سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)
شناسايي اطلاعات كاربردي و مفيد براي تصميم گيري و ايجاد يك فرآيند ساخت يافته و مستمر، رمز موفقيت در بهبود عملكرد سازمان بوده و ضرورت استفاده از یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه را اجتناب ناپذير می كند. سازمان ها، اطلاعات سيستم هاي عملياتي خود را به منظور برنامه ريزي و تصميم گيري در آينده جمع آوری مي كنند.
هرچه سيستم ذخيره سازي اطلاعات آنها از غنای بيشتري برخوردار باشد، مي تواند زمينه ساز كسب مزيت رقابتي سازمان شود. از طرفي مي دانيم كه توسعه و تحولات در فن آوری های ارتباطي و پردازش اطلاعات وابسته به آن در اجراهاي رايانه اي “عصر دانش و اطلاعات” را پديدار ساخته است. توسعه و تحول رايانه ای و وارد شدن آن به هر مرحله اي از زندگي باعث ایجاد شيوه های تفكر، رويكرد و رفتاری نوين شده است، بطوریکه محتوای فعاليت های مديريت پروژه، اصول انجام کار، فعاليت و ابزارهاي مديريتی مورد استفاده مديران در فرآيند پروژه نيز شروع به تغيير كرده است.
آنچه در این مقاله می‌خوانید
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه چیست
پیش از آنکه به تعریف سیستم اطلاعات مدیریت پروژه بپردازیم، قصد داریم نیاز سازمان ها به استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت پروژه یا Project Management Information System به اختصار PMIS را تشریح کنیم:
مدیران پروژه امروزه، با انبوهي از اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتی كه به عنوان داده های سيستم بايد پردازش گرديده و قابل فهم، نگهداری و بازيابی گردد. مدير پروژه برای گردآوری داده ها و پردازش آنها نياز به سيستم های اطلاعاتی و رايانه ای دارد. پس مدير پروژه هم بايد ديد مديريتی و سيستمی داشته و هم از امكانات سيستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات استفاده كند و لازمه اين استفاده، داشتن سواد رايانه اي و سواد اطلاعاتي می باشد.PMIS به عنوان يك وسيله ضروری در محيط كاری مديران پروژه قرار گرفته است. امروزه واژه سواد براي تشريح دو نوع دانش كه در استفاده از رايانه در حوزه مدیریت پروژه نقش كليدی دارند، به كار می‌رود. يك نوع دانش، سواد استفاده از رايانه است و ديگری سواد به كارگيری اطلاعات در دستيابی به هدف های پروژه است.
حال که به چرایی استفاده از سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه پرداختیم، PMIS را به صورت زیر تعریف می کنیم:
PMIS سیستمی یکپارچه و جامع، در راستای سرعت بخشیدن به تصمیم گیری های مدیران سازمان، با قرار دادن اطلاعات به روز رسانی شده، با دقت بالا از فاز آغازین تا اختتام پروژه است. تمرکز اصلی PMIS بر گردآوری و در دسترسی آسان اطلاعات پروژه بر بسترهای الکترونیکی و رایانه محور است.
ویژگی هایی که در تعریف فوق مورد توجه قرارداده شده به شرح زیر است:
▪️ يكپارچگی: منظور آن است، سيستم اطلاعات مديريت پروژه بايد بتواند امكان استفاده ذی نفعان متعدد را از يك بانك اطلاعاتی مشترک امكان پذير سازد.
▪️ رایانه محور و سهولت در استفاده کاربر: با توجه به حجم عظيم اطلاعات و اهميت سرعت پردازش و دقت و صحت اطلاعات، سيستم های مدیریت پروژه بهتر است به گونه ای طراحی شوند كه كاربران به راحتی بتوانند با آنها كاركنند و اصطلاحا User Friendly باشند.
▪️ پشتيبانی از تصميمات: با ارائه اطلاعات به مديران پروژه به شيوه های مختلف وی را در تصميم گيری ياری ميرسانند. اين پشتيبانی در مراحل مختلف تصميم به صور مختلف تعريف می شود.
نرم افزارهای مدیریت اطلاعات پروژه(PMIS)
در مرکز هر PMIS مدرن، نرم افزار قرار دارد. سیستم اطلاعات مدیریت پروژه می تواند از چیزی به سادگی یک سیستم فایل حاوی اسناد مایکروسافت اکسل تا یک سامانه جامع مدیریت پروژه متفاوت باشد.
ویژگی های نرم افزار PMIS
روش مورد استفاده برای جمع آوری و سازماندهی اطلاعات پروژه می بایست با رویکرد استانداردها و متدولوژی های مدیریت پروژه مانند PMBOK یا PRINCE2 مطابقت داشته باشد. یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه PMIS که تمامی حوزه های دانش مدیریت پروژه را شامل می شود:
▪️ مدیریت یکپارچه سازی، مدیریت محدوده پروژه، مدبربت زمان پروژه
▪️ مدیریت هزینه پروژه، مدیریت کیفیت پروژه
▪️ مدیریت منابع انسانی، مدیریت ارتباطات پروژه
▪️ مدیریت ریسک، مدیریت تدارکات پروژه، و مدیریت ذی نفعان پروژه.
سیستم های مدیریت اطلاعات پروژه یک برنامه کاربردی چند کاربره است و می‌تواند مبتنی بر فضای ابری یا سرور اختصاصی سازمان باشد.
سیستم مدیریت پروژه(PMS) چیست
سیستم مدیریت پروژه یا Project Management System به اختصار PMS، مدلی برای مدیریت اجرای یک پروژه است. PMS طیف وسیعی از عناصر پروژه را پوشش می دهد. این سیستم می تواند چارچوبی برای مدیریت انتظارات (managing expectations) و تفویض مسئولیت ها را فراهم کند.
در سیستم مدیریت پروژه دستورالعمل ها، روش اجرای فرآیندها، گزارش‌ها، فرم ها و بانک های اطلاعاتی مدیریت پروژه طراحی می‌شوند. این دستورالعمل ها و فرایندها و… ابعاد مختلف پروژه را شامل گستره (Scope)، معیار های موفقیت پروژه (Success measures)، تحویل شدنی ها (Deliverables)، ساختار شکست کار (Work breakdown structure)، زمانبندی(Schedule)، بودجه(Budget)، کنترل کیفیت (Quality control)، برنامه مدیریت کارکنان (Staff management plan)، برنامه مدیریت ذی نفعان (Stakeholders)، مدیریت ریسک (Risk assessment)، برنامه ریزی تدارکات شامل منابع انسانی، تجهیزات و ابزار ها (Procurement plan)، مدیریت ارتباطات افراد در پروژه و… را در سازمان سازماندهی می کند.
تفاوت بین سیستم مدیریت پروژه (PMS) و سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)
یک سیستم مدیریت پروژه (PMS) می تواند بخشی از یک PMIS یا گاهی اوقات یک ابزار خارجی در کنار سیستم اطلاعات مدیریت پروژه باشد.
سیستم مدیریت پروژه دستورالعمل ها، گردش فرآیندها، فرمت فرم ها و … را در سازمان بر اساس استانداردهای مدیریت پروژه یکپارچه می کند. PMIS اطلاعات و داده های گردآوری شده در دل فرایندها، فرم ها، دستورالعمل ها، گزارشات و… را در یک پلتفرم نرم افزاری تحت وب یا بر بستر شبکه داخلی سازمان مدیریت میکند. همچنین جریان مناسب اطلاعاتی را بین ذی نفعان مختلف پروژه مانند مالک پروژه، مشتری، پیمانکاران، پیمانکاران فرعی، کارکنان داخلی، مدیران میانی و … تسهیل می کند .
لازم به ذکر است در پروژه واژه PMS می تواند معانی متفاوتی داشته باشد. به عنوان مثال سیستم اندازه گیری پیشرفت یا Progress Measurement System نیز به PMS معروف است. تعربف سیستم اندازه گیری پیشرفت(PMS) عبارت است از محاسبه درصد پیشرفت فیزیکی فعالیت ها در قسمت های مختلف پروژه EPC (ساخت و اجرا(Construction)، تامین و تدارکات (Procurement)، مهندسی و طراحی (Engineering)) بر حسب توافق ذی نفعان کلیدی (کارفرما، مشاور و پیمانکار) که تهیه شده و اجرا می شود.
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه در چه سازمان هایی مورد نیاز است
PMIS، دامنه کاربرد وسیعی در سازمان ها و شرکت ها دارد که در دسته بندی زیر به آنها اشاره کرده ایم:
▪️ سازمان های پروژه محور که رسالتشان انجام موفقیت آمیز پروژه ها است، برای بالابردن راندمان و بهره وری خود بهتر است از سامانه های مدیریت پروژه استفاده کنند.
▪️ سازمان هایی که دارای پروژه های بزرگ هستند و با کلان داده های زیاد و پیچیده روبرو هستند، برای مدیریت بهینه مستندات و اطلاعات پروژه ها، استفاده از PMIS پیشنهاد می شود.
▪️ سازمان هایی که با پراکندگی داده ها، ریسک های بالا، موانع و مشکلات در اجرای پروژه ها داشته و با فقدان گزارش دهی منظم و … در اجرای پروژه های خود مواجه هستند،
▪️ تمامی سازمان هایی که اهمیت استفاده از مدیریت پروژه را درک کرده اند، با تمرکز بر گردآوری و تحلیل اطلاعات پروژه های سازمان، نسبت به رقبا، تصمیم های سریع، منطقی و دقیق گرفته و موفقیت پروژه ها را افزایش داده و سهم بازار بیشتری را به سازمان خود اختصاص می دهند.
مطالب زیر را از دست ندهید
ارزیابی فنی اقتصادی پروژه، تهیه مدل های مالی پروژه های سرمایه گذاری
مدیریت فرایندها
مهندسی ارزش
مدیریت سبد پروژه ها
استاندارد های مدیریت پروژه
دیدگاهتان را بنویسید