وبلاگ

ساخت گزارشات اتوماتیک در پاور پوینت با استفاده از پاور بی آی

گزارشات آنلاین در پاور بی آی

یکی از درخواست‌هایی که همیشه از طرف مشتریان مطرح میشود امکان ساخت گزارشات اتوماتیک وبه روز، از پاور بی آی (Power BI) داخل پاور پوینت است به نحوی که امکان تبدیل آن به فایل های PDF نیز باشد.

شرکت مایکروسافت به تازگی افزونه ای به این منظور در پاور پوینت اضافه کرده که این امکان را ایجاد میکند که بتوانیم داده ها وگزارشات انلاین که با پاور بی آی (Power BI) ساخته شده را در فایلهای پاورپوینت به همان صورت آنلاین داشته باشیم و در ارائه ها از آن استفاده کنیم. شرکت مایکروسافت از این امکان به عنوان storytelling یاد میکند .

چگونه از افزونه پاور بی آی در فایلهای پاور پوینت استفاده کنیم؟

در مرحله اول لازمه که این افزونه power BI از Office Store به صورت رایگان دریافت شود . درصورتی که شما یوزر Microsoft 365 هستید به صورت پیش فرض این افزونه در افزونه های پاور پوینت اضافه شده وقابل استفاده هست. از منوی INSERT به قسمت My Add ins برید وبرروی گزینه See Allکلیک کرده در بخش storeعبارت Power BIرا سرچ کنید وهمانگونه در شکل شماره یک مشاهده میکنید افزونه پاور بی آی را به افزونه های پاور پوینت اضافه کنید.

Adding the Power BI Add-in from the Office Store
Figure 1 – Adding the Power BI Add-in from the Office Store

2.  بعد از اضافه شدن افزونه در پاور پوینت بخش My Add-ins افزونه قابل مشاهده خواهدبود

Power BI-Add in PowerPoint
Figure 2 – Accessing the Power BI Add-in for PowerPoint

در مرحله بعد به بخش گزارشات در نرم افزار پاور بی آی (Power BI) برویدوگزارشی را که قصد ارائه آنرا درپاور پوینت دارید انتخاب کنید مطمان شود فیلترهای مناسبی در گزارشات خود انجام داده اید وگزارش مد نظر شما درپاور بی آی ساخته شده است(به عنوان مثال قصد ارائه گزارشات در مورد پروژه های واحد IT داریم)

دو روش برای گرفتن URL از فایل پاور بی آی وجود دارد :

روش اول: Export’ > ‘PowerPoint’ > ‘Embed Live Data’

Adding the Power BI Report to PowerPoint
Figure 3 – Adding the Power BI Report to PowerPoint (Option 1)

روش دوم: استفاده از گزینه Share و پس از آن انتخاب PowerPoint است.

هر دو روش نتیجه یکسان دارد با این تفاوت که روش دوم به مخاطبین شما دسترسی گزارشات را می دهد در صورتی که دسترسی به دیدن گزارشات را قبلا داشته باشند .

Adding the Power BI Report to PowerPoint (Option 2)
Figure 4 – Adding the Power BI Report to PowerPoint (Option 2)

همانگونه که در شکل زیر مشاهده میکنید در این مرحله برای ارسال URL به Clipboardروی کپی کلیک کنید.

Copy Power BI Link to PowerPoint
Figure 5 – Copy Power BI Link to PowerPoint

حالا به پاورپوینت بروید و URL دریافت شده را در باکس محاوره باز شده کپی کنید(مانند شکل زیر)

Paste Power BI Link to PowerPoint
Figure 6 – Paste Power BI Link to PowerPoint

همانگونه که خواهید دید گزارشات لایو خواهند بود چراکه به عنوان مثال اگر موس را بر روی پروژه خاصی ببرید آخرین وضعیت به روز رسانی پروژه را نمایش خواهد داد و شما میتوانید گزارشات تفصیلی هر پروژه را پیمایش و در سطوح مختلف گزارش مشاهده کنید . این موارد درشکلهای 7و8و9 نمایش داده شده است.

Power BI Report in PowerPoint (All Projects)
Figure 7 – Power BI Report in PowerPoint (All Projects)
Power BI Report in PowerPoint (Project Details)
Figure 8 – Power BI Report in PowerPoint (Project Details)
Power BI - Project Tracking in PowerPoint
Figure 9 – Power BI Report in PowerPoint (Project Tracking)

گزارشات منتقل شده به پاور پوینت از منوی Data Options در قسمت پایین صفحه امکان به روز رسانی ورفرش خواهند داشت .(شکلهای شماره 10و11)

Resetting Power BI data in PowerPoint
Figure 10 – Resetting Power BI data in PowerPoint
Resetting Power BI data in PowerPoint
Figure 11 – Resetting Power BI data in PowerPoint

در برخی از سناریوهای گزارش دهی لازم هست که داده های گزارش به روز رسانی نشوند یه به عبارتی شما گزارش را در پاور پوینت برای فردی ارائه می کنید که دسترسی به گزارشات پاور بی

آی ندارد یا اینکه شما تمایل ندارید داده های گزارش به هردلیلی تفییر کنند یا به روز رسانی شوند مگر آنکه شما بخواهید در این صورت همانطور که درشکل شماره 12 مشاهده میکنید به گوشه سمت راست بالا از منو روی Add inکلیک کرده و “Show as Saved Image ” را انتخاب کنید. بدین ترتیب افزونه به عکس تبدیل خواهد شد و شما میتوانید فایل پاور پوینت را به صورت PDF برای مخاطبین ارسال کنید یا نمایش دهید.

Saving the Power BI Report as an Image
Figure 12 – Saving the Power BI Report as an Image

مطالب زیر را از دست ندهید

دیدگاهتان را بنویسید

درخواست مشاوره رایگان

    در صورت نیاز به مشاوره می توانید فرم را تکمیل نمایید و یا با ما در ارتباط باشید.