شاخص‌های کلیدی عملکرد در مدیریت پروژه (KPI)
هر سازمانی برای رسیدن به هدفی شکل گرفته است. این مطلب در مورد پروژه ها نیز صادق است. نکته حائز اهمیت در مدیریت پروژه ها و سازمان ها، تعیین درست اهداف و اندازه گیری و ارزیابی عملکرد است. به منظور ارزیابی عملکرد لازم است از معیار ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد مناسب استفاده گردد.
تعیین درست اهداف و همچنین اندازه گیری پیشرفت سازمان یا پروژه ها اغلب کاری دشوار برای مدیران است. اینجاست که OKR و KPI به کمک مدیران آمده و به آنان در تعیین اهداف و نیز بررسی و ارزیابی موفقیت سازمان و پروژه ها یاری می رسانند.
در ادامه به معرفی OKR و KPI و کاربرد و نقش آنها در ارزیابی موفقیت سازمان و پروژه ها می‌پردازیم. پس با ما همراه باشید.
آنچه در این مقاله می‌خوانید
شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟
شاخص کلیدی عملکرد یا Key Performance Indicator به طور اختصار KPI معیاری قابل اندازه گیری است که کارآمدی و موفقیت سازمان را در رسیدن به اهدافش نشان میدهد.
سازمان ها در سطوح مختلفی از شاخص‌های کلیدی عملکرد برای ارزیابی موفقیتشان در رسیدن به اهدافشان استفاده می کنند. این شاخص ها در سطوح بالا بر عملکرد کلی کسب و کار تمرکز دارند. تمرکز شاخص‌های کلیدی عملکرد در سطوح پایین تر برفرایند بخش های مختلف مانند منابع انسانی، فروش، بازاریابی و… است.
KPI ها به عنوان اصلی ترین روش به منظور ارزیابی میزان تحقق اهداف سازمان است و یک معیار مهم در ساخت داشبوردهای مدیریتی، به شمار می رود.
مزایای استفاده از KPI
▪️ به درک سریع وضعیت های پیچیده کمک میکند.
▪️ به شناخت تحولات گذشته و تصمیم گیری های آینده کمک میکند.
▪️ کارکنان سازمان را به سمت و سوی درست هدایت میکند.
▪️ نیروی محرکه ای برای سازمان است و در کارکنان انگیزه ایجاد میکند.
▪️ با نظارت و پیگیری مداوم در طول پروژه ها، باعث شناسایی و رفع مشکلات بالقوه میشوند.
نحوه تعریف KPI
به منظور تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد مفید و هدفمند لازم است مراحل زیر طی شود:
▪️ اهدف سازمان بررسی گردند و واضح و شفاف بیان شوند.
▪️ عملکرد فعلی سازمان تجزیه و تحلیل گردد.
▪️ اهداف بلند مدت و کوتاه مدت تعیین شوند.
▪️ KPI ها با ذینفعان به اشتراک گذاشته شوند.
▪️ پیشرفت مداوم بررسی شود و در صورت نیاز اصلاحات لازم برای KPI ها انجام شوند.
OKR چیست؟
OKR یا Objectives and Key Results به معنای اهداف و نتایج کلیدی است که برای تعیین اهداف سطوح مختلف سازمان، پیگیری اهداف و اندازه گیری آن به کار می‌رود. همچنین از OKR میتوان برای اهداف شخصی نیز استفاده کرد.
OKR یک روش هدف گذاری مشترک است که توسط تیم های مختلف سازمان برای تعیین اهداف استفاده می شود. مدیران سازمان ها با استفاده از OKR، از طریق مشارکت افراد و توانمند سازی آنها، تیم هایی با عملکرد خوب ایجاد می کنند.
از جمله قسمت های چالش برانگیز در OKR، تعیین اهداف درست و مناسب است. هر هدف لازم است سه یا چهار نتیجه کلیدی قابل اندازه گیری داشته باشد. این نتایج کلیدی باید قابلیت دستیابی و اندازه گیری داشته باشند. OKR به سازمان‌ها کمک می کند تا با تغییرات سازگار شده و نسبت به آن واکنش نشان دهند.
OKR دارای دو جزء هدف و نتایج کلیدی است. در OKR یک هدف کیفی بعنوان هدف اصلی و تعدادی نتایج کلیدی کمی به عنوان زیرمجموعه هدف اصلی در نظر گرفته میشود. زمانی هدف اصلی محقق میشود که سازمان به نتایج کلیدی مورد نظر دست یابد.
مزایا استفاده از OKR
واضح بودن هدف، ارتباطات پیشرفته و استراتژی منسجم و شفاف در سطح سازمان، از جمله مزایای OKR می‌باشد. دیگر مزایای آن عبارتند از:
▪️ تمرکز روی اولویت های انتخاب شده که بر اساس اهداف سازمان
▪️ همسویی کل سازمان با اولویت ها و هدف نهایی سازمان
▪️ پیگیری میزان پیشرفت سازمان به سمت اهداف تعیین شده
▪️ بهبود تخصیص و مدیریت منابع
▪️ بررسی دلایل اصلی عدم دستیابی به بعضی اهداف
▪️ اخذ تصمیمات موثر و کارآمد
▪️ افزایش بهره وری بوسیله تمرکز بر اهداف
تفاوت KPI و OKR
KPI و OKR از نظر ظاهری ممکن است شبیه به هم باشند و حرف K یا کلمه Key در هر دو آنها مشترک باشد اما با یکدیگر متفاوت‌اند. KPI شاخص هایی است که وضعیت سازمان را نشان میدهد اما OKR سیستم و چهارچوبی است که در ضمن آن، اهداف مهم سازمان مشخص می‌گردند.
برای OKR افق های زمانی کوتاه مدت (3 ماهه) و بلند مدت (1 ساله) در نظرگرفته میشود. اولویت‌هایی که سازمان باید بر آنها تمرکز کند، با OKR تعیین میشوند و بقیه کارهای روزانه و همیشگی سازمان بر اساس KPI و براساس روال مشخصی انجام میشوند.
حال این سوال پیش می آید که KPI بهتر است یا OKR؟
پاسخ این سوال بستگی دارد به آنچه که قصد دارید اندازه گیری کنید. برای ارزیابی و بهبود پروژه های گذشته، استفاده از KPI میتواند مفید باشد و برای اهداف بلند مدت و چشم انداز سازمان OKR گزینه مناسبی میتواند است.
KPI در مدیریت پروژه
شاخص های کلیدی عملکردی که مدیران پروژه از آنها استفاده میکنند به 4 دسته تقسیم میشوند.
▪️ شاخص های بودجه (Budget)
بررسی اینکه پروژه در محدوده بودجه اختصاصی دارد انجام میشود یا فراتر از آن رفته، اهمیت دارد.
▪️ شاخص های زمانی (Timeliness)
اطمینان از اینکه پروژه به موقع انجام میشود اهمیت دارد درغیر این صورت لازم است بررسی گردد که چرا کار طبق برنامه انجام نشده است. به همین منظور برای پروژه ها به صورت تخمینی تاریخی در نظر گرفته میشود.
▪️ شاخص های کیفیت (Quality)
مهم است که پروژه با معیار های کیفی تعریف شده مطابقت داشته باشد.
▪️ شاخص های اثربخشی (Effectiveness)
صرف زمان و بودجه اختصاصی به صورت صحیح و موثر، نیز حائز اهمیت است.
ممکن است همه پروژه‌ها به اندازه گیری همه شاخص ها نیاز نداشته باشند. لازم است برای انتخاب شاخص ها، هیئت مدیره و دفتر مدیریت پروژه در مورد معیار های موفقیت پروژه تصمیم گیری کنند.
در ادامه به معرفی شاخص های کلیدی هر دسته می‌پردازیم.
شاخص کلیدی عملکرد بودجه
▪️ واریانس بودجه (Budget Variance)
این شاخص مقدار تفاوت هزینه برنامه ریزی شده با هزینه واقعی است. این KPI، معمولا پس از تکمیل پروژه محاسبه میگردد.
▪️ بودجه کار برنامه‌ریزی شده (Budgeted Cost OF Work Scheduled یا BCWS)
از مهمترین دغدغه های مدیران پروژه، پیش‌بینی میزان بودجه برای انجام کار است. این شاخص ارزش برنامه ریزی شده (Planned Value یا به اختصار PV) نیز نامیده میشود. BCWS نشان دهنده مقدار هزینه برنامه ریزی و پیش بینی شده برای کار برنامه ریزی شده است یا به عبارتی بودجه در نظر گرفته شده برای کار برنامه ریزی شده است. پس داریم:
BCWS = بودجه در نظر گرفته شده × درصد فعالیت برنامه ریزی شده
▪️ بودجه کار انجام شده ( Budget Cost of Work Performed یا BCWP)
شاخص مناسبی برای پیگیری و کنترل بودجه مصرف شده در حین اجرای پروژه است. این شاخص ارزش کسب شده (Earned Value یا به اختصار EV) نیز نامیده میشود. که در کنترل انحراف هزینه کاربرد دارد. پس داریم:
BCWP = بودجه در نظر گرفته شده × درصد تکمیل فعالیت
▪️ شاخص هزینه واقعی کار انجام شده (Actual Cost of Work Performed یا ACWP)
این شاخص نشان دهنده مقدار واقعی هزینه انجام شده برای فعالیت ها تا لحظه‌ای است که پروژه بررسی میشود. به اختصار به آن AC نیز گفته می شود. هزینه های پروژه دو دسته هستند: هزینه های مسقیم و غیر مستقیم.
هزینه های مستقیم، هزینه هایی است که به طور مستقیم برای انجام فعالیت ها صرف میشوند؛ مانند هزینه تامین مواد اولیه و ماشین آلات. در حالیکه هزینه های غیرمستقیم، هزینه هایی است که برای امور پشتیبانی هزینه میشود؛ مانند حقوق کارکنان و هزینه ایاب و ذهاب.
شاخص کلیدی عملکرد زمانی
▪️ زمان چرخه (Cycle Time)
زمانی است که برای تکمیل یک فعالیت لازم است. این زمان برای کارهایی که در پروژه تکرار میشوند، کاربرد دارد.
▪️ درصد تکمیل به موقع (On-Time Completion Percentage)
برای بررسی اینکه چه مقدار از فعالیت در زمان مشخص شده، تکمیل شده است.
▪️ زمان صرف شده (Time Spent)
مقدار زمانی است که اعضای تیم برای انجام پروژه صرف میکنند.
▪️ ساعت های برنامه ریزی شده در مقابل زمان صرف شده (Planned Hours Vs. Time Spent)
برای انجام فعالیت های پروژه، زمان پیش بینی شده درنظر گرفته میشود. اگر زمانی که برای انجام آن صرف شده با زمانی که پیش بینی شده، یکسان نباشد، نشان دهنده نقص در تخصیص منابع یا بودجه است.
▪️ ظرفیت منابع (Resource Capacity)
این شاخص کلیدی عملکرد برای تخصیص منابع و تعیین تعداد افراد مورد نیاز برای استخدام لازم است. فرمول این شاخص به صورت زیر تعریف میشود:
(تعداد افرادی که روی یک پروژه کار می کنند) × (درصد زمان در اختیار برای کار روی پروژه)
شاخص کلیدی عملکرد کیفیت
▪️ رضایت یا وفاداری مشتری (Customer Satisfaction or Loyalty)
اینکه آیا مشتری از خروجی پروژه راضی است یا خیر، اهمیت دارد. این شاخص را می توان با یک نظرسنجی اندازه گیری کرد.
▪️ شکایات مشتری (Customer Complaints)
تعداد شکایت مشتریان یکی دیگر از شاخص های عملکرد کیفی است. که میتواند درون سازمانی نیز باشد.
شاخص کلیدی عملکرد اثربخشی
▪️ میانگین هزینه در هر ساعت (Average Cost Per Hour)
این شاخص میزان کار و تلاشی که برای تکمیل یک پروژه مورد نیاز است، اندازه گیری میکند؛ از جمله حقوق کارکنان، مزایا، فضای اداری، تجهیزات. پیگیری و بررسی این شاخص و مقایسه آن با نتایج پروژه در تعیین اینکه آیا از زمان کارمندان به طور موثر استفاده شده است یا خیر، کاربرد دارد.
▪️ سودآوری منابع (Resource Profitability)
شاخص سودآوری منابع به فهم اینکه آیا از زمان اعضای تیم به طور موثر استفاده می شود یا خیر، کمک میکند.
▪️ تعداد پروژه های فسخ شده (Number Of Cancelled Projects)
پیگیری تعداد پروژه هایی که متوقف شده یا فسخ شده اند نیز حائز اهمیت است. تعداد بالای پروژه‌های فسخ شده میتواند نشان‌دهنده عدم برنامه‌ریزی باشد.
▪️ تعداد درخواست‌های تغییر (Number Of Change Requests)
تعداد و دفعاتی که مشتری تقاضای تغییراتی در محدوده کاری تعیین شده دارد، بعنوان شاخص اثربخشی مهم است. به دلیل اینکه تغییرات که زیاد باشد روی بودجه، منابع، جدول زمانی، کیفیت تاثیرات منفی می‌گذارد.
مدیریت ارزش کسب شده (EVM) در مدیریت پروژه
در حوزه مدیریت زمانبندی و هزینه پروژه در استاندارد PMBOK، شاخص هایی به منظور کنترل زمانبندی و هزینه پروژه تعریف می شود. بدلیل اهمیت زیاد این شاخص ها ، استاندارد دیگری برای این موضوع به نام Practice Standard for Earned Value Management یا به اختصار EVM، توسط انجمن مدیریت پروژه آمریکا (Project Management Institute یا PMI) توسعه داده شده است.
مدیریت ارزش کسب شده (EVM) روشی است که به منظور اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد و پیشرفت واقعی پروژه طبق کار انجام شده، زمان و هزینه های صرف شده مورد استفاده قرار می‌گیرد.
با کمک این روش میزان بهره وری پروژه از طریق مقایسه برنامه اولیه و پیشرفت واقعی ارزیابی میگردد. همچنین به مدیر پروژه در پاسخ به سه سوال کجا بودیم؟، الان کجا هستیم؟ و به کجا داریم می رویم؟ یاری می‌رساند.
سه عنصر اصلی EVM عبارتند از:
▪️ بودجه کار برنامه‌ریزی شده ( PVیا BCWS)
▪️ بودجه کار انجام شده ( EVیا BCWP)
▪️ شاخص هزینه واقعی کار انجام شده ( ACیا ACWP)
با وجود اینکه EVM در مورد مسائلی که به برنامه هایی که از برنامه زمانی جلوتر یا عقب تر هستند، هشدار میدهد و با عملکرد و موفقیت پروژه ارتباط دارد، اما به خودی خود قادر به اصلاح عملکرد پروژه نمی‌باشد. به دلیل اینکه EVM شاخصی برای نمایش وضعیت پروژه است و مدیر پروژه با استفاده از اطلاعاتی که EVM در اختیارش می‌گذارد، به شناسایی مسائل و مشکلات پروژه می‌پردازد و اقدامات لازم را برای رفع آنها انجام میدهد.
شاخص های ارزیابی عملکرد در EVM
شاخص های ارزیابی عملکرد در EVM در دو بخش شاخص های ارزیابی عملکرد هزینه‌ای پروژه و شاخص های ارزیابی عملکرد زمانبندی پروژه مورد بررسی قرار می‌گیرند.
شاخص های ارزیابی عملکرد هزینه‌ای پروژه
▪️ شاخص انحراف هزینه ( Cost Varianceیا CV)
این شاخص نشان دهنده میزان انحراف بین ارزش کسب شده (EV) با هزینه واقعی کار انجام شدهAC) ) است. پس CV از رابطه زیر بدست می‌آید.
CV = EV – AC
عدد بدست آمده از این فرمول، سه حالت دارد:
▪️ CV > 0: هزینه واقعی اجرای پروژه کمتر از مقدار بودجه مصوب است.
▪️ CV = 0: هزینه واقعی اجرای پروژه برابر با مقدار بودجه مصوب است.
▪️ CV < 0: هزینه واقعی اجرای پروژه بیشتر از مقدار بودجه مصوب است.
▪️ شاخص عملکرد هزینه (Cost Performance Index یا CPI)
این شاخص، نسبتی برای اندازه گیری کارایی هزینه های یک پروژه است که رابطه آن به صورت زیر است:
(ارزش کسب شده (EV)) ÷ (هزینه واقعی (AC))=CPI
پس فرمول CPI به صورت زیر است:
CPI = EV / AC
عدد بدست آمده از این فرمول، سه حالت دارد:
▪️ CPI > 1: پروژه با هزینه کمتر از مقدار برآورد شده، انجام شده است.
▪️ CPI = 1: پروژه مطابق با هزینه برآورد شده، انجام شده است.
▪️ CPI < 1: پروژه با هزینه بیشتر از مقدار برآورد شده، انجام شده است.
شاخص‌های ارزیابی عملکرد زمانبندی پروژه
▪️ شاخص انحراف زمانبندی (Schedule Variance یا SV)
این شاخص نشان دهنده میزان انحراف بین ارزش کسب شده (EV) با میزان ارزش برنامه‌ریزی شده (PV) است. پس SV از رابطه زیر بدست می‌آید:
SV = EV – PV
عدد بدست آمده از این فرمول، سه حالت دارد:
▪️ SV > 0: اجرای پروژه جلوتر از برنامه زمانبندی است.
▪️ SV = 0: اجرای پروژه مطابق با برنامه زمانبندی است.
▪️ SV < 0: اجرای پروژه عقب‌تر از برنامه زمانبندی است.
▪️ شاخص عملکرد زمانبندی Schedule Performance Index )یا SPI)
این شاخص، نسبتی برای اندازه گیری کارایی زمانبندی یک پروژه است که رابطه آن به صورت زیر است:
(ارزش برنامه ریزی شده (PV)) ÷ (ارزش کسب شده (EV)) = SPI
پس فرمول SPI به صورت زیر است:
SPI=EV/PV
عدد بدست آمده از این فرمول، سه حالت دارد:
▪️ SPI > 1: پروژه زودتر از زمان برآورد شده، انجام شده است.
▪️ SPI = 1: پروژه مطابق با زمان برآورد شده، انجام شده است.
▪️ SPI < 1: پروژه دیرتر از زمان برآورد شده، انجام شده است.
OKR در مدیریت پروژه
مدیریت پروژه و OKR مکمل یکدیگرهستند. هر پروژه ای یک سری وظایف و کارها برای رسیدن به هدف پروژه دارد. OKR با وظایف متفاوت است و این یک اشتباه رایج است که OKR ها مانند وظایف تعریف میشوند. وظیفه چیزی است که باید در زمان محدود به پایان برسد و ممکن است در آن کیفیت چندان اهمیتی نداشته باشد. مدیران پروژه نباید در تله اتمام سریع پروژه بیفتند و کیفیت را درنظر نگیرند.
همانطور که پیش از این ذکر شد، OKR یک فرایند تعیین هدف کیفی مبتنی بر نتیجه کمی است. از آنجایی که مدیران پروژه در نوشتن طرح پروژه عملکرد خوبی دارند میتوانند OKR های مدیریت پروژه را بنویسند.
استفاده از OKR در پروژه ها، باعث افزایش شفافیت و همسویی بهتر در تیم و در نتیجه افزایش بهره وردی می شود. در طول چرخه عمر پروژه، OKR ها بررسی و ارزیابی میشوند تا از به موقع انجام شدن پروژه اطمینان حاصل گردد.
مثال هایی از OKR در مدیریت پروژه
▪️ OKR برای مدیریت بودجه پروژه
|
هدف
|
نتایج کلیدی
|
|---|---|
|
کاهش هزینه های توسعه به منظور افزایش سودآوری
|
مذاکره مجدد با پیمانکاران پروژه برای کاهش X درصدی هزینه ها
|
|
|
ارزیابی پروژه بر اساس هزینه تاخیرات
|
|
|
نگه داشتن واریانس بودجه کمتر از X درصد
|
▪️ OKR برای مدیریت اثربخشی پروژه
|
هدف
|
نتایج کلیدی
|
|---|---|
|
بهبود اثربخشی پروژه
|
آموزش کارکنان بین X تا Y ساعت
|
|
|
کاهش تعداد درخواست تغییرات از X به Y
|
|
|
کاهش تعداد پروژه های فسخ شده از X به Y
|
▪️ OKR برای مدیریت زمانی پروژه
|
هدف
|
نتایج کلیدی
|
|---|---|
|
تحویل به موقع پروژه
|
افزایش درصد تکمیل به موقع فعالیت ها تا X درصد
|
|
|
کاهش میانگین زمان صرف شده برای پروژه تا X درصد
|
|
|
افزایش ساعات برنامه ریزی شده در مقایسه با زمان صرف شده تا X درصد
|
سخن پایانی
در این مقاله به معرفی KPI (شاخص کلیدی عملکرد) و OKR (اهداف و نتایج کلیدی) و مزایا و کاربرد هریک از آنها در مدیریت پروژه پرداخته شد. بخاطر وجود کلمه Key در هر دو، بعضا با یکدیگر مشابه درنظر گرفته میشوند درحالیکه اینگونه نیست و با یکدیگر متفاوتند که تفاوت های آنها نیز ذکر گردید. همانطور که ذکر شد، OKR برای تعیین اهداف سازمان و پروژه ها به صورت واضح و شفاف کاربرد دارد و KPI به منظور ارزیابی موفقیت سازمان و پروژه ها استفاده میشود.
مطالب زیر را از دست ندهید
ارزیابی فنی اقتصادی پروژه، تهیه مدل های مالی پروژه های سرمایه گذاری
مدیریت فرایندها
مهندسی ارزش
مدیریت سبد پروژه ها
استاندارد های مدیریت پروژه
دیدگاهتان را بنویسید