شرکت‌ مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

شرکت‌ مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

شرکت‌ مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

وبلاگ

فایل ارائه هشتمین سمپوزیوم مدیران حرفه ای پروژه

سمپوزیوم مدیران حرفه ای پروژه

ارائه تجارب پیاده سازی فرایندهای مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولیو در هشتمین سمپوزیوم مدیران حرفه ای پروژه در تاریخ 11 و 12 آبان ماه سال 1400 همزمان با روز جهانی مدیریت پروژه (اولین سه شنبه ماه نوامبر) برگزار گردید.

در سمپوزیوم مدیران حرفه ای پروژه، یک تجربه عملی توسط جناب آقای مهندس براهیمی (مدیر عامل شرکت توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان) ارائه شده است.

در پایان سال 1398، یکی از شرکت های بزرگ تولید کننده آهن و فولاد در کشور که سالیانه تعداد زیادی پروژه از جنس پروژه های توسعه زیرساخت صنعتی با حجم ریالی بسیار بالا دارد، درخواست پیاده سازی فرایندهای مدیریت پروژه بر اساس استانداردهای جهانی مانند PMBOK ویرایش ششم و متدولوژی PRINCE2 با هدف کمک به موفقیت پروژه های سازمان خود را ارائه نمود. پیاده سازی فرایندهای مدیریت پروژه در این سازمان مانند هر سازمان بزرگ دیگری با چالش های اساسی روبرو می باشد.

این پروژه را در 4 بخشِ موقعیت (Situation)، وظیفه (Task)، اقدامات (Action) و نتیجه (Result) ارائه می‌دهیم.

بخش 1) موقعیت

در این بخش ارائه، به چالش های پیش رو که در اغلب سازمان های ایرانی با آن‌ها رو به رو هستیم، می‌پردازیم که عبارتند از:

▪️ کارایی و اثربخشی استانداردهای مدیریت پروژه و کاستومایز کردن آن

▪️ رویکرد فرایندگرا در مدیریت پروژه

▪️ چالش های استقرار سیستم های مدیریتی در سازمان ها

نکته حائز اهمیت این است که، یک سازمان برای اینکه عملکرد مناسب و صحیحی داشته باشد، باید فرایندهای آن عملکرد مناسبی داشته باشند. یعنی عملکرد مناسب سازمان ناشی از عملکرد مناسب فرایندهاست.

چرخه PDCA

در زمان پیاده سازی فرایند ها لازم است به چرخه PDCA در طراحی فرایند ها توجه نماییم.

گام های چرخه PDCA در طراحی و پیاده سازی فرایند ها به صورت زیر است:

  1. مدلسازی و تدوین
  2. پیاده سازی و اجرا
  3. دیده بانی و مدیریت و کنترل
  4. تحلیل و بهینه سازی

بدین ترتیب فرایندهای طراحی شده در سازمان بهینه سازی خواهد شد و نیز باعث بهبود مستمر فرایندها می‌شود.

بخش2) وظیفه

در این بخش وظایفی که ما داشتیم، 4 گام زیر هستند:

▪️ تحلیل فرایندها و درک معماری سازمان

▪️ اختصاصی سازی فرایندهای مدیریت پروژه

▪️ تدوین فرایندها

▪️ مدل سازی فرایند ها

در ادامه به بررسی هر یک از موارد بالا می‌پردازیم.

تحلیل فرایندها و درک معماری سازمان

اولین گام، تحلیل کلیه فرایند های سازمان به منظور مشخص شدن فرایندهای مدیریت پروژه و ایجاد سبد فرایندی سازمان (PCF فرایندی سازمان) و جایگاه آن ها در PCF و تهیه نقشه فرایندی سازمان می باشد. به گونه ای که تعیین کنیم کلیه فرایندهایی که سازمان را هدایت میکنند و عملکرد سازمان را شکل می دهند شامل چه فرایندهایی بوده و چه ارتباطات و بر هم کنشی با فرایندهای مدیریت پروژه دارند.

اختصاصی سازی فرایندهای مدیریت پروژه

در این گام، به اختصاصی سازی فرایند ها مبتنی بر نظام ها و استانداردهای مدیریت پروژه است.

یکی از چالش هایی که مطرح میشود این است که: آیا استانداردهای جهانی مدیریت پروژه مانند استاندارد PMBOK، متدولوژی PRINCE2 و متدولوژی PM2 به تنهایی کافی هستند؟ خیر.

 

این استانداردها فقط چارچوب فرایندی و نوع فرایندها و تعداد فرایندهای اصلی مورد نیاز برای مدیریت پروژه ها را تعیین می‌کنند. لذا عمق فرایندها اصلا در این استانداردها بیان نمی‌شود. پس لازم است براساس نوع صنعت سازمان و تنوع و پیچیدگی پروژه های سازمان از راهنماهای تخصصی که وجود دارد، در کنار استاندارد PMBOK و متدولوژی PRINCE2 استفاده نمود.

پس برای پیاده سازی و اختصاصی سازی فرایندهای مدیریت پروژه در سازمان لازم است سه جنبه زیر را مدنظر قرار دهیم:

  1. استاندارد های جهانی مدیریت پروژه که فرایند ها را تعیین میکنند.
  2. راهنماهای تخصصی که عمق دانشی فرایندها را تعیین میکنند.
  3. فرهنگ سازمانی و سطح بلوغ مدیریت پروژه ای که در سازمان وجود دارد.

تدوین فرایندها

همانگونه که به منظور تدوین فرایندهای مدیریت پروژه از استانداردها و متدولوژی های بین المللی استفاده شده است، برای طراحی فرایندها نیز لازم است از یک چارچوب استاندارد بهره گرفت. در چارچوب APQC که یک مدل جهانی به منظور شناسایی و تحلیل فرآیندها است و می‌توان آن را یکی از جامع ترین مدل های مرجع فرایندی موجود در دنیای مدیریت دانست، فرآیندها در ۵ سطح مختلف شامل طبقه، گروه فرایند، فرایند، فعالیت و وظیفه طبقه بندی می‌شوند.

بر اساس چارچوب APQC، به منظور طراحی و تدوین هر فرایند در سازمان از جمله فرایندهای مدیریت پروژه، لازم است اجزای مشخصی از جمله شناسنامه فرایند، دستورالعمل، فعالیت ها، وظایف و فرم های مربوط به آن فرایند تدوین شود. APQC یکپارچگی فرایندهارا با بقیه فرایندهای سازمان به خوبی رعایت میکند.

مدل سازی فرایندها

پس از تدوین فرایندها، وظیفه بعدی مدل سازی فرایندها است که برای انجام آن از روش مدل سازی فرایند BPMN استفاده گردید. BPMN به مجموعه ای از نمادها گفته می شود که برای مدل‌سازی فرایندها استفاده می شوند.در حوزه مدیریت فرایندها، BPMN از آنجا اهمیت می یابد که با ارائه شیوه‌ای استاندارد، طراحی و پیاده سازی فرایندهای سازمانی را ساده سازی کرده و با ایجاد یک زبان مشترک میان استفاده کنندگان از مدل فرایندی (طراح، مالک فرایند، مشتری فرایند و…) قدرت بیان و درک صحیح از فرآیندها را ممکن ساخته است.

از نکات مثبت دیگر BPMN می توان به این نکته اشاره کرد که می تواند زمینه مناسبی برای توسعه فرایندهای طراحی شده و طراحی راهکارهای نرم افزاری بر اساس آن باشد.

بخش 3) اقدامات

در این بخش از ارائه سمپوزیوم به بررسی اقدامات انجام شده برای این پروژه پرداخته شد:

▪️ تعیین سطح بلوغ و فرهنگ سازی و تعیین نیازمندی آموزشی

▪️ تدوین شناسنامه فرایند

شناسنامه فرایند با ایجاد تامین کننده، نوع اطلاعات، پروسه انجام شده روی اطلاعات، نوع خروجی و مشتری که آن فرایند خواهد داشت، ارتباط و یکپارچگی لازم بین فرایند های مختلف ایجاد میکند.

▪️ مدل سازی فعالیت ها

از استاندارد BPMN برای مدلسازی فعالیت ها استفاده گردید. مدلسازی که با استفاده از این استاندارد انجام شد، قابلیت فهم برای همه ارکان پروژه را به همراه داشت.

▪️ مدل سازی وظایف

باید به دقت مشخص شود که هر یک از فعالیت ها چه وظایفی را شامل می‌شود و این وظایف توسط کدام بخش سازمان و کدام شخص باید انجام گردد.

▪️ تدوین مستندات فرایند

سایر مستندات مورد نیاز طراحی و پیاده سازی شدند مانند: دستورالعمل ها، فرم ها و …

بخش4) نتیجه

ما در این پروژه، از ترکیب فرایندها، فعالیت ها، وظایف، دستورالعمل ها‌ وفرم ها یک نظام یکپارچه ای را در سازمان در ارتباط با سایر فرایندهای سازمان بوجود آوردیم.

نتایج حاصله عبارتند از:

▪️ تحلیل فرایندهای سازمان، روابط فعالیت ها و تعیین سطح بلوغ سازمان

▪️ معماری فرایند مدیریت پروژه بر اساس استانداردها و دستورالعمل های تخصصی

▪️ حفظ یکپارچگی و ارتباط با سایر فرایندهای سازمان

▪️ مدل سازی استاندارد فرایند

فایل پرزنتیشن ارائه شده در هشتمین سمپوزیوم مدیران حرفه ای پروژه، از لینک زیر قابل دانلود می باشد.

دانلود فایل ارائه

پسورد فایل : ندارد

[contact-form-7 id="682" title="خرابی لینک"]

مطالب زیر را از دست ندهید

دیدگاهتان را بنویسید

درخواست مشاوره رایگان

[contact-form-7 id="676" title="فرم درخواست تماس"]

در صورت نیاز به مشاوره می توانید فرم را تکمیل نمایید و یا با ما در ارتباط باشید.

فهرست مطالب