاز) تا وقتیکه فعالیت اول (پیش نیازش) به پایان نرسد، نمی تواند به پایان برسد.

نمایش رابطه(FF)Finish-To-Finish

▪️ رابطه(SS)Start-To-Start

تا زمانیکه فعالیت اول (پیش نیاز فعالیت دوم) شروع نشود، فعالیت دوم (پس نیاز) نمی تواند شروع شود.

نمایش رابطه (SS)Start-To-Start

▪️ رابطه(SF)Start-To-Finish

فعالیت دوم نباید شروع شود تا وقتیکه فعالیت اول (پیش نیاز) شروع شود. (کم کاربردترین رابطه)

نمایش رابطه (SF)Start-To-Finish

بعد از انجام موارد ذکر شده، برنامه زمان بندی را می توانیم تهیه کنیم. عموما مدل زمانبندی را بر اساس رویکرد مسیر بحرانی (critical path method) پیاده سازی می شود اما پیکره دانش مدیریت پروژه PMBOK ضرورتی در این رابطه ندارد.

پس از به دست آوردن برنامه زمانبندی، زمانبندی معادل با آن باید جهت مقایسه های آینده ذخیره شود. این زمانبندی اولیه اصطلاحا خط مبنا (Base line) نامیده می شود.

اقدام (Do) یا گروه فرآیند اجرای پروژه

DO در برنامه ریزی و کنترل پروژه

در این مرحله از حلقه دمینگ، هر آنچه در مرحله قبل طرح یا برنامه ریزی شده است، در محیط عملیاتی در مقیاس کوچک پیاده سازی می شود.

در برنامه ریزی و کنترل پروژه به جای Do، موسسه مدیریت پروژه امریکا PMI از Execute استفاده می کند که نشان دهنده گروه فرآیند اجرا است.

گروه فرآیند اجرا براساس استاندارد PMBOK شامل فرآیندهای هدایت و مدیریت اجرای پروژه، جمع آوری تیم پروژه و مدیریت تیم پروژه، تضمین کیفیت، مدیریت برنامه ارتباطات و اجرای تدارکات است.

پیکره دانش مدیریت پروژه PMBOK معتقد است:

اگر برنامه ریزی را به خوبی انجام داده باشیم، گروه فرآیند اجرا برابر با تحقق برنامه ریزی های انجام شده خواهد بود.”

فرآیند جمع آوری تیم پروژه

براساس برنامه ریزی های پروژه، نیاز به افراد مختلفی در سرتاسر پروژه داریم. در برنامه منابع انسانی نیاز به نیروهای انسانی در پروژه بصورت کامل و جامع شرح داده شده است. بعضی از این افراد از زمان برنامه ریزی در پروژه حضور داشته اند اما نیاز باقی مانده پروژه به نیروهای انسانی می بایست بر مبنای برنامه منابع انسانی در تاریخ های ذکر شده در این سند در اختیار پروژه قرار داده شوند. پس از جذب نیروهای انسانی باید نسبت به فراگیری آموزش های لازم جهت کار در پروژه و مهارت کار گروهی به آنها عملیاتی شود.

فرآیند مدیریت تیم پروژه

عملکرد اعضای تیم پروژه مورد ارزیابی قرار می گیرد و در صورت نیاز برنامه منابع انسانی اصلاح می شود. همچنین اگر نارسایی در تیم پروژه وجود داشته باشد، در طی این فرآیند برطرف خواهد شد.

فرآیند هدایت و مدیریت اجرای پروژه

این فرآیند به هدایت و مدیریت روند اجرایی شدن برنامه ریزی های انجام شده پروژه می پردازد. ورودی اصلی این فرآیند برنامه مدیریت پروژه یا برنامه ریزی های پروژه است اما پیکره دانش مدیریت پروژه PMBOK سه ورودی دیگر از قبیل درخواست تغییر تائید شده، عوامل محیطی سازمان و سرمایه های فرآیندی سازمان برای این فرآیند تعریف کرده است.

سه ورودی دیگر این فرآیند به سادگی در برنامه ریزی های پروژه به صورت زیر قرار داده می شوند:

درخواست های تغییر پس از تائید، به برنامه ریزی های پروژه اضافه می شوند

اگر در شرایطی نیاز به جزئیات فرآیندها و عوامل محیطی سازمان برای پیاده سازی و هدایت برنامه مدیریت پروژه بود، آنها به برنامه ریزی های پروژه اضافه می شوند.

فرآیند مدیریت ارتباطات

برنامه ریزی ارتباطات بر اساس این فرآیند عملیاتی می شود، به این صورت که اطلاعات پروژه که دربرگیرنده همه خروجی های بخش های مختلف پروژه است، جمع آوری و به صورت گزارش های متنوع به افراد و گروه های مختلف ارائه و بایگانی می شوند.

فرآیند تضمین کیفیت

برنامه کنترل کیفیت در گروه فرآیند برنامه ریزی توسط دفتر مدیریت پروژه طراحی می شود و اعضای تیم کنترل کیفیت پروژه آن را اجرا می کنند. فرآیند تضمین کیفیت براساس PMBOK اثربخشی برنامه کیفیت را مورد ارزیابی قرار می دهد.  به این صورت که بررسی می کند آیا برنامه ریزی های کنترل کیفیت باعث ایجاد کیفیت مورد انتظار پروژه می شوند یا خیر.

در صورتیکه بر اساس این فرآیند نتیجه بگیریم، کیفیت مورد انتظار در هر کدام از بخش های پروژه محقق نمی شود، این موضوع را در قالب درخواست تغییر مطرح می کنیم، در صورت تائید درخواست، به برنامه کیفیت اضافه می شود.

فرآیند اجرای تدارکات

این فرآیند برنامه تدارکات که توسط دفتر مدیریت پروژه طراحی شده را پیاده سازی می کند. تیم تدارکات با مکاتبه و ارزیابی تامین کنندگانی که دارای کالا و خدمات پروژه هستند، تامین کننده مناسب (برنده) را گزینش می کند و پس از آن با او قرارداد می بندد.

ارزیابی (Check) یا گروه فرآیند کنترل و نظارت پروژه

CHECK در برنامه ریزی و کنترل پروژه

حلقه دمینگ در این گام به بررسی برنامه اجرا شده می پردازد و کارایی برنامه مورد سنجش قرار می گیرد. خروجی برنامه عملیاتی شده با نتایج مورد انتظار مورد ارزیابی قرار می گیرد.

در برنامه ریزی و کنترل پروژه، انحرافاتی که احتمال رخ دادن آنها در طول پروژه وجود دارد، نسبت به خط مبنا (base line) از پیش مشخص شده مورد بررسی قرار داده می شود.

ممیزی و کنترل محدوده پروژه

در کنترل و نظارت گستره، بخش های تکمیل شده محدوده قبل از تحویل به کارفرما می بایست نسبت به خط مبنای دامنه (scope) پروژه مقایسه شوند. هدف از انجام این فرآیند اطمینان یافتن از این است که کاری کمتر یا اضافه تر از گستره انجام نشود. معمولا تحویل شدنی ها براساس مشخصه های کیفی، فنی، کمی و… مورد ارزیابی قرار می گیرند.

در بازرسی هایی که بر روی تحویل شدنی ها انجام می شود:

▪️ اگر تحویل شدنی ها تائید شوند، آنها به کارفرما ارائه می شوند

▪️ درصورتیکه انحرافی در کامل بودن گستره یا کیفیت کار شناسایی شود، علت ریشه ای آن مورد بررسی قرار می گیرد. اقدامات اصلاحی در فرمت درخواست تغییر (برای رفع آن) و در صورت لزوم عملیات پیشگیرانه (جهت جلوگیری از وقوع آن در آینده) تدوین می شود.

کنترل زمانبندی پروژه

در مرحله کنترل و نظارت می بایست داده های واقعی را در برنامه زمانبندی وارد و نتایج بدست آمده را نسبت به خط مبنا مقایسه کرد. کمینه داده هایی که درکنترل و نظارت در برنامه زمانبندی وارد می شوند عبارتند از:

زمان واقعی آغاز و پایان

مدت زمان صرف شده و باقی مانده یا مقدار های متناظر آن مثل کار انجام شده و باقیمانده، پیشرفت کار، پیشرفت زمانی و…

بعد از بررسی عملکرد زمانبندی، انحراف ها و تاخیرات محتمل شناسایی می شوند. عملکرد زمانی پروژه با شاخص های مرتبط مثل انحراف از زمانبندی (SV: Schedule Variance) و عملکرد زمانبندی (SPI: Schedule Performance Index) ارزیابی می شود.

چنانچه آنها از حد مورد انتظار بیشتر باشند، منجر به بروز تغییر در مدل زمانبندی و تدوین برنامه اقدامات اصلاحی می شود. لازم به ذکر است علت ریشه ای و دلیل وقوع تاخیرات و انحرافات زمانی باید پیدا شود و در صورت نیاز اقدامات پیشگیرانه جهت عدم وقوع دوباره آنها در آینده تدوین گردد.

کنترل هزینه پروژه

در مرحله کنترل و نظارت بر هزینه ها به راندمان مالی پروژه پرداخته می شود. هدف آن کنترل هزینه ها بر اساس بودجه تعیین شده که خط مبنای هزینه نیز نامیده می شود، است.

ابتدا داده های مالی واقعی پروژه ثبت می شود، پس از آن نتایج بدست آمده با خط مبنا (بودجه پروژه) مورد قیاس قرار می گیرد. در صورت بروز انحراف های مالی نسبت به بودجه، راه حل های برگزیده شده بصورت اقدامات اصلاحی و یا پیشگیرانه مالی ارائه خواهد شد.

روند مالی پروژه در این فرآیند مورد ارزیابی قرار می گیرد:

اگر روند مالی پروژه به صورت فعلی استمرار یابد، آینده مالی پروژه چگونه پیش بینی خواهد شد. ابزار اصلی ارزیابی هزینه ها آنالیز شاخص ارزش کسب شده (earned value analysis: (EVMاست. EVM تنها محدود به هزینه نمی شود بلکه ارزیابی زمان و گستره پروژه را نیز در بر می‌گیرد. روش EVM عملکرد برنامه ریزی شده و واقعی حوزه های ذکر شده را مورد بررسی قرار داده و با توجه به آن آینده پروژه، نرخ افت درآمد پروژه، هزینه کل و تاریخ اتمام پروژه را پیش‌بینی می کند.

شاخص عملکرد هزینه ای  (CPI: Cost Performance Index)شاخص دیگر ارزیابی هزینه است که با استفاده از آن می توانیم میزان عملکرد هزینه ای پروژه و بودجه برنامه ریزی شده را مقایسه کنیم.

بعد از ارزیابی راندمان فعلی پروژه، به پیش بینی بودجه پروژه براساس شاخص های پیش بینی هزینه های کل پروژه (EAC: Estimate At Completion) و پیش بینی کارهای باقیمانده (ETC: Estimate To Complete) و … پرداخته می شود.

اجرا (Act)

ACT در برنامه ریزی و کنترل پروژه

همانطور که در این مرحله از حلقه دمینگ راهکارهای ارزیابی شده در مراحل قبل پیاده سازی می شوند، در برنامه ریزی و کنترل پروژه نیز براساس ارزیابی های صورت گرفته در گروه فرآیندی اجرا، برنامه های اصلاحی و پیش بینی آینده پروژه طراحی می شوند. به عبارت دیگر پس از مقایسه عملکرد واقعی و برنامه ریزی شده پروژه، در صورتیکه نتایج بدست آمده منطبق بر برنامه های پروژه نباشد، برنامه های اصلاحی و پیشگیرانه ای تدوین می شود که در ساختار درخواست تغییر در پروژه به گردش در می آیند.

همچنین در هنگام اجرای پروژه ریسک های جدیدی شناسایی می شوند که معمولا در مرحله کنترل و نظارت به بخش مدیریت ریسک گزارش می شوند. حوزه مدیریت ریسک پس از بررسی ریسک های جدید، برنامه های واکنش (پاسخ یا استراتژی پاسخ) به ریسک را در ساختار درخواست تغییر تهیه و در صورت تائید رسمی، به برنامه مدیریت ریسک اضافه می کند.

لازم به توجه است تغییرات شناسایی شده در پروژه نباید قبل از تائید رسمی در پروژه عملیاتی شوند.

باید در نظر داشته باشیم وقتی مشکلی شناسایی می شود، باید علت ریشه ای بروز آن مشکل را نیز پیدا کنیم. این کار هم باعث ارائه راه حل بهتر و هم باعث پیش بینی مشکلات بالقوه در آینده می شود که با طراحی اقدامات پیشگیرانه می توانیم از بروز آنها جلوگیری کنیم.

باید در نظر داشته باشیم بهبود و اصلاح، فرآیندی دائمی در مدیریت پروژه است. به این صورت که هر چه شناخت ما از پروژه کامل‌تر می شود، برنامه های پروژه بیشتر مورد اصلاح قرار می گیرند و دقیق تر می شوند.

مطالب زیر را از دست ندهید

دیدگاهتان را بنویسید

درخواست مشاوره رایگان

    در صورت نیاز به مشاوره می توانید فرم را تکمیل نمایید و یا با ما در ارتباط باشید.

    آنچه در این مقاله می‌خوانید

    فهرست مطالب