مدیریت پروژه سازمانی یا EPM چیست
مدیریت پروژه سازمانی یا EPM که مخفف Enterprise Project Management است، راه حلیست که مایکروسافت برای مدیریت پروژه و پرتفولیو طراحی کرده است. به زبان ساده سامانه مدیریت پروژه EPM ابزاری ساده است که تنها با چند کلیک مدیر پروژه می تواند میزان کار واقعی انجام شده، پیشرفت کارها، منابع در دسترس پروژه، وضعیت بسته های کاری، هزینه های صرف شده در پروژه، وظایفی که هر نیروی انسانی انجام می دهد و … را مشاهده نماید. همچنین او می تواند گزارش های متنوعی در بخش های مختلف یک پروژه نظیر گزارش هایی در مورد ریسک های شناسایی شده، کنترل کیفیت فعالیت ها، مشکلات و موانع اجرایی پروژه و … تنظیم کند.
پلتفرم مدیریت پروژه سازمانی امکانی فراهم کرده که به سادگی مدیر پروژه اسناد و مدارک پروژه را به برنامه زمانبندی پروژه متصل کند. در محیط این سیستم، مدیر پروژه می تواند فیلدهای سفارشی بر حسب نیاز به برنامه ریزی پروژه اضافه کند.
آنچه در این مقاله می‌خوانید
مدیریت پروژه سازمانی فراتر از مدیریت یک پروژه است!
سامانه سیستم مدیریت پروژه سازمانی نمای شفاف از تمامی پروژه های سازمان ایجاد می کند که حجم کار منابع (چه نیروی انسانی یا تجهیزات و سایر منابع) درگیر در پروژه های سازمان، ظرفیت منابع باقی مانده، هزینه های پروژه ها و… را نمایش می دهد. این مزیت باعث می شود به راحتی گزارش های مختلفی در مورد سودآوری، نقاط قوت، ضعف ها و مشکلات، ریسک ها، بودجه و کیفیت پروژه های سازمان در کوتاه ترین زمان تهیه کنیم.
با دسترسی به نمای کلی از تمامی پروژه های سازمان می توانیم چشم انداز بهتری از آینده ترسیم کنیم، به این صورت که پروژه ها را بر حسب اهداف استراتژیک سازمان اولویت بندی کنیم ، میزان سود دهی، توجیه اقتصادی، میزان دسترسی به منابع و… تدوین کنیم.
شکل زیر نمای کلی از مدیریت پروژه سازمانی را نمایش می دهد:
سامانه مدیریت پروژه سازمانی EPM بر خلاف نرم افزارهای دیگر مدیریت پروژه مثل (Microsoft MS Project یا MSP) که ابزاری مستقل است و براساس فایل روی دسکتاپ قرار می گیرد، سیستم مدیریت پروژه سازمانی مبتنی بر یک سرور با ذخیره سازی مرکزی داده است. EPM توسط مایکروسافت طراحی شده و به آن عنوان مدیریت پروژه و پورتفولیو (Project and Portfolio Management) به اختصار Microsoft PPM داده است. در ادامه بیشتر با سامانه مدیریت پروژه سازمانی آشنا می شویم.
Microsoft Project Server چیست
نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب که با واژه لاتین Microsoft Project Server نیز معروف است، تمامی نقش های مدیریت پروژه در سطح سازمان را پشتیبانی می کند.
مزیت های مدیریت پروژه تحت وب به شرح زیر است:
▪️ پیکره بندی مرکزی و استانداردسازی (Central configuration and standardization)
▪️ مدیریت منابع مرکزی و گزارش از آنها (Central resource administration and reporting)
▪️ استفاده و دسترسی به نقش خاص (Role-specific use and access)
▪️ قابلیت توسعه و ادغام با سایر سیستم ها (Individual expandability and integration with other systems)
سیستم مدیریت پروژه سازمانی در فضای ابری مایکروسافت و همچنین در سرور شیرپوینت (SharePoint Server) بطور کامل یکپارچه شده، در دسترس قرار می گیرد.
ساختار مدیریت پروژه تحت وب در سازمان به صورت زیر است:
▪️ سیستم مدیریت پروژه تحت وب که شامل (Project Web App یا PWA) شود.
▪️ سرور شیرپوینت
▪️ بانک اطلاعاتی اسکبوئل
▪️ نرم افزار مایکروسافت پروجکت تحت وب
شکل زیر نمای کلی از اجزای سامانه مدیریت پروژه سازمانی در مقابل سایر نرم افزارهای مدیریت پروژه مانند MSP را نمایش می دهد:
تصمیم گیری بر مبنای EPM
با استفاده از سامانه مدیریت پروژه سطح سازمانی EPM، شفافیت در محیط چند پروژه ای ایجاد می شود که مبنای تصمیم گیری صحیح در تمامی سطوح خواهد بود. به این صورت که یک نمای کلی مرکزی از پروژه های مربوطه می سازد، انحراف های موجود در پروژه ها را شناسایی می کند و با گزارش‌های وضعیت، نمایش‌های گرافیکی مختلف، مدیر پروژه را از علت قرار گرفتن هر پروژه در وضعیت فعلی آگاه می سازد.
مزیت مدیریت پروژه سازمانی نسبت به سایر نرم افزارهای مدیریت پروژه
مدیر پروژه در یک نمای کلی از تمام پروژه های در حال اجرا، مهلت ها (deadlines)، وضعیت ها و مسئولیت ها را مشاهده می کند. از این رو او با داشتن این اطلاعات بهترین تصمیم را خواهد گرفت. شکل زیر زیرساخت مرکزی، یکپارچه این پلتفرم سازمانی را نمایش می دهد:
استفاده از لیست پروژه در EPM
مدیر پروژه ها معمولا با سایر نرم افزارهای مدیریت پروژه مانند Ms Project کار می کنند و پروژه های خود را به صورت فایل ذخیره می کنند. اما مدیر پروژه هایی که از مدیریت پروژه سازمانی استفاده می کنند، پروژه های خود را به جای فایل در پراجکت سرور، در یک لیست مرکز پروژه ذخیره می کنند. کاربرانی که مجوز استفاده از لیست مرکز پروژه (Central Project List) را دارند، به سادگی می توانند از طریق برنامه وب مایکروسافت پروژه PWA ، به لیست مرکز پروژه دسترسی داشته باشند. لازم به ذکر است به هر کاربر در لیست مرکز پروژه فقط پروژه هایی نشان داده می شود، که دسترسی مجاز به آن کاربر داده شده باشد.
مدیران می توانند براساس نیاز به نمایش اطلاعات بیشتر مانند وضعیت پروژه، سایت، محصول توسعه یافته، نام مشتری، بودجه، کل هزینه ها، ریسک ها و …، فیلدهای کاربری ایجاد(create additional user fields) و به پروژه اضافه کنند.
فهرست پروژه های جاری، اولین و مهمترین مرحله در مدیریت چند پروژه است. فهرست پروژه های جاری، اساس همه ارزیابی ها و تصمیم گیری ها در جلسات پرتفولیو و کمیته های راهبری است.
مزیت مدیریت پروژه سازمانی نسبت به سایر نرم افزارهای مدیریت پروژه
مدیر پروژه با شناسایی پروژه های بحرانی، تصمیمات لازم را سریع در سرتاسر پرتفولیو می گیرد. شکل زیر لیست مرکزی پروژه در مرکز پروژه و تمام اطلاعات مهم را در یک نگاه نشان می دهد.
گردش کار برنامه ریزی و کنترل پروژه ها در EPM
با توجه به نوع سازمان و پروژه ممکن است شروع پروژه و مراحل بعدی پروژه دارای سطوح مجوز و دسترسی متفاوتی باشد. این فرآیند در مدیریت پروژه تحت وب با گردش‌های کار از مرکز پروژه ، مستقیما شروع و تعریف می شود.
به عنوان یک قاعده کلی، انتخاب پروژه ها در راستای استراتژی شرکت بسیار با اهمیت است. سیستم مدیریت پروژه سازمانی به کاربر امکان تخصیص پروژه ها بر اساس اهداف استراتژیک را می دهد.
مدیریت پروژه سازمانی با اطلاعات بودجه و میران منابع در دسترس ، پیشنهاد میکند کدام پروژه‌ها با توجه به اولویت‌ها انتخاب شود و کدام پروژه را می توان بعداً شروع کرد یا اصلاً شروع پروژه توجیه ندارد.
مزیت مدیریت پروژه سازمانی نسبت به سایر نرم افزارهای مدیریت پروژه
مدیریت پروژه سازمانی EPM پروژه ها را بصورت متمرکز اولویت بندی می کند و به مدیران سازمان در گرفتن تصمیمات درست که مبنای سرمایه گذاری های آینده سازمان است، کمک میکند. شکل زیر عملکرد مدیریت پورتفولیو در پشتیبانی از انتخاب پروژه ها را نمایش می دهد. بیشترین عملکرد باید برای با اهمیت ترین پروژه ها بر حسب اهداف استراتژیک باشد.
استخر منبع مشترک (Shared Resource Pool) در مدیریت پروژه سازمانی
سیستم مدیریت پروژه سازمانی دارای ویژگی استخر منبع مرکزی است. دسترسی به استخر منابع سازمان براساس سیاست های سازمان می تواند به دفتر مدیریت پروژه، مدیران پروژه، مدیران ستادی (با هماهنگی مدیران پروژه) داده شود.
مزایای استخر منابع در EPM
▪️ اطمینان از کنترل صحیح ظرفیت ها و صلاحیت ها به صورت متمرکز
▪️ قابلیت مشاهده تمام تخصیص های منابع در همه پروژه ها
▪️ برخلاف نرم افزارهای دیگرمدیریت پروژه، یک مبنای عملکردی برای برنامه ریزی چند پروژه ای وجود دارد. (حتی اگر صدها پروژه و چندین هزار منبع داشته باشیم.)
در مدیریت پروژه سازمانی (EPM) امکان نمایش تمامی منابع سازمان در استخر منبع وجود دارد. فیلدهای سفارشی سازمانی امکان نگهداری مهارت ها، تقویم ها، تعطیلات و نرخ های هزینه به صورت مرکزی در استخر منبع را به کاربر میدهد. براساس مجوزهای دسترسی کاربران، داده های ذکر شده در سیستم مدیریت پروژه سازمانی را میتوان به منظور ارزیابی اثر بخشی منابع وکنترل منابع مورد استفاده قرارداد. در مدیریت پروژه سازمانی EPM این امکان وجود دارد که حجم کار افراد را در پروژه های مختلف مشاهده کرد و وظایفی که هر فرد در پروژه های مختلف دارد تعیین، برنامه ریزی و مشاهده کرد.
مزیت مدیریت پروژه سازمانی نسبت به سایر نرم افزارهای مدیریت پروژه
سامانه مدیریت پروژه سازمانی یک نمای کلی از استفاده و استقرار منابع در سطح سازمان در اختیار کاربران قرار می دهد. کاربران می توانند مشاهده کنند آیا نیروی انسانی بیش از حد تخصیص داده شده یا خیر و در صورت باقی ماندن ظرفیت نیروی انسانی، آنها را به پروژه های جدید تخصیص دهند. شکل زیر استخر منبع مرکزی، نیروی کار تخصیص داده و حجم کارشان را نشان می دهد.
ثبت وظایف روزانه و پیشرفت پروژه ها در نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب
با استفاده از سیستم مدیریت پروژه سازمانی(EPM) ، کارکنان سازمان می توانند تمام پروژه هایی را که به آنها اختصاص داده شده را مشاهده کنند. آنها می توانند ساعات کار واقعی خود بر روی یک فعالیت در پروژه ثبت کرده و در صورت نیاز توضیحات خود را اضافه کنند. به این ترتیب با تثبت تایم شیت وظایف ، برنامه زمانبندی پروژه آپدیت شده و فعالیت ها و بسته های کاری پیشرفت واقعی شان به روز رسانی می گردد و بدین ترتیب می توان وضعیت وظایف و بسته های کاری را به صورت شفاف و مستقیم مستندسازی کرد.
اگر از یک ابزار مستقل و بدون اتصال به پراجکت سرور (مانند نرم افزار MSP) استفاده کنید، تبادل اطلاعات بین مدیر پروژه و تیم دشوار خواهد شدو مدیر پروژه باید اعمال زیر را انجام دهد:
▪️ ساعات واقعی اعضای تیم را جمع آوری کند.
▪️ داده ها را به صورت دستی در برنامه زمانبندی پروژه وارد کند.
▪️ اعضای تیم را در مورد استفاده از منابع خود (به عنوان مثال از طریق سندPDF) آگاه کند.
علاوه بر این، مدیر پروژه نمی تواند یک گزارش کلی در مورد استفاده از منابع در پروژه های مختلف و تنها با فشردن یک دکمه را مشاهده کند.
مزیت مدیریت پروژه سازمانی نسبت به سایر نرم افزارهای مدیریت پروژه
مدیران پروژه از جمع آوری اطلاعات دستی و ورود داده ها راحت می شوند. کارکنان شرکت می توانند وظایف خود را مشاهده و ساعات کار واقعی یا پیشرفت انجام شده را در سیستم ثبت کنند.
شکل زیر مزیت ذکر شده را در برنامه وب مایکروسافت پروژه PWA نمایش می دهد:
فضاهای کاری پروژه در مدیریت پروژه تحت وب
علاوه بر برنامه زمانبندی پروژه، مدیر پروژه ممکن است که در طول اجرای پروژه به اسناد و لیست های مختلف دیگری نیاز داشته باشد. در نرم افزارهای دیگر مدیریت پروژه، لازم است مدیر پروژه پوشه های اضافی ایجاد کند که اسناد را در آن ذخیره کنید. علاوه بر این، اسناد ذکر شده به طور خودکار به پروژه مربوطه لینک نمی شوند. در این حالت، اسناد معمولاً از فایل های اکسل تشکیل می شوند که امکان ویرایش همزمان ندارند.
سیستم مدیریت پروژه سازمانی ابزاری در محیط مایکروسافت شیرپوینت است. بنابراین، تمام مزایای همکاری تیمی را دارد. با استفاده از الگوهای مختلف، امکان ایجاد وب سایت پروژه به صورت خودکار برای هر پروژه وجود دارد. این وب سایت حاوی مخزن ها و لیست هایی است که در اختیار تمامی اعضای تیم پروژه با دسترسی مجاز قرار می گیرد. اعضای تیم با استفاده از لیست ها و مخزن ها می توانند اطلاعات و اسناد مرتبط به پروژه را وارد یا ویرایش کنند.
مدیران پروژه، مدیران وب سایت های پروژه خود نیز هستند و می توانند در صورت نیاز وب سایت ها را ویرایش کنند. لازم به توضیح است این فعالیت مستقل از واحد IT سازمان می باشد.
مزیت مدیریت پروژه سازمانی نسبت به سایر نرم افزارهای مدیریت پروژه
در پلتفرم EPM برای هر پروژه انبار مرکزی اسناد در یک پایگاه داده قرار گرفته است، که باعث می شود ارتباطات کارآمدتری اعضای تیم با یکدیگر داشته باشند و اصطکاک را به حداقل می رساند.
شکل زیر وب سایت مخصوص یک پروژه با تمام اسناد و اطلاعات مربوط اش را در یک مکان مرکزی نمایش می دهد.
پروژه های بین سازمانی در مدیریت پروژه سازمانی
بسیاری از سازمان ها با شرکای خارجی و پیمانکاران کار می کنند. در بیشتر موارد، سازمان ها نمی خواهند شرکا یا پیمانکارانشان به زیرساخت داخلی سازمان دسترسی داشته باشند. مدیریت پروژه تحت وب یک راه حل مدرن برای این مورد ارائه می دهد. به این صورت که بسته به سطح دسترسی ها، هر ذینفع به یک محیط مشترک در سیستم مدیریت پروژه سازمانی دسترسی دارد. این کار سبب می شود خطرات امنیتی احتمالی به حداقل ممکن برسد .
منفعت دیگری که محیط مشترک تحت مدیریت پروژه سازمانی دارد این است که می توانید از نظر زمانی انعطاف پذیر باشید و محیط سازمان را در دسترس تمامی ذی نفعان قرار دهید. این کار باعث شفافیت در حسابداری می شود و برای سازمان مقرون به صرفه تر نیز خواهد بود.
مزیت مدیریت پروژه سازمانی نسبت به سایر نرم افزارهای مدیریت پروژه
با استفاده از مدیریت پروژه تحت وب، در خارج از سازمان، با کمک یک سیستم با دسترسی های شفاف می توانید پروژه های خود را بصورت ایمن مدیریت کنید.
شکل زیر راه حلی امنی که EPM برای پروژه های بین سازمانی ارائه می دهد را نمایش می دهد:
مطالب زیر را از دست ندهید
ارزیابی فنی اقتصادی پروژه، تهیه مدل های مالی پروژه های سرمایه گذاری
مدیریت فرایندها
مهندسی ارزش
مدیریت سبد پروژه ها
استاندارد های مدیریت پروژه
دیدگاهتان را بنویسید