شرکت‌ مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

شرکت‌ مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

شرکت‌ مهندسین مشاور توسعه و بهبود مدیریت پروژه سپاهان

وبلاگ

مدیریت ادعا در پروژه

مدیریت ادعا در پروژه

یكی از مشخصه های توسعه اقتصادی هر كشور طرح های عمرانی آن است كه به عنوان معیار و شاخصی عمده در رونق اقتصادی آن كشور مورد بررسی قرار می گیرد. بنابراین پیشرفت، رفاه و تعالی یک ملت وابسته به موفقیت طرح های عمرانی كشورش است و توفیق در اجرای طرح های عمرانی، ساز و كارها و عواملی را می طلبد تا چرخه امور به نحو مطلوب با كمترین هزینه و بیشترین سود به سامان و پایان رسد. از مواردی که بنیان اعتباری پروژه های عمرانی بر آن استوار است، طراحی و مهندسی پروژه از منظر حقوقی و مدیریت ادعا در پروژه ها است. نوع قالبی كه توافقات مربوط به انجام طرح در آن ریخته می شود، نیاز به یك طرح و مهندسی دقیق دارد تا در اجرای آن، طرف واگذارنده و طرف انجام دهنده بر آنچه توافق كرده اند كوچكترین خدشه ای وارد نسازند و مناقشه ای بین آنان حاصل نگردیده و یا به حداقل برسد.

پروژه های عمرانی اغلب پروژه های پیچیده شامل مجموعه ای از نقشه ها و مشخصات فنی است که توسط پیمانكاران (یک پیمانکار اصلی و تعدادی پیمانكار جزئی) اجرا می شوند. احتمال دارد پیمانکاران پروژه تجربه کاری مشترک در گذشته با هم را نداشته باشند و در طول اجرای پروژه عدم توافق هایی بین افراد درگیر در پروژه رخ دهد. از آنجایی که هر پروژه منحصر به فرد می باشد، نمی توان انتظار داشت كه طراح، همه جوانب را مورد بررسی قرار داده و پیش بینی كند. در نتیجه لغزش ها و در مواردی اختلاف هایی در اسناد قرارداد پیش می آید. حتی امكان دارد بر سر تفسیر مواردی كه در اسناد قرارداد به آنها اشاره شده، از سوی طرف های مختلف درگیر در فرآیند كار ساختمانی توافق وجود نداشته باشد. سرچشمه عدم توافق هر چه كه باشد، به هر حال بروز اختلاف در صنعت ساخت و ساز امری معمول است.

تعریف ادعا یا کلیم

استفاده از لغت ادعا باعث ایجاد یک نوع اصطکاک و یا رفتار احساسی می شود که معمولا با اتهام و تلافی همراه است. کلمه ادعا که معنی فارسی claim در نظر گرفته می شود، در فرهنگ لغت آکسفورد به معنی”تقاضای چیزی به عنوان طلب و حق” است. در فرهنگ واژگان نظام فنی و اجرایی کشور، ادعا مطالبه پیمانکار برای پرداخت اضافی، تقاضای خسارت در مقابل نقض پیمان، تمدید زمان اجرای کار یا خواسته  دیگر که به اعتقاد وی بر اساس پیمان، استحقاق آن را دارد، تعریف شده است.

هنگامیکه یکی از ذینفعان پروژه با داشتن اسناد معتبر (حداقل شامل سرفصل های مربوط به زمان، هزینه، شرح کار و یا سایر موارد مرتبط با قرار داد) و برخی اوقات بدون مستندات، درخواست رسمی برای جبران زمان، هزینه یا هر دو را به دیگر ذی نفعان اعلام کند، ادعا یا کلیم صورت گرفته است. به عبارت دیگر هر موضوعی که بین ذی نغعان باعث مناقشه شود و میان ذی نفعان کلیدی پروژه اختلاف وجود داشته باشد، ادعا می گویند. شکل زیر مفهوم ادعا را نمایش می دهد:

نمایش مفهوم ادعا

بر اساس تعریف PMBOK، ادعا درخواست تغییری است که مورد پذیرش واقع نشده است. عدم پذیرش درخواست تغییر می تواند شامل کل درخواست صورت گرفته یا بخشی از آن باشد. ادعاهای طرح شده در قراردادهای پیمانکاری، عمدتا درخواست تغییراتی در زمان، هزینه و کیفیت است.

ادعاهای ساخت، تقاضا یا درخواستی است که به وسیله یکی از طرفین طلب می شود بطوریکه در قالب مطابقت با مفاد قرارداد، پرداخت پول یا افزایش زمان به وسیله رجوع به مفاد قرارداد انجام می گیرد.

با جمع بندی تعاریف گفته شده، ادعا عبارت است از “تقاضای زمان و  یا هزینه مازاد بر قرارداد که بر مبنای ساختار قرارداد یا نظام حقوقی و ضوابط بالا دستی قرارداد مورد درخواست قرار می گیرد. در این صورت در اصل موضوع یا مقدار آن بین  کارفرما و پیمانکار که همان طرفین قرارداد هستند، توافقی وجود ندارد“. بنابراین ادعا باید پایه قراردادی و حقوقی داشته باشد. موضوع ادعا در قراردادهای بین المللی به رسمیت شناخته شده است و کارفرمایان در طول چرخه عمر پروژه و یا در انتهای هر قرارداد نسبت به ادعاها و درخواست های پیمانکار را مثل بخشی از حقوق او درنظر می گیرند و آنها را مورد ارزیابی قرار می دهند.

ارکان قرارداد پروژه

رکن اول (محدوده موضوع قرارداد یا قاعده اولیه)

محدوده موضوع قرارداد شامل شرح جامع حقوق، تعهدات، روابط بین طرفین قرارداد می شود. لازم به ذکر است اگر به جای موارد اشاره شده در محدوده موضوع قرارداد، به توصیف محصول نهایی پرداخته شود، محدوده موضوع قرارداد دارای ابهام خواهد شد.

در نظام حقوقی به محدوده موضوع قرارداد، قاعده اولیه می گویند که فصل مشترک همه نظام های هنجاری از قبیل حقوق، فقه و اخلاق و … است.

رکن دوم (قاعده مسئولیت)

الزام در انجام تعهدات در صورتیکه قاعده اولیه نقض شود، قاعده مسئولیت گفته می شود. قاعده مسئولیت در واقع جایگزین قاعده اولیه است که شامل مجموعه قواعدی است که قاعده ثانویه نامیده می شود.

قاعده مسئولیت مفهومی متفاوت از ضمانت اجرا دارد:

مسئولیت توسط نظام قراردادی یا حقوقی تنظیم می شود اما ضمانت اجرا از هر نظام حاکمیتی به نظام حاکمیتی دیگر متفاوت است.

رکن سوم (قیمت)

مبلغی که در برابر محدوده موضوع قرارداد است. باید توجه داشت مبلغی که در قرارداد ثبت می شود اما در ازای محدوده موضوع قرارداد نیست، نمی تواند قیمت باشد مثلا قراردادهای نمایندگی فروش نوعی رکن قیمت هستند.

رکن چهارم (قرارداد نحوه پرداخت)

قراردادهای چهار رکنی معادل واژه لاتین Contract است. در صورتیکه قراردادها فقط دو رکن “محدوده موضوع قرارداد” و “مسئولیت” را دارا باشند، قرار دادهای دو رکنی یا Agreement نامیده می شوند.

با توجه به تعاریف ذکر شده در این بخش، هنگامی با ادعا یا کلیم روبرو هستیم که ارکان قرارداد (محدوده موضوع قرارداد، مسئولیت، قیمت و یا نحوه پرداخت) تغییر کند، بدون آنکه تغییری در محدوده موضوع محصول (Product Scope/ Product Deliverable) رخ داده باشد.

فرایند مدیریت ادعا (Claim Management)

فرایند مدیریت ادعا

فرآیند مدیریت ادعا بر اساس استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK) عبارت است از “فرایندی در راستای حذف یا پیشگیری از ایجاد ادعا است و در صورت رخ دادن ادعا، به عکس العملی در خلاف جهت آن می پردازد.”

با توجه به تعریف فوق فرآیند مدیریت ادعا تا حدودی به رویکرد مدیریت ریسک شباهت دارد. این فرآیند در چهار گام زیر خلاصه شده است:

▪️ شناسایی ادعا: طی این فرآیند ادعا شناسایی شده و اسناد مربوطه ارائه می شود.

▪️ کمی کردن ادعا: در این فرآیند اثرات ادعای مطرح شده بر اهداف پروژه سنجیده می شود.

▪️ پیشگیری از ادعا: این فرآیند در جهت کم کردن زمینه های ادعا تلاش می کند.

▪️ راه حل یا توافق ادعا: با بهره گیری از روش های مختلف مثل گفتگو و مذاکره و یا وساطت و میانجی گری، توافق میان طرفین ادعا را فراهم می شود.

تغییر در پروژه

پیچیدگی، منحصر به فرد و تخصصی بودن فعالیت ها و درگیر بودن با گروه های کاری مختلف از ویژگی های پروژه های صنعت ساخت می باشد. این ویژگی ها و عدم دستیابی به اهداف پروژه باعث بروز تغییرات می شود. هر تغییری باعث ایجاد کار اضافه  می شود اما میان “کار اضافه” و “اضافه کاری” تفاوت وجود دارد:

▪️ کار اضافه، کاری کاملا مستقل و خارج از چارچوب قرارداد است و کاری نیست که برای نقشه ها و الزامات پروژه نیازی به آن باشد.

▪️ اضافه کار، کاری است که برای دستیابی به ارکان قرارداد باید انجام شود و در صورت اجرایی نشدن آن، ارکان قرارداد کامل نخواهد شد.

در واقع اگر ارکان قرارداد (محدوده موضوع قرارداد، مسئولیت، قیمت و یا نحوه پرداخت) در نتیجه تغییر در محدوده موضوع محصول تغییر کند، با تغییر یا Change روبرو شده ایم.

بر اساس استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK) تفاوت بین ادعا و تغییر، دلیل اصلی عدم توافق میان طرفین قرارداد یا پیمان می باشد:

▪️ اگر توافق انجام شود، ادعا به یک “درخواست تغییر مصوب” تبدیل می شود که قرارداد را اصلاح می کند.

▪️ در صورت عدم توافق، ادعا به فرآیند های مذاکره، داوری، میانجی گری و در نهایت دعوی قضایی منجر می شود.

مدیریت ادعا و آنالیز تاخیرات در پروژه

تاخیر در پروژه

در تمامی قراردادهایی که اجرای تعهدات وابسته به انجام کار در مدت زمان مشخص است، تاخیر در انجام كار باعث ایجاد خساراتی طرف مقابل می شود. بنابراین زمان انجام تعهد اهمیت زیادی در این نوع قرارداد یا پیمان ها دارد.

دلایل تأخیر می تواند متفاوت باشد ازجمله تفاوت های فرهنگی، اجتماعی، نوع قرارداد و روش ساخت، مسائل سیاسی و قوانین دولتی، شرایط زمین شناختی و آب وهوایی و… اما برخی از علل مانند کمبود نیروی انسانی و مصالح، مشکلات مالی و ضعف در مدیریت در میان اکثر پروژه های عمرانی مشترک بوده و لذا حل و فصل این مشکلات دغدغه ای عمومی است.

دلایل عمده تاخیرات در پروژه

علت ایجاد تاخیر در پروژه ها تحت عوامل متعددی می باشد. هر یک از ذی نفعان کلیدی ( کارفرما، مشاور، پیمانکار ) در بروز و میزان اثرگذاری تاخیر دخیل هستند که با توجه به نقش هریک و اثرگذاری در پروژه، مقدار تأخیر به وجود آمده و خسارات ناشی از آن به سایر امور پروژه محاسبه و قابل پرداخت است. تأخیر در پروژه ها به دلیل پیچیدگی خاص آنها امری غیرقابل انکار است. تاخیرات در طرح ها را می‌توان بر مبنای معیارهایی مانند منبع ایجاد، قابلیت جبران پذیری و زمان رخداد آنها تقسیم بندی و تفکیک نمود. دلایل تاخیر در طول حیات پروژه به سه گروه زیر تقسیم شده است:

الف- تاخیرهای حاصل از اقدامات پیمانكار یا كارگزاران پیمانكار

▪️ تغییر نیازهای کارفرما به دلیل تغییر دستور کار

▪️ تاخیرات کارفرما در تخصیص منابع

▪️ کم کاری کارفرما در صدور تاییدات و مصوبات و اجرای تعهدات قراردادی

▪️ تغییر شرایط کارگاهی از جانب کارفرما

▪️ تأخیر در تأمین مصالح و ماشین آلات مورد تعهد

▪️ تأخیر در آزادسازی و رفع معارضی

▪️ عدم حضور نماینده

▪️ عدم توجه به نظرات کارشناسی مشاور

▪️ تأخیر در پرداخت پیش پرداخت

▪️ و ..

ب- تاخیرهای حاصل از اقدامات كارفرما یا كارگزاران كارفرما

▪️ مشکلات مالی

▪️ مسائل ناشی از سوء مدیریت

▪️ موجود نبودن مواد اولیه

▪️ برنامه ریزی و زمانبندی نامناسب

▪️ ضعف در مدیریت تجهیزات

▪️ کمبود نیروی انسانی ماهر

▪️ و …

 ج- تاخیرهای حاصل از عمل قوای قاهره یا خارج از كنترل طرف های پیمان

▪️ دشوار آب وهوایی

▪️ قوه قهریه (همچون سیل و زلزله)

▪️ عوامل طبیعی (آب وهوای نامناسب)

▪️ آلاینده های محیطی

▪️ مشکلات زمین شناسی پیش بینی نشده

▪️ مسائل سیاسی

▪️ مشکلات در صنعت یا اقتصاد کشور

▪️ تغییرات جهشی و ناگهانی قیمت مواد و مصالح و …

▪️ و …

انواع تاخیر در پروژه ها

تاخیرات در پروژه های صنعت ساخت

همانطور که در بخش قبل بررسی کردیم، علت ایجاد تاخیر در پروژه می تواند دلایل متفاوتی داشته باشد که به فاکتورهای مرتبط با پروژه باز می گردد. بنابراین می توانیم تاخیرات در پروژه ها را به دسته بندی های مختلفی براساس شکل زیر تقسیم کنیم:

انواع تاخیر در پروژه

تاخیرات غیر مجاز

تأخیری که مسئولیت پاسخگویی به آن بر عهده پیمانکار است مانند توان پایین مدیریت عملیات اجرایی و عدم هماهنگی میان اجزای کار را غیرقابل جبران یا غیرمجاز می گویند. پیمانکار برای اینگونه تاخیرات، نمی تواند زمان اضافی درخواست کند و در چارچوب قرارداد موظف است نسبت به جبران این تاخیرات (به لحاظ زمانی و مالی) اقدام نماید.

تاخیرات مجاز غیرقابل جبران (Non-Excusable Delays)

این تاخیرات به دلیل عوامل خارج از کنترل کارفرما و پیمانکار به وجود آمده است. تأخیری که نه پیمانکار و نه کارفرما پاسخگو نباشد غیرقابل جبران نامیده می شود. بلایای طبیعی و نامساعد بودن آب وهوا نمونه این تاخیرات هستند.

تاخیرات مجاز – قابل جبران (Excusable-Delays)

دسته دیگر از تاخیرات، قابل جبران یا مجاز هستند که تاخیر به دلیل قصور رخ داده است. تغییر در محدوده پروژه، اضافه کردن فعالیت های جدید، نمونه های از این تاخیر است. کارفرما وظیفه دارد با توجه به اسناد مدارک پروژه و قرار داد، خسارت پیمانکار را محاسبه و پرداخت نماید.

لایحه تاخیرات یا Delay Report چیست؟

سندی است که پیمانکار علت تمامی تاخیرات اتفاق افتاده در طول پروژه را با ذکر موانع و مشکلات اجرایی، مستندات مربوطه به کارفرما ارائه می دهد و درخواست تمدید پیمان می دهد. کارفرما بر اساس قوانین رایج در کشور، به میزان تاخیرات مجاز در پروژه، پیمان را تمدید می کند.

تاخیرات مجاز و غیر مجاز هم در طول پروژه و هم در پایان پروژه اهمیت زیادی دارد. بطور کلی تاخیرات در پروژه اختلاف زمان پایان واقعی و زمان برنامه ریزی شده پروژه است که جمع تاخیرات مجاز و غیرمجاز می باشد. تاخیرات غیر مجاز از تفاضل کل تاخیرات و تاخیرات مجاز محاسبه می شود.

پیشرفت پروژه در طول اجرا همیشه با توجه به برنامه پروژه محاسبه و با مبنای برنامه زمانبندی سنجیده می شود. از اینرو برنامه زمانبندی معیار تسریع و تأخیر پیمانکار است. تاخیرات مجاز بر اساس میزان و تاثیر در برنامه باعث اصلاح مبنای پیشرفت پروژه خواهد شد.

انواع ادعا و جبران خسارت در مدیریت ادعا

هنگامیکه یک ادعا مطرح می شود، معمولا ارزش آن ادعا درچند دسته غرامت تقسیم می شود. این غرامت ها، خسارت هایی هستند که در آن مدعی احساس می کند سـزاوار دریافت هزینه است. زمینه های جبران خسارت می تواند در یک پـروژه خـاص کـاملاً متفاوت باشد اما معمولا بطور عمده جبران خسارت ها در یکی از محورهای زیر است:

▪️ ادعاهای مربوط به محدوده کار

ادعاهایی که به علت اختلاف نظر بین پیمانکار و سایر ذی نفعان در مورد محدوده واقعـی پـروژه و تفاوت آن بـا زمـان انعقـاد قـرارداد به وجود می آید. پیمانکار ادعـای تغییـر در محدوده رامطرح می کند که به طور طبیعی به افزایش زمان و هزینه منتهی می شـود. بـه عنـوان مثـال ادعا درباره تغییر شرایط کارگاهی بعد از عقد قرارداد یکی از ادعاهای رایج این گروه اسـت. این ادعا هزینـه هـای مسـتقیم صـورت گرفتـه بـرای سرویس های مهندسی، تدارکات، تجهیزات و مواد اولیه، ساخت، راه اندازی، حـق العمـل و… را در بردارد.

▪️ ادعاهای زمانی

مقصود از این ادعا اغلب بازنگری در مدت زمان پیمان یا قرارداد است. ادعای زمانی با ایجاد تاریخ پایان جدید پروژه، تأخیرات صورت گرفته را مجاز می کند .

▪️ ادعاهای هزینه ای 

این ادعا به علت کاستی هایی در عملکرد کارفرما یا بر اثر حوادث قهری و تغییرات در شرایط محیطی به وجود می آید و پیمانکار در برابر خسارت هایی که متضرر شده درخواست غرامت می کند. مثلا پیمانکار مدعی می شود به دلیل تحریم ها نمی تواند تجهیزات مورد نیاز پروژه را به قیمت پیش بینی شده، تهیه کند و درخواست افزایش رقم قرارداد را می دهد.

▪️ ادعا به جهت قطع یا کاهش کارایی و بهره وری

قطع عبارت است از مزاحمت، اخـتلال، ممانعت، وقفه یا تعلیق در روش های کاری معمولی پیمانکـار کـه باعـث کـاهش کـارایی و بـازده می شود. اگر موارد ذکر شده به وسیله کارفرما به وجود آمده باشد، حقوقی را برای پیمانکار در جهـت جبـران این کاهش راندمان در نظر می گیرند.

همچنین در مواردی که پیمانکار مدعی می شود امکانـات و تجهیزاتی که از سوی کارفرما در اختیار او قرار گرفته است، کیفیت و کارایی مورد توافق در قرارداد را ندارد، می تواند شامل این ادعا باشد.

برخی اوقات ادعای ذکر شده را ادعای کیفی می نامند.

▪️ ادعاهای بهره و نرخ تنزیل

ادعای بهره و نرخ تنزیل اغلب به دلیل تاخیراتی است که کارفرما در تعهدات مالی و پرداخت ها دارد. این نوع از ادعا در قرارداد های مختلف متفاوت می باشد به گونه ای که برای هرنوع از قرارداد بخشنامه یا روشی برای محاسبه جبران هزینه تاخیر در پرداخت پیش بینی شده است به عنوان مثال در قراردادهای عمرانی مبتنی بر شرایط عمومی پیمان (نشریه 4311) تاخیر در پرداخت موجب تطویل مدت اولیه پیمان خواهد شد که بدین منظور قوانین وبخشنامه هایی وجود دارد.

▪️ ادعا برای هزینه های تمدید مدت

هدف از این ادعا تخمین هزینه های واقعـی ناشـی از تـأخیرات است. در شرایطی رخ می دهد که منابع موجود برای یک دوره زمانی طولانی تر از آن چیزی که به طور معقول پیش بینی شده بود، به کار رفته اند، در حـالی کـه مقـدار پرداخـت کلـی کارفرمـا تغییـری نکرده است. هزینه ناشی از بالاسری دفتر مرکزی و هزینه های تمدید ضمانت نامه ها نمونـه هـایی از این هزینه ها هستند.

مطالب زیر را از دست ندهید

دیدگاهتان را بنویسید

درخواست مشاوره رایگان

[contact-form-7 id="676" title="فرم درخواست تماس"]

در صورت نیاز به مشاوره می توانید فرم را تکمیل نمایید و یا با ما در ارتباط باشید.

فهرست مطالب